Archivo físico y Archivo electrónico: una misma necesidad, una misma solución

9 febrero, 2016 at 08:18

Hablar en la actualidad de Administración Electrónica es ya una realidad. No se ve tan utópico, tan inalcanzable como hace apenas unos años. Y hasta hace muy poco, se hablaba mucho de Administración Electrónica pero poco de archivo electrónico, olvidando un tanto que la documentación producida por una administración en el desempeño de sus funciones (sobre todo si es de la administración pública) no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que gestionar al completo su ciclo de vida.

Esta nueva necesidad está transformando al profesional del archivo e incluso introduciendo a su actividad en un nuevo horizonte…con muchas incógnitas y desafíos aún, pero indudablemente en un nuevo horizonte.

La Administración Electrónica está transformando al archiveroa

Aunque de forma lenta y paulatina, la Administración se está dotando de las herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales en su fase de creación. Estas herramientas de producción documental, están generando  documentación sobre la que hay que actuar desde el inicio para asegurar su ciclo vital completo y evitar que se pierda información, así como, ya en su fase de archivo asegurar el acceso, la autenticidad, la integridad y la preservación a largo plazo.

Y todo ello con criterios y pautas de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas, conceptos y metodología. Conceptos como OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, timestamp, ingesta, ENI, repositorio, etc, forman parte ya del corpus teórico del campo archivístico junto a los conceptos de ISAD (G), ISAAR, NEDA, cuadro de clasificación, valoración documental y calendarios de conservación, transferencias… Es ésta unión de lo tradicional y lo nuevo, de lo analógico y lo electrónico, lo que marca el camino de futuro del archivero y de la profesión. El cuerpo teórico y las experiencias obtenidas han creado ya un marco sobre el que movernos. Sirvan de ejemplo los portales de PAE (Portal Administración Electrónica) o del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.

El profesional del archivo cobra un nuevo papel. El archivero tiene que estar presente, sin duda de una forma más activa que en el pasado, implicándose en la gestión documental desde la producción misma de los documentos, definiendo tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, directrices, aplicando políticas de conservación, gestionando el acceso y la transparencia a la documentación, y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución.

Supone, en nuestra opinión, la salvaguarda para una profesión puesta en cuestión sobre su futuro, precisamente por esta automatización o informatización de todas las actividades inherentes al archivero. Profesión con futuro porque se convertirá en, o debe ser ya, un profesional multidisciplinar.

Desde Baratz ponemos soluciones al archivo físico y electrónico

Para dar respuesta a este nuevo entorno de los archivos, Baratz desarrolla herramientas que satisfaga la demanda actual de los archivos y de los archiveros. Si es un profesional el mismo que va a gestionar toda la documentación de archivo, tanto física como electrónica, ¿por qué no hacerlo todo con una misma herramienta?… ¿Por qué no gestionarlo con un mismo software que sea una plataforma independientes de las plataformas de producción documental?

Esa herramienta en la que trabajamos es Albalá 7. Herramienta que aúna las funcionalidades de gestión de documentos de archivo físicos (descripción, consulta, préstamos, calendarios de conservación, gestión de depósito, etc.) con las funcionalidades que requiere un archivo de documentación electrónica, y que debe tener como principal objetivo garantizar la integridad, autenticidad, disponibilidad y validez de los documentos, asegurando la preservación de los mismos.

Basado en estándares y arquitecturas abiertas (OAIS) para asegurar su perdurabilidad, deben aplicarse políticas de archivo y no de gestión de sistemas informáticos. El profesional del archivo tiene que aportar la ciencia archivística en este nuevo entorno valiéndose de la informática como un medio y un aliado.

Otro escenario muy demandado, al que damos respuesta con ARCE (Sistema de Gestión de Documentos de Archivo Electrónicos), es al de tener un repositorio final seguro de expedientes y documentos electrónicos que, integrado con las aplicaciones de producción documental, asegure la autenticidad, inteligibilidad, integridad y preservación de los mismos. De esta forma damos respuesta a aquellas organizaciones que requieran una gestión del Archivo Electrónico separada del físico, una plataforma que cierre el ciclo de la tramitación electrónica, archivando los documentos electrónicos.

Y para posibilitar el acceso y la difusión de sus fondos documentales (físicos y electrónicos) disponemos del módulo de publicación MediaSearch. Una sofisticada e intuitiva herramienta ya implementada en numerosos Archivos con el fin de sacar a la luz el patrimonio documental de sus instituciones.

Fran Dodero

Jefe de productos de Archivos de Baratz

Imagen superior cortesía de Shutterstock

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