La preservación del documento y expediente electrónico es una de las necesidades y a la vez preocupaciones de las organizaciones que están generando ya importantes cantidades de documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica e histórica. Preguntas como ¿Podré recuperar y leer un documento dentro de 20, 30 o 40 años?… en caso de problemas jurídicos, ¿podré presentarlo como prueba ante un juez?… ¿Puedo garantizar la memoria histórica de la organización a través de soportes electrónicos?… ¿Cumplo con los requerimientos de seguridad técnico-jurídica en el archivo de los documentos electrónicos?…

Ahora bien, con ARCE (ARChivo Electrónico) queremos dar respuesta a todo este tipo de preguntas que de forma repetitiva van apareciendo en foros y congresos sobre la materia desde un único programa y servicio… ¿Qué no te hemos presentado aún ARCE?… pues es el momento de que lo conozcas:

ARCE es el programa y servicio de Baratz que permite la preservación de los documentos, expedientes y demás objetos electrónicos a lo largo del tiempo, garantizando que en cualquier momento se podrá acceder a ellos, se podrán leer y se podrá demostrar que son auténticos.

ARCE permite conectarse no solo a productos de Baratz, como AlbalaNet sino a cualquier gestor documental o herramienta de gestión de documentos, expedientes y objetos electrónicos, garantizando una ingesta fácil, con verificación de integridad, autenticidad y validez jurídica. ARCE se basa en estándares abiertos lo que permite la integración con multitud de aplicaciones en ámbitos como la tramitación y gestión de expedientes, la digitalización y proceso de imágenes o la gestión documental.

ARCE soporta distintos modelos de explotación y distribución. La plataforma puede ser utilizada en modalidad in-house, es decir, instalada en el CPD del propio cliente o en modalidad SaaS, como servicio provisto desde Baratz o un proveedor. También se contemplan soluciones mixtas, como la instalación en un tercero de confianza que pueda prestar el servicio al cliente final.

ARCE es una solución escalable que permite la informatización desde pequeños Archivos departamentales hasta el concepto de Red de Archivos, pudiendo adaptar la solución a múltiples formatos de paquetes de ingesta, a procesos de preservación definidos por el usuario y a diferentes tipos de consulta y acceso especializados.

Los próximos días 28, 29 y 30 de mayo (y coincidiendo con el Fesabid 2015) se celebrará en Lleida el XV Congreso de Archivística de Cataluña y que girará en torno a la necesidad del acceso a la información como derecho del ciudadano, la conservación, la creación de archivos digitales y la preservación digital.

Es por este motivo que el próximo Congreso de Archivística de Cataluña, que tendrá lugar en Lleida el próximo mes de mayo, quiere contribuir a reducir esta distancia y promover un mayor número de iniciativas de preservación digital en el ámbito de los archivos y la gestión de documentos. Y quiere hacerlo a partir de tres ejes de debate:

1. ¿De qué hablamos cuando hablamos de preservación digital? ¿En qué consiste? ¿A quién implica?
2. ¿Dónde puedo ir a buscar soluciones de preservación digital? ¿Que me ofrece el Mercado?
3. ¿Cuál será mi papel cuando haya contratado servicios de preservación digital?

En esos días estaremos en la zona comercial y os podremos hacer presentaciones y demostraciones de nuestros productos de AlbaláNet y MediaSearch. Además habrá una presentación del proyecto llevado a cabo en Terrassa y cuyo objetivo es la preservación de los documentos electrónicos: ARCE.

En las pasadas jornadas internacionales del ICA en Girona (Archivos e Industrias Culturales) tuvieron lugar una serie de encuentros, grupos de trabajo, presentaciones… de muchísimo interés para los profesionales y organizaciones del sector.

Entre estas presentaciones se habló de la experiencia piloto PERPETUA, que a su vez se encuentra dentro de otro proyecto piloto denominado Proyecto Paradís. El objetivo principal del proyecto es la Gestión Documental Integral en todo el Ayuntamiento de Terrassa y el objetivo particular de PERPETUA es la  preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

En dicho proyecto piloto interviene la consultora Kronos como detectora de la necesidad, el Ayuntamiento de Terrassa como receptor del proyecto y del producto, Baratz como empresa con una gran experiencia en el desarrollo del software y conocimiento del mundo de los archivos y su problemática y con la colaboración  ESAGED-UAB y administración puntera en e-documento .

Problemática con la que nos encontramos

Como muchos ya habréis conjugado el verbo sufrir en pasado, presente y algunos lo harán en futuro, nos encontramos con miles de documentos nacidos en formato electrónico y que tenemos que preservar temporal y/o indefinidamente… pero no sabemos ni tenemos un sistema que nos de garantías frente a la pérdida de datos, la legibilidad del documento, acceso al mismo en cualquier momento y la falsificación o repudio de la firma y por extensión del documento.

Además a todo lo anterior hay que sumarle el tener que disponer de un vocabulario de metadatos que nos proporcione información sobre el documento electrónico (y que no heredamos de los documentos físicos), el cambio de transferencia física por la transferencia intelectual (cambio de custodia y responsabilidad; no todas las instituciones optarán por diferentes repertorios), además de la realización de las migraciones de formatos para poder mantener legibles estos documentos (ya no vale con contratar sistemas inteligentes para el control de la humedad o las desinfecciones anuales).