Para aprovechar las ventajas de los sistemas de información modernos, los documentos deben ser convertidos en datos electrónicos.

Esto generalmente es un procedimiento rápido, rendimiento medido por sólo unos pocos minutos por página. Sin embargo, cuando el volumen se multiplica por miles y miles de documentos, las pequeñas diferencias se convierten en importantes.

En la siguiente tabla se muestra cómo organizaciones con soluciones de gestión documental en la fase inicial de captación consiguen una mayor rapidez, una mejor clasificación y categorización de estos datos y mejoran considerablemente la búsqueda en su biblioteca de documentos electrónicos, para encontrar de forma rápida y exacta lo que necesitaban. (Aberdeen Group, February 2012)

El Centro de Documentación online de Amnistía Internacional está gestionado desde 2006 con BKM, una herramienta de Baratz de gestión Documental. Nació con la voluntad de poner a disposición de todas aquellas personas que la necesitaran la documentación que genera Amnistía Internacional sobre su trabajo por los derechos humanos en todo el mundo.

El objetivo principal era dar unidad y utilidad a toda esa información, creando nuevas formas de acceso que resultaran más eficaces, rápidas y sencillas. Para la consecución de este objetivo consideramos que era importante que la herramienta que gestionara el Centro de Documentación lo hiciera desde una única base datos que alojara diversos tipos de objetos documentales, y que además, pudiera discriminar el acceso a éstos entre diferentes tipos de usuarios.

Otro aspecto importante era que se pudiera realizar una búsqueda por texto libre, facilitando así la obtención de resultados cuando la selección de los campos de materia/descriptor en un escenario de búsqueda avanzada no estaba clara por parte de las personas que usan la herramienta. Este fue, de hecho, uno de los requisitos que se testearon en una encuesta de usuarios y usuarias de diferentes niveles de «conocimiento» en listas de materias y tesauros especializados en derechos humanos que se realizó para definir varios aspectos del centro de documentación, entre los que se encontraban algunos aspectos del diseño de la interfaz pública y las opciones de búsqueda.

ECM son las siglas en inglés de Enterprise Content Management, en español, Gestión de Contenido Empresarial.

Las herramientas y estrategias ECM permiten la gestión de información no estructurada dondequiera que esta se encuentre. Los sistemas ECM deben poder manejar los tipos tradicionales de contenido: imágenes, documentos Office, gráficos, planos, así como los nuevos «objetos» electrónicos: páginas y contenidos Web, e-mail, video y otros recursos ricos en información, durante todo el ciclo de vida de ese contenido, con las garantías de integridad, legibilidad y accesibilidad a largo plazo.

Conseguir el éxito en ECM depende del esfuerzo que se invierta en tecnología, formación y planificación. Esta inversión comienza con elección de una buena estrategia.

Desde el punto de vista de Baratz, la estrategia en administración electrónica se dirige a la creación de soluciones para facilitar la gestión de todo tipo de documentos de forma integrada con el negocio de los clientes y en la implantación de las Tecnologías de la Información para llegar a la oficina sin papeles. Las soluciones se diseñan para ofrecer la mejora continua en la gestión de la información, aumentado la efectividad, reduciendo los costes y mejorando el servicio ofrecido.