ARCE: Preservación de documentos y expedientes electrónicos

28 mayo, 2015 at 12:30

La preservación del documento y expediente electrónico es una de las necesidades y a la vez preocupaciones de las organizaciones que están generando ya importantes cantidades de documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica e histórica. Preguntas como ¿Podré recuperar y leer un documento dentro de 20, 30 o 40 años?… en caso de problemas jurídicos, ¿podré presentarlo como prueba ante un juez?… ¿Puedo garantizar la memoria histórica de la organización a través de soportes electrónicos?… ¿Cumplo con los requerimientos de seguridad técnico-jurídica en el archivo de los documentos electrónicos?…

Ahora bien, con ARCE (ARChivo Electrónico) queremos dar respuesta a todo este tipo de preguntas que de forma repetitiva van apareciendo en foros y congresos sobre la materia desde un único programa y servicio… ¿Qué no te hemos presentado aún ARCE?… pues es el momento de que lo conozcas:

ARCE es el programa y servicio de Baratz que permite la preservación de los documentos, expedientes y demás objetos electrónicos a lo largo del tiempo, garantizando que en cualquier momento se podrá acceder a ellos, se podrán leer y se podrá demostrar que son auténticos.

ARCE: Preservación de documentos y expedientes electrónicos

ARCE permite conectarse no solo a productos de Baratz, como AlbalaNet sino a cualquier gestor documental o herramienta de gestión de documentos, expedientes y objetos electrónicos, garantizando una ingesta fácil, con verificación de integridad, autenticidad y validez jurídica. ARCE se basa en estándares abiertos lo que permite la integración con multitud de aplicaciones en ámbitos como la tramitación y gestión de expedientes, la digitalización y proceso de imágenes o la gestión documental.

ARCE soporta distintos modelos de explotación y distribución. La plataforma puede ser utilizada en modalidad in-house, es decir, instalada en el CPD del propio cliente o en modalidad SaaS, como servicio provisto desde Baratz o un proveedor. También se contemplan soluciones mixtas, como la instalación en un tercero de confianza que pueda prestar el servicio al cliente final.

ARCE es una solución escalable que permite la informatización desde pequeños Archivos departamentales hasta el concepto de Red de Archivos, pudiendo adaptar la solución a múltiples formatos de paquetes de ingesta, a procesos de preservación definidos por el usuario y a diferentes tipos de consulta y acceso especializados.

Gestión del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos con ARCE

Esta solución permite la gestión de los documentos y expedientes electrónicos desde el cierre del expediente, hasta el momento de su eliminación, o su conservación permanente que se garantiza a muy largo plazo resolviendo la necesidad futura de migración de formatos. La Plataforma cumple con  la normativa europea y las normas ISO específicas relativas a gestión de documentos electrónicos  .

¿Cuáles son sus funcionalidades?

  1. Descripción archivística: Normalización en la descripción archivística de los fondos y control de autoridades. Gestión de cuadros de clasificación, calendarios de conservación, vocabularios de metadatos (expediente, documento y firma), tipologías documentales, formatos, etc. Dichas herramientas se pueden introducir manualmente en la plataforma o a través de procesos de importación automatizados.
  2. Gestión del ciclo de vida: Permite el ingreso de los documentos y expedientes electrónicos, la gestión de todo su ciclo de vida, eliminación, resellado, conservación permanente, migración y otras tareas de gestión.
    • Ingreso: permite el ingreso de objetos electrónicos a partir de un gestor documental, de un repositorio de documentos, de un File System, o manual. En dicho proceso de ingreso se comprueba la integridad de la información que se incorpora, la validez de las firmas, la completitud de los metadatos y la existencia y verificación del foliado de los expedientes.
    • Eliminación: permite la eliminación de los expedientes que en aplicación de las tablas de evaluación o calendarios de conservación se deban eliminar. Se mantiene el registro de eliminaciones y se sigue un proceso interno para la autorización de las eliminaciones.
    • Migración: mediante mecanismos de detección de la obsolescencia tecnológica de los formatos de fichero existentes, se sugiere la migración de todos los elementos afectados a nuevos formatos, más actuales, garantizando la autenticidad de las nuevas copias, a través de un procedimiento automatizado y usando un módulo de migración auditado.
    • Resellado: en aquellos casos en que el objeto electrónico tenga elementos de validez jurídica, se permite el resellado del expediente y de los documentos a través de un procedimiento automatizado que preserva la vigencia de las firmas.
  3. Consultas: Permite la consulta de los objetos almacenados en la plataforma, sea ésta en local o a través de servicios SaaS, tanto de objetos concretos como de grupos de objetos que cumplan ciertos criterios. La obtención de los resultados puede consistir en:
    • Recuperar uno o varios objetos almacenados.
    • Obtener una copia auténtica de uno o varios expedientes, incluido el certificado de custodia generado por el sistema.
    • Se conserva información de todas las consultas realizadas, con fecha y hora de consulta, el tipo de consulta y el usuario que la ha realizado.
  4. Gestión de usuarios: La plataforma dispone de un sistema propio de usuarios, pero se puede integrar con los sistemas de gestión de usuarios que disponga la organización, en caso de implantación in-house. Permite habilitar el acceso mediante aplicaciones de terceros: portal de transparencia, consultas a través de sistemas externos, con autenticación o sin ella.
  5. Configuración: La plataforma dispone de un completo sistema de configuración, tanto en cuanto a las comprobaciones a realizar en el ingreso de objetos electrónicos, como en la gestión de los cuadros de clasificación, el vocabulario de metadatos, las políticas de disposición y acceso, las tipologías documentales, formatos, etc.
  6. El control de acceso y la auditoría de operaciones realizadas en el sistema cumplen con las medidas de control requeridas por la normativa sobre protección de datos.

Imagen cortesía de Shutterstock

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