Cómo facilitar el trabajo del bibliotecario automatizando algunas de sus tareas

16 noviembre, 2017 at 08:07

El tiempo es un recurso escaso. Es por ello por lo que su optimización es más que necesaria. Existen algunas tareas bibliotecarias que se realizan de forma habitual y que se pueden automatizar a través de AbsysNet. Esto facilitará a que los bibliotecarios puedan utilizar el tiempo que antes empleaban en su ejecución a otro tipo de actividades.

Tareas que bibliotecarios realizan habitualmente y que se pueden automatizar en AbsysNet

A continuación vamos a explicar dos tareas susceptibles de automatización: la generación de estadísticas y el envío de cartas.

1. Generación de estadísticas

La obtención de datos estadísticos relacionados con la gestión de la biblioteca (utilización del préstamo, adquisiciones, fondo….) es parte del trabajo que el bibliotecario tiene que realizar de forma periódica. Cada vez es mayor el número de estadísticas que se necesitan sacar de los diferentes módulos de AbsysNet y esto supone un aumento del tiempo que se dedica a la generación de las mismas y al análisis de los resultados obtenidos.

¿Cómo puede AbsysNet ayudar al bibliotecario en esta tarea?: automatizando su generación.

¿Cuál es la ventaja?: las estadísticas se ejecutan automáticamente en el servidor sin necesidad de la intervención del bibliotecario generando ficheros diferenciados con los datos correspondientes.

¿Qué se necesita para generar estadísticas automatizadas?

  1. Los ficheros en los que se especifica qué datos se quieren obtener para cada tipo de estadística (por ejemplo, biblioteca, sucursal, nº de préstamos)
  2. Un fichero de configuración en el que se indica:
    • la tabla de la que se van a obtener los datos estadísticos (por ejemplo, presta – préstamos activos).
    • el conjunto de datos que se quieren analizar (por ejemplo, los préstamos correspondientes a una determinada signatura).
    • el nombre de los ficheros en el que se van a almacenar los datos estadísticos obtenidos.
    • cuándo se va a ejecutar cada una de las estadísticas (por ejemplo, el día 1 de cada mes).
  1. Un directorio donde almacenar los resultados de las estadísticas.
  2. Añadir en el proceso de actualización nocturno la instrucción para su ejecución.

El área de soporte técnico está a disposición de las bibliotecas para ayudarlas en el proceso de implantación de esta tarea automatizada, guiándoles por los diferentes pasos que hay que dar y resolviendo las dudas que puedan ir surgiendo.

2. Envío de cartas

AbsysNet facilita la generación de diferentes tipos de cartas que permiten que la biblioteca pueda interactuar con sus lectores y/o proveedores. Estas cartas se pueden enviar de forma periódica (reclamaciones de préstamos, nuevas adquisiciones,…) o de forma puntual (cartas informando del cierre temporal de la biblioteca…).

La automatización está pensada para el envío de mensajería que tiene que realizarse diariamente ya que su objetivo es disminuir el tiempo que el usuario bibliotecario dedica a tareas que tienen un “carácter” repetitivo.

Se puede definir tanto el tipo de cartas que se van a enviar de forma automática y si se utiliza el correo electrónico (opción que se utiliza de forma mayoritaria) o se envían a la impresora.

Para el uso de correo electrónico es necesario que el lector o el proveedor tengan uno indicado en los datos que tienen asociados en su ficha.

El programa que gestiona el envío de cartas se llama abnetmail y puede añadirse en el proceso de actualización nocturno o programarse como tarea programada.

¿Qué tipo de cartas se pueden enviar de forma automática?

Como ya hemos indicado, se pueden enviar diferentes tipos de cartas. Cada uno de ellos tiene asociado un código único que permite su identificación a la hora de programar la tarea. Las opciones posibles son:

  • ADQU: Pedidos
  • READ: Reclamación de pedidos
  • NOAD: Notificación de desideratas
  • CAAD: Cancelación de desideratas
  • SUSC: Suscripciones
  • RESE: Reclamación de números de serie
  • RECI: Reclamación de préstamos
  • ANFI: Antes de fin de préstamo
  • NORE: Notificación de disponibilidad de reservas
  • NOPT: Notificación de disponibilidad de las peticiones
  • RERE: Reclamación de reservas
  • ENCU: Encuadernaciones
  • REEN: Reclamación de encuadernaciones
  • DSI: DSI
  • SEDI: Listas de distribución

¿Se puede definir que sólo se envíen sólo cartas de un determinado tipo que cumplan una condición específica?

Sí. Además de indicar el tipo de cartas que se quieren automatizar, se puede indicar que sólo se envíen aquellas que tengan unas características determinadas (por ejemplo, que sean de una sucursal en concreto).

¿Cómo es la instrucción completa que hay que ejecutar?

Las opciones que pueden asociarse al programa abnetmail son las siguientes:

-t tipo de carta Nombre del tipo de carta que se quiere imprimir.

 

-Q “query” Especifica una condición de búsqueda para restringir las cartas que desea enviar

Ejemplo:

Para enviar sólo las cartas que corresponden a la sucursal 1:

 

abnetmail –t ADQU –Q  “cacosu=1”

 

-noemail Especifica que se quiere gestionar las cartas que se envían a la impresora
-email Especifica que se quiere gestionar las cartas que se envían por correo electrónico
-nb Indica que no se van a borrar las cartas una vez emitidas

 

 Ejemplo:

Para enviar las cartas de reclamación de préstamos de la sucursal 1 y que no elimine las cartas una vez que se envíen

abnetmail -t RECI -Q “cacosu=1”  -email -nb

Pepi Martín

Técnico de Soporte de Bibliotecas

Imagen superior cortesía de Shutterstock

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