Almería. Un proyecto provincial de gestión de archivo electrónico

10 diciembre, 2014 at 08:12

El pasado 27 de noviembre, Baratz participó en las XII Jornadas sobre la Sociedad de la Información en la Administración Local Almeriense, celebradas en Laujar de Andaráx, un bonito pueblo de la Alpujarra almeriense, y promovidas y organizadas por la Diputación de Almería.

El objetivo de estas jornadas es el de reunir a los representantes de las “Entidades Adheridas al Convenio Marco de Cooperación para la Implantación y Mantenimiento de la Red Provincial de Comunicaciones y Servicios de Teleadministración”, para darles a conocer las novedades y la situación actual en el proceso de hacer realidad la administración electrónica en la provincia de Almería.

Es una buena ocasión para evaluar los proyectos de ediciones anteriores, intercambiar experiencias y, sobre todo, informar de las nuevas propuestas para el siguiente ejercicio. La mejor manera de cumplir el propio lema que inspira estas XII Jornadas, Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, es organizar eventos como este, en el que la Diputación informa y convoca a las Entidades Locales para su participación activa.

En un tema tan vigente, necesario y a veces desconocido como es el de la administración electrónica, con todas sus implicaciones internas (hacia la propia Administración) y externas (hacia la comunicación y relación con los ciudadanos a la que sirve), el ser invitado para poder hablar de algo mucho más desconocido aún, como es el archivo electrónico, es muy gratificante. Agradecemos a la Diputación de Almería la oportunidad brindada.

Archivo y Expediente Electrónico

Se habla mucho de simplificar, normalizar y racionalizar los procesos administrativos contando con las actuales tecnologías de la información y de las comunicaciones, para conseguir una administración pública más eficiente y, como en el lema de las jornadas, más transparente y más alineada con los ciudadanos. Hay que contar con una pieza fundamental para lograr esos objetivos: el archivo, que, en el entorno de una administración electrónica, no puede ser también sino Archivo Electrónico.

La Diputación de Almería ya cuenta con nuestro sistema integrado de gestión de centros archivísticos AlbalaNET. Se está planteando un proyecto para ofrecer a las Entidades Locales almerienses la posibilidad de gestionar su propio archivo con dicha aplicación. El proyecto estará liderado y pilotado por la Diputación a través del Servicio de Informática y con la intervención y asesoramiento del Servicio de Archivos y Bibliotecas. En un proyecto de esta envergadura, la cuidadosa planificación y los ritmos de implantación y capacitación de los implicados son fundamentales.

AlbalaNET es una aplicación con más de 10 años de existencia. Actualmente está orientada a la gestión de documentación en soportes tradicionales y documentos digitalizados. El Departamento de I+D+i de Baratz, ha desarrollado un Sistema de Gestión Documental y Archivo Electrónico (SGDAE) en el que se incluye lo que los teóricos del tema llaman Archivo Electrónico, pero que va más allá de la simple identificación, “archivado” y suministro de expedientes/documentos electrónicos (y sus correspondientes firmas y certificados). Es una verdadera herramienta de gestión archivística, que traslada las técnicas archivísticas a un entorno electrónico para gestionar, archivar y recuperar información de archivo nacida en entorno digital. Y aún más, tiene prevista la preservación a largo plazo. En el plan de desarrollo está previsto que ambos sistemas, ahora paralelos, confluyan en el tiempo.

Andrés Sanz Herrero

Gerente de Cuentas. Área de Archivos

Imagen cortesía de Shutterstock

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