Extremadura y el envío de SMS a usuarios de bibliotecas desde absysNet

18 marzo, 2015 at 08:05

Hay bibliotecas o instituciones que cuentan con un servicio corporativo de envío de SMS. Lo normal es que deseen utilizar dicho servicio con absysNet para que las notificaciones a lectores lleguen por esta vía, además de por correo electrónico o en su lugar, o para utilizar los datos que guarda y gestiona absysNet para generar mensajes propios.

Estos son algunos ejemplos de las integraciones que se pueden llevar a cabo de una forma relativamente sencilla. En cualquier caso existen otras posibilidades que podrían realizarse a medida con mayor o menor complejidad.

Simplificando mucho, hay dos modalidades diferentes de hacerlo: acceder a la información de absysNet desde aplicaciones externas que gestionan la mensajería corporativa o, la más habitual, utilizar una pasarela que convierte mensajes de correo electrónico de absysNet en SMS.

Envío de SMS a través de absysNet

Envío de SMS con aplicaciones externas

Algunos clientes han implantado un servicio de notificación, por ejemplo de reservas, vía SMS basado en la utilización de datos procedentes de absysNet y tratando dichos datos en una aplicación propia.

Los datos que precisaban extraer de absysNet eran, en ese caso, el número de teléfono móvil del lector y el título del libro reservado. Estos datos los obtenían accediendo directamente a la base de datos relacional de absysNet  almacenada en Oracle / SQL Server, e interrogándola mediante una sentencia SQL estándar.

Con esta información generaban desde su propia aplicación de “mensajes” (una aplicación propia externa a absysNet) un mensaje que utilizaba el número de móvil y el texto del título, pero acompañado de un texto propio. Algo del tipo:

“El ejemplar de Platero y yo que habías reservado, ya está disponible en la biblioteca”.

La implementación de este tipo de soluciones puede ser realizada por los servicios de informática del cliente y utilizando la información de la estructura de datos que está disponible en los manuales de administración.

Envío de SMS a partir de correos generados por absysNet

En este caso, se utiliza una pasarela SMTP/SMS (un servicio ofrecido por varias operadoras) que convierte automáticamente mensajes de correo electrónico, dirigidos a una dirección especial que incluye el número de teléfono móvil, en SMS. Por lo tanto, se crean SMS a partir de las cartas de lector (reservas, reclamación, notificación de  adquisiciones,…) que genera absysNet y, con una integración de absysNet con una plataforma basada en correo electrónico para el envío de SMS, llegan a los lectores en forma de SMS.

El envío de mensajes cortos a móviles se lleva a cabo utilizando un dominio de correo proporcionado por la plataforma de mensajería.

El proceso que se sigue es el siguiente:

  • El usuario bibliotecario genera, desde la interfaz profesional de absysNet, las cartas de lector de modo convencional.

Cartas de lector de modo convencional - absysNet

Esta modalidad de notificación sólo es válida para aquellos lectores que tengan activado el correo electrónico en su ficha de lector.

Correo electrónico activado para notificaciones absysNet

  • El correo electrónico generado por absysNet es enviado tanto a la dirección “normal” de correo electrónico de ese lector como en una versión adaptada para SMS a través de una segunda dirección de correo generada automáticamente a partir de los parámetros indicados por el proveedor del servicio SMS y que suele tener una estructura de este tipo:
    • El número del teléfono móvil del destinatario del SMS
    • Dominio de correo electrónico asignada por la plataforma para el envío de mensajes

685223344 @IdCliente.Operadora.com

  • El proveedor recibirá este correo y desde su pasarela de SMS lo transforma en un mensaje corto que será enviado al número de móvil indicado en la primera parte de la dirección, incluyendo como texto lo que venga dentro del cuerpo del correo electrónico.

Proceso de absysNet a SMS

Con respecto a las modificaciones que se precisan llevar a cabo sobre absysNet para llevar a cabo esta implantación, se trataría sólo de adaptar el procedimiento de envío de correo del que dispone absysNet para incluir los parámetros marcados por el operador y parametrizar los modelos de plantillas de correo de absysNet que van a ser enviadas por SMS para crear contenidos adecuados al nuevo medio.

Esta implantación conlleva un pequeño desarrollo y parametrización de absysNet, que suelen ser bastante sencillas en servidores Linux (donde se puede trabajar con simples scripts) y más complejas en servidores Windows, donde es obligatorio recurrir a programación más compleja para actuar sobre el procedimiento de envío.

La Red de Bibliotecas de Extremadura

Un caso práctico de esta integración es la llevada a cabo en la Red de Bibliotecas de Extremadura. Dicha Red puso en marcha este servicio de comunicación vía SMS para los usuarios de sus bibliotecas en 2014.

Dos de las bibliotecas que integran la Red de Bibliotecas de Extremadura, nos cuentan en primera persona su experiencia con este servicio desde que se inició.

Red de Bibliotecas de Extremadura

Biblioteca Pública del Estado en Cáceres  “A. Rodríguez-Moñino / M. Brey”

Pronto se cumplirá un año desde que se inició el uso de este recurso para dar agilidad y eficacia a las comunicaciones de los servicios bibliotecarios en Extremadura. Efectivamente, el 8 de abril de 2014, después de unos meses perfilando y probando distintos elementos y aspectos, se activan las comunicaciones mediante SMS con los usuarios de la red de bibliotecas públicas de Extremadura que comparten servicios y un mismo sistema automatizado  de gestión bibliotecaria.

Desde entonces la comunicación mediante SMS se utiliza, con carácter general, para las notificaciones habituales de reclamaciones de préstamos y avisos sobre disponibilidad de materiales en reserva, y, de forma puntual, para alertar sobre nuevos servicios o informar sobre alguna actividad destacada.

El uso de este recurso mediante la aplicación de gestión bibliotecaria tiene, fundamentalmente,  dos condicionantes: uno de tipo tecnológico, porque la aplicación requiere que los usuarios tengan vinculada necesariamente una cuenta de correo electrónico,   y otro de tipo económico, que obliga a que el texto no supere los 140 caracteres.

La clave de la eficacia de este recurso de comunicación  está en que los teléfonos móviles constituyen la tecnología de comunicación más extendida y popular; que los mensajes mediante SMS tampoco requieren modelos de telefonía móvil muy sofisticados, lo que nos asegura que un gran porcentaje de los mensajes de texto se leerán muy poco tiempo después de recibirse, que es una ventaja que se suma a los elementos que singularizan la eficiencia de la información y las comunicaciones mediante dispositivos móviles (inmediatez,  ubicuidad, disponibilidad, el ser personales…)

La utilización de este medio ha tenido una repercusión muy ventajosa para las bibliotecas, porque al tiempo que permite enviar información y notificaciones de forma inmediata, libera al bibliotecario de la tarea insidiosa de asegurarse que el usuario recibe efectivamente la información, porque la comunicación se establece al margen de su localización o disponibilidad inmediata. Tiene además una implicación importante en la optimización de los servicios y del uso de la colección, porque agiliza la disponibilidad y circulación de los materiales al reducir el tiempo de espera de los materiales en reserva, lo que, además,  en el caso de nuestras bibliotecas, ha facilitado asumir otras proyecciones de servicio, como el servicio de préstamo en red de las 4  bibliotecas que comparten catálogo y base de datos de usuarios.

Servicio de SMS - Biblioteca Pública del Estado de Cáceres

Biblioteca Pública del Estado en Mérida  “Jesús Delgado Valhondo”

Inicialmente, el servicio está siendo utilizado para las notificaciones de reservas, las peticiones de préstamos en red y reclamación de préstamos sobrepasados.

Esto ha supuesto:

  • Ahorro de papel, teléfono,…  pero sobre todo en tiempo, permitiendo descongestionar la atención a los usuarios dentro de la propia biblioteca, eliminando interferencias y esperas que provocan frustraciones en la persona atendida. Facilita acoger de una forma más personal y atenta dentro de  la biblioteca.
  • Asegurar la comunicación con el usuario, a través de papel o el teléfono era más insegura, llegando a veces a no establecerse.
  • Obligar a los propios usuarios a conocer más en profundidad los servicios prestados, así como su funcionamiento, haciéndolos más autónomos.
  • Sirve para promocionar nuevos servicios, aunque se debe limitar su uso y no “cansar” con un exceso de información.
  • En definitiva hace mejorar a la biblioteca, sus servicios, su imagen, sus comunicaciones con los ciudadanos, que la perciben como algo actual, cierto y cercano, entrado a formar parte de la su cotidianidad.”

Soraya García Martín. Consultora de productos y servicios de bibliotecas en Baratz

Mª Jesús Santiago. Directora Biblioteca Pública del Estado en Cáceres “A. Rodríguez-Moñino / M. Brey”

Aurelio Sánchez. Director Biblioteca Pública del Estado en Mérida “Jesús Delgado Valhondo”

Imagen cortesía de Shutterstock

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