Archivos: entre la digitalización y la gestión documental electrónica

25 febrero, 2015 at 08:13

Ante la avalancha actual del uso de tecnologías en el ámbito de la documentación, se nos presenta a los profesionales de la gestión documental un panorama ciertamente complejo y a la vez apasionante: ¿cómo manejar los documentos de archivo en los nuevos soportes digitales?

Es entonces cuando empiezan los problemas sobre qué debemos considerar como documentos de archivo. ¿Cualquier documento digital? ¿Qué tratamiento hay que darle a un documento de archivo electrónico? ¿Cómo darle un tratamiento archivístico? ¿qué papel juegan los archiveros en este nuevo escenario?

Archivo electrónico

En primer lugar, hay bastante confusión en torno a los conceptos de archivo digital y archivo electrónico. Existe la creencia que digitalizando documentos de archivo en papel o teniendo archivos digitales ya se tienen archivos de documentos electrónicos. Son conceptos que es preciso aclarar, ¿o acaso lo digital no es electrónico y lo electrónico no es digital? Sin embargo, cuando nos metemos en el terreno de la gestión documental si es preciso diferenciar entre ambos conceptos. Entonces, la frontera se hace más visible y el papel que juega el archivero se hace más necesario que nunca y a la vez más difícil.

Es conveniente precisar lo que la literatura sobre este tema viene entendiendo por digital y electrónico, las diferencias conceptuales entre digitalización y gestión documental electrónica.

  • Digitalizar implica una acción expresa, una voluntad de pasar (transformar) a un formato digital (o electrónico) la imagen y el contenido de un soporte analógico para su gestión, almacenamiento y/o difusión.
  • Gestión (documental) electrónica, es decir, lo que se viene entendiendo como parte de la administración electrónica (E-Admin), no implica voluntad alguna de transformación (salvo que lo que se gestione es algo electrónico resultado de una “digitalización”, en cuyo caso nos remitimos a la definición anterior), sino de pura gestión de lo ya nacido electrónicamente, de los documentos electrónicos.

Sin embargo, en ambos casos (documentos de archivo digitalizados como documentos de archivo electrónicos) el resultado se almacena en repositorios electrónicos, generalmente sin criterios claros de preservación, conservación o eliminación, sin criterios archivísticos, fruto de un concepto de gestión documental muy extendido en nuestros días pero excluyente de la fase de archivo. Y es desde este punto de vista de la gestión documental archivística, se está observando, cada vez más, la urgencia de darle un tratamiento correcto a esos documentos de archivo electrónicos nacidos y creados electrónicamente, desde el momento de su producción hasta su destino final. A los primeros, asegurando su conservación, su legibilidad y su acceso y a los segundos asegurando, además de lo anterior,  su autenticidad, fiabilidad y validez jurídica-legal. De ahí la necesidad de utilizar software para la gestión de Archivo Electrónico, y Plataformas de Preservación Digital  cuyo objetivo sea conservar a largo plazo la documentación con condiciones de asegurar las características de fiabilidad, integridad, autenticidad, etc. Es decir, las mismas que ofrecen los documentos analógicos, en papel, tradicionalmente guardados en los archivos físicos.

Archivo electrónico

También se trata de no sólo preservar, conservar, recuperar y representar la información de forma fiable y segura, sino también de gestionarla, y hacerlo con métodos y herramientas de la ciencia archivística. Porque la archivística como técnica (o ciencia) no está reñida con las más novedosas tecnologías. Es más, tienen mucho que aportar y estos nuevos escenarios surgidos al hilo de la evolución tecnológica y de la nueva realidad administrativa, cada vez más “electrónica”, no invalidan sino que refuerzan el papel del archivero en la organización y gestión de la documentación y en su custodia definitiva. Siguen siendo válidos, conceptos tan añejos como expurgo, transferencia, valoración documental, cuadro de clasificación, calendario de conservación y acceso, serie documental, etc.

Gestionar este ambiente electrónico es complejo. Los convencionales procesos archivísticos ya no se podrían aplicar de la misma forma (por ejemplo, el documento electrónico implica una gestión continua y no secuencial como el documento en papel). Estos procesos deben de aplicarse al conjunto de sistemas que componen el sistema integral de gestión de la documentación. El archivero adopta otros perfiles profesionales insertándose en la médula organizativa de la organización. Deben participar en todo el ciclo de vida de los documentos para garantizar la incorporación al sistema de archivo, conservación y disponibilidad de los documentos con valor permanente. Es fundamental que los procesos y criterios archivísticos y documentales estén inmersos desde el inicio del proceso de creación y producción, articulando los requisitos de conservación y accesibilidad para garantizar que los documentos de archivo sigan estando disponibles y accesibles a lo largo del tiempo.

La creación de documentos electrónicos que tengan las condiciones necesarias de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, y que puedan conservarlas a lo largo del tiempo es mucho más complejo y complicado que lo que supone su cumplimiento en los documentos en papel. Debemos replantear conceptos, técnicas y métodos.

Sin embargo, la convivencia de expedientes enteramente electrónicos (los menos) e híbridos (la mayoría), seguirá siendo una realidad en la Administración Pública. Porque el deseo es que la electrónica sea la vía ordinaria para la tramitación, pero sin excluir la tradicional (la población es intergeneracional, los nativos digitales son aún minoría). El que las distintas leyes estén fomentando y promoviendo el uso de medios electrónicos no supone que el papel vaya a quedar excluido, ni mucho menos. Aún existe una gran masa de ciudadanos, no familiarizados con la tecnología, desconfiados de ésta y en todos lo que supone hacer trámites vía electrónicamente.

Resolver el desafío de darle un tratamiento integral tanto a los documentos de archivo en papel, ya realizado con el software Albalá, y a los documentos de archivo electrónicos producidos con herramientas y soportes distintos, es un reto que Baratz se ha propuesto resolver con sus aplicaciones para gestión de archivo electrónico y preservación digital.

Fran Dodero

Jefe de productos de Archivos

Andrés Sanz Herrero

Imágenes cortesía de Shutterstock

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