Archivos y tecnología unidos por el presente y futuro del acceso a la información

27 junio, 2016 at 08:01

Si no se escucha y entiende, puede que no se sepa lo que se necesita. Si no se muestra y enseña, puede que nadie te comprenda. Si no se corrige y avanza, puede que te quedes solo en el camino. Tanto archivos como tecnólogos están llamados a entenderse por el fin común de dotar de tecnología toda la información y documentación que contienen para ponerla a disposición de la sociedad en el presente y en el futuro.

Desde hace años ese entendimiento (matrimonio) entre tecnología y archivos es una realidad. Una unión que suma esfuerzos y refuerza a la sociedad de la información y del conocimiento. Archivos que se deben a organizaciones / personas, tecnología que se debe a esos archivos y por los cuales deben trabajar para ser facilitadores más que lastres en las espaldas de los archivos.

La tecnología facilita el acceso y la visibilidad de los archivos

La actitud que tenemos desde Baratz con nuestros clientes es una actitud de escucha y entendimiento. Una actitud en la cual tratamos de mostrar, enseñar y adaptar nuestras soluciones a las necesidades de los archivos. Una actitud en la cual aceptamos nuestros errores, los corregimos y seguimos avanzando por el bien común.

La semana pasada celebramos el II Encuentro de Usuarios de Albalá en la sede de Madrid del Instituto Cervantes. En dicho encuentro nos reunimos con clientes de nuestras soluciones de archivo para mostrarles las novedades y mejoras que podrán disfrutar próximamente y para escuchar cuales son sus necesidades y puntos a mejorar de nuestras plataformas.

Para nosotros el año 2015 fue un año de cambios en el área de Archivos. Año de cambios que se ha traducido en este 2016 en nuestra consolidación y disrupción en los archivos. Hemos hecho una apuesta clara en este sentido y triplicado el personal en el área de Desarrollo. Pensamos que no hay mejor inversión que la orientación hacia el cliente y el tratamiento y dedicación especializada.

Tuvimos la suerte de estar acompañados, y respaldados, por tres magníficos casos de éxito en el Encuentro. Casos de éxito como el del Archivo General del Instituto Cervantes, cuya archivera (Victoria Leyva) manifestó que “trabajando juntos [Instituto Cervantes y Baratz] hemos conseguido cosas que nadie hacía hasta el momento”.

Los archiveros/as son el motor del cambio en la transformación de los archivos

1 junio, 2016 at 08:08

La adaptación continua es una necesidad en los archivos. Adaptación, transformación, tecnología, transparencia, preservación digital e innovación son palabras que en los últimos años están sonando con fuerza dentro del mundo de los archivos.

Adaptación a un nuevo mundo digital con nuevas reglas y normas en el cual no hay tratar de copiar el mundo físico del archivo. Transformación en los procesos de trabajo y disposición de la información y la documentación. Tecnología como medio y difusión. Transparencia como necesidad ante la sociedad. Preservación digital como uno de los mayores retos de futuro de los archivos. Innovación como método de mejora continua.

Sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia

Sin duda alguna que el 7º Congreso de Archivos de Castilla y León fue un evento que trató de poner a los archivos en su sitio ante las administraciones y la sociedad. Un evento que trató de mostrar la necesidad de los archivos en los procesos de transformación digital y acceso a la información de la ciudadanía. Un evento que enseño la necesidad de los archivos en cuanto a los procesos de transparencia. Un evento que animó a los archivos a estar preparados ante los nuevos retos de futuro.

La transparencia como necesidad real para administración y ciudadanía

La transparencia no es una moda pasajera, es una necesidad que ha venido para quedarse dentro de las administraciones y de las organizaciones. Tampoco es un problema tecnológico su no aplicación, sino más bien es un problema de organización. Y tampoco debe ser un mero trámite, tiene que ser un proceso en el cual se ponga a disposición de los ciudadanos la información que realmente les importa y cuando más les importa.

En el proceso de transparencia organizativa se debe contar con la implicación del personal y, además, ofrecer la información en el lenguaje de la ciudadanía. Porque el derecho a la información (entendible) es un derecho fundamental. Debe haber compromiso por la transparencia, entendido como: tener el conocimiento necesario, las habilidades tecnológicas que se requieren, tener actitud y liderazgo en su puesta en marcha.

Y es que no es posible ser transparentes si no hay una buena gestión documental de archivo. Sin duda que sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia.

Ilusión y trabajo en archivos tras el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet

19 octubre, 2015 at 08:19

El pasado 14 de octubre tuvo lugar el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet y que sirvió para presentar a los asistentes las novedades en las que estamos trabajando y que harán que su trabajo sea más eficiente, fácil y satisfactorio. Novedades como Albalá 7, MediaSearch y ARCE (Archivo electrónico). Además, también sirvió para escuchar de primera mano los requerimientos y sugerencias de mejora de los profesionales que ya están usando nuestras soluciones y que nos ayudan a mejorar nuestros productos para adaptarnos a las necesidades del sector.

Ilusión y trabajo conjunto en el sector archivos

Este primer encuentro es algo que se venía pidiendo desde hace años por parte de los usuarios de archivos y no podíamos dilatarlo más en el tiempo. Teníamos que estar con ellos y realizar un encuentro en el cual vernos las caras y que las organizaciones que trabajan con nuestros productos conociesen a otras organizaciones que también los están usando para comentar formas de utilizar y mejoras a realizar.

Con estos años difíciles que hemos pasado (al igual que muchas otras empresas y administraciones) teníamos que mandar el mensaje de que aquí seguimos (y lo que nos queda) y que seguimos apostando, y desarrollando, productos para archivos. Muestra de ello es la evolución de AlbaláNet a Albalá 7, MediaSearch y el gestor de archivo electrónico, ARCE.

En el mundo de los archivos han llegado nuevas prácticas y hacen que haya un replanteamiento muy grande para archivos y archiveros/as. Nuevos conceptos y metodologías que necesitan nuevas respuestas y herramientas. Sin lugar a dudas, nuevas demandas que se convierten en nuevas oportunidades para tratar el archivo electrónico, la transparencia y la difusión a los usuarios finales.

ARCE: Preservación de documentos y expedientes electrónicos

28 mayo, 2015 at 12:30

La preservación del documento y expediente electrónico es una de las necesidades y a la vez preocupaciones de las organizaciones que están generando ya importantes cantidades de documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica e histórica. Preguntas como ¿Podré recuperar y leer un documento dentro de 20, 30 o 40 años?… en caso de problemas jurídicos, ¿podré presentarlo como prueba ante un juez?… ¿Puedo garantizar la memoria histórica de la organización a través de soportes electrónicos?… ¿Cumplo con los requerimientos de seguridad técnico-jurídica en el archivo de los documentos electrónicos?…

Ahora bien, con ARCE (ARChivo Electrónico) queremos dar respuesta a todo este tipo de preguntas que de forma repetitiva van apareciendo en foros y congresos sobre la materia desde un único programa y servicio… ¿Qué no te hemos presentado aún ARCE?… pues es el momento de que lo conozcas:

ARCE es el programa y servicio de Baratz que permite la preservación de los documentos, expedientes y demás objetos electrónicos a lo largo del tiempo, garantizando que en cualquier momento se podrá acceder a ellos, se podrán leer y se podrá demostrar que son auténticos.

ARCE: Preservación de documentos y expedientes electrónicos

ARCE permite conectarse no solo a productos de Baratz, como AlbalaNet sino a cualquier gestor documental o herramienta de gestión de documentos, expedientes y objetos electrónicos, garantizando una ingesta fácil, con verificación de integridad, autenticidad y validez jurídica. ARCE se basa en estándares abiertos lo que permite la integración con multitud de aplicaciones en ámbitos como la tramitación y gestión de expedientes, la digitalización y proceso de imágenes o la gestión documental.

ARCE soporta distintos modelos de explotación y distribución. La plataforma puede ser utilizada en modalidad in-house, es decir, instalada en el CPD del propio cliente o en modalidad SaaS, como servicio provisto desde Baratz o un proveedor. También se contemplan soluciones mixtas, como la instalación en un tercero de confianza que pueda prestar el servicio al cliente final.

ARCE es una solución escalable que permite la informatización desde pequeños Archivos departamentales hasta el concepto de Red de Archivos, pudiendo adaptar la solución a múltiples formatos de paquetes de ingesta, a procesos de preservación definidos por el usuario y a diferentes tipos de consulta y acceso especializados.