No son pocas las ocasiones en las cuales los bibliotecarios/as tienen que desempeñar las funciones de un archivero/a dentro de sus bibliotecas u organizaciones. El crecimiento de los archivos / registros y la falta de presupuesto para contratar a un gestor documental (o de necesidad) hace que sean los propios bibliotecarios los que se encarguen de gestionarlos al ser los profesionales que más conocimiento se les presupone de ello.

Tanto las bibliotecas como los archivos tienen sus puntos en común en la gestión de la información, la documentación, el conocimiento… pero hay puntos que les separan, como puede ser (por citar algunas) la información pública de las bibliotecas frente a la información privada de los archivos, la selección de los documentos de utilidad de las bibliotecas frente a la acumulación de la documentación de una organización de los archivos, los documentos múltiples y repetidos de las bibliotecas frente a los documentos únicos de los archivos, por no hablar de la catalogación de los documentos de manera individual de las bibliotecas frente a la catalogación de la documentación en conjunto y relacionada de los archivos.

Es por ello por lo que nos queremos hacer eco de una publicación del Chartered Institute of Library and Information Professionals (CILIP) en la cual se pregunta, y da las claves, de por qué los bibliotecarios deben tener conocimientos básicos en la gestión de archivos y registros.

El primer punto básico al cual hace referencia dicha publicación es la capacidad que deben tener los bibliotecarios de distinguir entre la gestión de libros y la gestión de archivos. Ambas gestiones son distintas y en cada una de ellas se aplicas técnicas de catalogación y descripción distintas.

Otro punto que se señala es la distinción entre los registros de los archivos y los libros de las bibliotecas. La documentación de los archivos suele ser privada y única, mientras que la documentación de las bibliotecas suele ser múltiple y pública.

Bien es cierto, y se ha de reconocer, que hay una gran relación entre la gestión de las bibliotecas y la gestión de los archivos. Aunque cabe señalar que lo que da valor a los archivos es como se catalogan y describen sus documentos, además de la protección física y técnicas de conservación para cuidarlos del paso del tiempo.

También deben tener en cuenta los bibliotecarios/as el hecho de que dentro de sus bibliotecas u organizaciones puede que sean los profesionales más cercanos para llevar a cabo las funciones ligadas a la gestión de registros. El bibliotecario debe gestionar los archivos de la organización si es el único profesional que sabe como hacerlo o tiene unas nociones básicas.

Llegados al punto de ser el bibliotecario/a el único profesional con conocimientos en la gestión de archivos y registros puede que el departamento de RRHH pida ayuda a estos a la hora de la contratación de un archivero/a o gestor documental.

La publicación también señala que cada vez más organizaciones están combinando archivos y bibliotecas con la finalidad de ahorro presupuestario (economía de escala o economía de guerra). Tener toda la documentación e información en un único lugar, con un único profesional hace que los ahorros sean más que considerables. Es por ello que los bibliotecarios/as deben tener un mayor conocimiento del mundo de los archivos.

También se ha de tener en cuenta que todo el mundo crea y recibe registros / archivos / documentación a lo largo de su vida e historia… y las bibliotecas no iban a ser menos. Es por ello que el personal bibliotecario debe garantizar que esos registros se gestionan de la mejor manera posible.

Algunas bibliotecas tienen colecciones especiales que contienen archivos. Es por ello que las bibliotecas deben saber y conocer como mantener la integridad y el valor de estos archivos de manera intacta. El personal bibliotecario debe saber como cuidar físicamente estos archivos y como documentarlos a través de los principios archivísticos.

El desarrollo profesional de un bibliotecario/a con conocimiento sobre el mundo de los archivos es un plus en la actualidad.

En resumen…

El bibliotecario/a puede ser el profesional más cercano para la gestión de registros / archivos, por ello puede ayudar al departamento de RRHH en la contratación de un futuro compañero archivero o gestor documental. También es importante señalar que un bibliotecario con conocimientos en archivos es un plus en la actualidad.

El bibliotecario/a debe saber que los registros de los archivos no se gestionan de igual modo que los libros de las bibliotecas, que la información de los archivos es privada y única y que la descripción, protección y conservación de los documentos son básicas en los archivos.

Para terminar, un archivero / gestor documental con conocimientos en bibliotecas también es un plus para cualquier organización.

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