La gestión documental consiste en la captura, el almacenamiento y la recuperación de los documentos. Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos, recibidos y creados en una organización; facilitar su recuperación; determinar el tiempo que estos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven; y asegurar la conservación a largo plazo de los más valiosos.

Un Sistema de Gestión Documental es el conjunto de elementos y de relaciones diseñados entre ellos con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, la recepción, la circulación, el almacenamiento, la organización, la conservación, la disposición final y la accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organización.

La Biblioteca del Museo de Bellas Artes de Bilbao ha apostado por el modelo SaaS para la gestión de sus aplicaciones. Tanto el catálogo de su biblioteca (con AbsysNet) como el entorno ARTEDER (con BKM) han pasado al modelo SaaS y en el cual somos nosotros, Baratz, los que nos encargamos del mantenimiento de los servidores, la notificación y resolución de incidencias, copias de seguridad, actualizaciones…

Ya hace más de una década que los responsables de la biblioteca tomaron la decisión de utilizar los servicios de “Hosting-ASP” de Baratz para publicar sus fondos bibliográficos a través del OPAC de Absys, y su base de artistas vascos, (ARTEDER), a través de BKMNET, incluyendo la accesibilidad a los dos entornos desde un “único punto de acceso”. En este momento, también sus aplicativos de producción: AbsysNet y BKM se suman a esta tendencia tecnológica que proporciona el modelo SaaS.

La Biblioteca del Museo de Bellas Artes de Bilbao (MBAB) es un centro de referencia para la investigación artística, con especial dedicación al arte vasco. Creada en 1985, ha reunido desde entonces un amplio fondo documental con más de 35.800 monografías y cerca de 311 publicaciones periódicas. Cuenta con monografías, catálogos de exposiciones y subastas, colecciones de museos, títulos de museología, teoría del arte, técnicas artísticas, conservación y restauración, historia del arte y movimientos artísticos, arquitectura, escultura, artes decorativas, dibujo, diseño, pintura, artes gráficas, fotografía o cine, y publicaciones del museo.

ARTEDER. Base de Datos de Arte Vasco es un proyecto abierto y en desarrollo que, de forma sistemática, pretende reunir información sobre el panorama artístico vasco desde aproximadamente el último tercio del siglo XIX hasta la actualidad. Esta iniciativa surge vinculada al conjunto de objetivos que el Museo de Bellas Artes de Bilbao está llevando a cabo para fomentar la investigación y difusión de la creación artística de su entorno.

El Ayuntamiento de Barcelona ha dado un paso al frente en cuento a la instrumentación todo el proceso de gestión documental de su Administración municipal. Es por ello por lo que han elaborado una Política de Gestión Documental con la cual determinar los principios que rigen la gestión integral de los documentos municipales desde su creación (tanto en papel como en electrónico) y en la cual se fijan los instrumentos de gestión y la asignación de roles y responsabilidades para llevarla a cabo.

Según informa la propia página web del Arxiu Municipal de Barcelona:

De esta manera, desde nuestra administración continuamos la línea marcada por la ISO 15489 sobre gestión de documentos y también seguida por otras administraciones públicas que han optado por la creación de un marco general que permita la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de apoyar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se necesite.

Sin duda que es un instrumento necesario en el cual la coexistencia del papel y lo electrónico es una realidad. Una realidad en la cual es necesaria la identificación de instrumentos para la aplicación de los principios (mencionados a continuación) y el establecimiento de responsabilidades para llevarlos a la práctica.