Uno de los más persistentes debates contemporáneos en torno al mundo de los catálogos bibliográficos electrónicos se plantea si estos deberían integrarse en los sitios web de las bibliotecas o, por el contrario, si estos últimos deberían hacerlo en el entorno del propio catálogo. Durante el último año esta pregunta ha tenido respuesta en el ámbito del Servicio de Biblioteca de la Universidad Nebrija, que ha apostado por la segunda de estas posibilidades acogiéndose a la ventaja estratégica de las innovaciones que aporta la última versión (2.1) del sistema integrado de gestión bibliotecaria AbsysNet.

Antes de la llegada de la versión 2.1 de AbsysNet la Biblioteca disponía de su entorno OPAC con sus funciones características para la búsqueda de información bibliográfica –subcatálogos y bibliografías– y para la extensión informativa –hiperenlaces y mensajes– partiendo de una página principal desde la que se daba acceso a estas y otras funcionalidades. También se disponía de un sitio web en un espacio virtual diferente ­–creado con una herramienta de gestión de páginas web y código html–  vinculado al OPAC a través de los enlaces externos que éste permite generar. La independencia funcional, de diseño y conceptual de ambos espacios era absoluta. Esta desvinculación real perjudicaba las posibilidades de navegación y la experiencia del usuario, durante las cuales, entre otros inconvenientes, se abrían numerosas ventanas sobre las que había que focalizar fragmentariamente la atención. La diferenciación de estilos y de aspecto gráfico no ayudaba tampoco a conseguir una unidad de navegación y contenido.

Un análisis inicial de las páginas de ayuda del OPAC, gestionadas a través de la función HELPID del sistema, con vistas a su edición parcial, nos planteó la posibilidad de usar ese modelo de páginas estáticas como soporte de informaciones propias del servicio no relacionadas estrictamente con los servicios bibliográficos. De esa primera intención a la idea de imaginar todo el sitio web integrado en el OPAC no mediaron muchas horas. Pero si no podían enlazarse esas páginas desde el exterior de manera estable, sin necesidad de apuntar siempre a la página principal del OPAC, se perdía una gran parte de la futura funcionalidad que deseábamos darles. Con el cambio a la versión 2.1 de AbsysNet –que permitiría esta posibilidad– se hacía plenamente viable su uso como receptoras de contenido estático informativo y comunicativo, haciéndose sitio en el propio contexto gráfico  y organizacional del OPAC. Garantizada la funcionalidad de apuntar con enlaces permanentes a estas páginas, comenzó la tarea de migración del sitio web tradicional hacia el nuevo Catálogo-OPAC ~ Web Portal, creando desde el Administrador de AbsysNet las nuevas páginas que han encontrado su sitio llamadas desde distintos espacios del OPAC y a través de una nueva barra de enlaces en la zona superior de la página principal.

Una nueva entrega de las novedades de la versión 2.1 de AbsysNet. En anteriores post ya os hemos hablado de las novedades la interfaz profesional del catálogo, del módulo de circulación y la posibilidad del préstamo electrónico y de los Ejemplares … y hoy es turno de hablar de las mejoras y novedades relativas al módulo de adquisiciones con respecto a la versión anterior.

Ahora bien, ¿qué trae de nuevo el módulo de adquisiciones en absysNet 2.1?… pues como novedades se puede destacar la posibilidad de visualizar las relaciones de los títulos antes de añadirlos a un pedido, la ordenación alfabética de los detalles de un pedido por el campo título, la posibilidad de precatalogar los detalles de un pedido, el mensaje informando de que ya existe un detalle idéntico asociado al mismo pedido, la posibilidad de anular recepciones o cancelaciones erróneas, el mantenimiento de la información de ejemplares asociados al mismo detalle y la conversión automática de las desideratas en propuestas de compra..

Posibilidad de visualizar las relaciones de los títulos antes de añadirlos a un pedido

Antes de añadir un título recuperado de la base de datos a un pedido, es posible comprobar las relaciones de ese título (ejemplares, otros pedidos,…).

Ordenación alfabética de los detalles de un pedido por el campo título

Las listas de títulos de un pedido aparecen ordenadas alfabéticamente para facilitar su consulta y comprobación, en lugar de por orden de inclusión en el pedido, menos intuitivo.

Durante los últimos días del mes de junio de 2014 se ha procedido en la Universidad Nebrija a la actualización del SIGB (sistema integrado de gestión bibliotecaria) absysNET a su última versión disponible, la 2.1. Este cambio responde a la necesidad de incorporar algunas de las funcionalidades más interesantes –y perseguidas- aportadas por la misma. El proceso de cambio partió de la propuesta de Baratz de que la Universidad probara la versión para complementar la fase de puesta a prueba, antes de cualquier instalación “oficial” o en producción. Con ánimo de conocer de primera mano sus prestaciones, el Servicio de Biblioteca de la Universidad aceptó el reto y se comprometió a la verificación del funcionamiento de las novedades y servicios añadidos de la nueva versión.

A lo largo de algo más de un mes se probaron las distintas novedades y aquellos servicios para los que había habido algún cambio o adaptación, con el objetivo de respaldar el proceso de prueba al que ya habían sido sometidos en Baratz, pero también para solucionar cualquier problema sobrevenido y/o adaptar los mismos a la instalación particular de la Universidad. Los distintos equipos de trabajo que asumieron las pruebas fueron comunicando sus impresiones acerca del funcionamiento y éxito de los resultados, así como de los problemas surgidos, información con la cual se fue redactando el informe final que sirvió para resolver, en colaboración con el equipo de mantenimiento de Baratz, tales problemas buscando la solución pertinente, pero también para ofrecer, al final del proceso, un compendio de impresiones que radiografiaran el resultado final y promediaran el éxito de la nueva versión que, con bastante holgura, ha pasado el test a que se la sometió.

Los servicios y novedades de esta versión que más motivaban el cambio en la Red de Bibliotecas de la Universidad Nebrija eran, por una parte, la posibilidad de encadenar al fin las desideratas de usuarios finales con los procesos internos de gestión de adquisiciones, que pasaban por la creación de propuestas de compra y generación de pedidos, formando un único proceso ininterrumpido desde la solicitud inicial hasta la recepción final de copias o ejemplares en las sucursales y su paso a proceso técnico. Esta novedad permite que las desideratas no queden aisladas y desconectadas de todo el proceso, facilitando el seguimiento y control de las mismas y la gestión del bibliotecario, todo ello con la debida transparencia para el usuario final.

El otro servicio principal que motivó el cambio fue el de la posibilidad del control de documentos electrónicos, mediante la generación de ejemplares virtuales o electrónicos y la incorporación en absysNET de una nueva identidad para los tipos de ejemplar llamada préstamo electrónico, que determina ya para el sistema la naturaleza de este tipo de ejemplares y su comportamiento a la hora del préstamo o descarga. El control de licencias con DRM u otra protección para estas copias precisa, sin embargo, de una utilidad o servicio ajenos a absysNET cuya instalación debe ser considerada por cada organización.