Ha pasado tiempo desde la última evolución de Albalá, pero ya os podemos anunciar oficialmente que la nueva versión ve la luz. Albalá 7 llega tras un largo y duro trabajo de todo el equipo de Baratz. Se trata de un importante cambio a todos los niveles: funcional, técnico y estético.

 

Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del archivo, tanto de los documentos y expedientes en papel como, aquí la gran novedad, de los electrónicos, generados y custodiados por una organización en el desempeño de sus actividades, garantizando el ingreso, el almacenamiento, la administración, el acceso y la difusión de los mismos.

Esta nueva versión surge como respuesta a un nuevo y exigente entorno funcional y tecnológico en la gestión de la documentación de archivo y de la transformación digital de la administración. Albalá 7 nace con el doble objetivo:

1. Renovar la gestión del Archivo Físico con una aplicación más ágil, moderna y sofisticada.
2. Gestionar la fase de archivo de los documentos y expedientes electrónicos y asegurar su preservación a largo plazo.

En este post trataremos de descubrir cuáles son esas novedades de la versión 7 de Albalá. Aquí un adelanto:

1. Nueva interfaz.
2. Descripción.
3. Herramientas de búsquedas mejoradas.
4. Ingesta de expedientes y documentos electrónicos.
5. Firma/Sellado electrónico.
6. Módulo de Conservación.
7. Módulo de Preservación Digital.
8. Multimedia (streaming).
9. Uso de esquemas de metadatos.
10. Renovación tecnológica.

La preservación y la difusión han sido, son y serán, los grandes retos de la actividad archivística y de sus profesionales. Disponer de las herramientas tecnológicas capaces de llevarlos a cabo es el medio necesario para conseguir acercar al gran público un trabajo archivístico de primer orden, serio y riguroso. Eso es lo que persigue el Archivo Histórico Municipal de Antequera.

Archivo Digital Público de Antequera que a su vez está dotado de un fuerte componente social (gracias a las herramientas que permiten la participación y la colaboración de las personas), dando como resultado un portal de contenido histórico, asequible, sofisticado y amigable para el ciudadano que lo consulta.

El Archivo Histórico de Antequera custodia un total de 16.193 volúmenes manuscritos (3.472 libros y 12.721 legajos) y 2.731 libros impresos. Parte de este patrimonio documental y cultural ya está digitalizado y puesto a disposición de todas las personas que quieran conocerlo a gracias a las soluciones Albalá y MediaSearch.

Actualmente, el archivo da acceso a cerca de 300.000 documentos, de los cuales unos 10.000 cuentan con vínculos a distintas imágenes o grupos de imágenes digitalizadas. Destacable el esfuerzo continuo de los profesionales del archivo para conseguir que día a día el fondo aumente y la ciudadanía pueda tener acceso a una información privilegiada.

En las pasadas XV Jornadas Españolas de Información y Documentación de Fesabid tuvimos el placer de ir acompañados por este noble archivo. Dicho acompañamiento fue en forma de póster (en el cual quisimos resaltar una serie de objetivos que persigue) y en forma de una pequeña presentación en 59 segundos (donde resaltamos la importancia de la preservación de la memoria local).

Asistimos a un momento de grandes transformaciones donde absolutamente todo está tomando un nuevo rumbo. Todo está siendo sometido a una profunda transformación: la sociedad, el mercado laboral, las herramientas empleadas, nuestra forma de relacionarnos… y lo que lo está cambiando todo es la tecnología. Vivimos en una nueva revolución, una revolución tecnológica y digital. Es la Era de la transformación digital… y ésta también ha llegado (y de qué manera) al mundo de los Archivos.

Esta transformación digital es un reto y un desafío, pero brinda también una oportunidad de innovación a los archivos y a sus actores. Una oportunidad para tomar el protagonismo en la nueva Administración electrónica que va implantándose, y una oportunidad también en relación a la transparencia, la participación y el papel que se le va otorgando a la ciudadanía.

En el contexto de ésta transformación digital, ponemos de relieve aquellos retos a los que (en nuestra opinión) el sector de Archivos está dando ya o debería de dar respuesta en los próximos años.