Las empresas son un flujo constante de información y documentación. Elementos de vital importancia y activos estratégicos que garantizan el éxito de las organizaciones. Independientemente del tamaño de dichas compañías, todas tienen documentos, libros, revistas, bases de datos y distintos materiales físicos y online para que el trabajo informativo y de conocimiento se desarrolle de la manera más eficiente. Ingredientes necesarios e imprescindibles que posibilitan el dar forma y crear una unidad de información o biblioteca dentro de las empresas.

No nos referimos a meros almacenes de recursos y libros acumulados (en el mejor de los casos organizados) sin ningún criterio, como bien apunta este artículo. Si no a servicios vivos que aporten información y conocimiento, y, sobre todo, sean capaces de proporcionar valor añadido a los trabajadores de las empresas al cubrir sus necesidades informativo / documentales por el bien de la compañía.

De hecho, grandes organismos y empresas cuentan con sus propias bibliotecas con personal cualificado y experimentado que les ayudan a conseguir sus objetivos. Sobre todo, abundan estas bibliotecas privadas, y claramente bibliotecas especializadas, en sectores como el farmacéutico, el médico y el legal. Y no es algo nuevo, ya en 1992 se hablaba de este tema en una breve nota publicada en la revista El profesional de la información:

En un riguroso estudio realizado durante cinco años por Carol Kleiman en los EUA y que ha resultado en una publicación cuyo título es «Las 100 mejores profesiones a partir de los años 90», durante los próximos 25 años habrá demanda de bibliotecarios y documentalistas, especialmente por parte de las empresas.

El miedo a un problema de seguridad y la falta de conocimiento son los principales motivos por los cuales las empresas de la Unión Europea no hacen uso (o un uso mayor) de servicios de cloud computing. Estos y otros datos están recogidos en la nota de prensa que Eurostat publicó el pasado martes y que analiza el uso de los servicios en la nube por parte de las empresas de la Unión Europea.

El 97% de las empresas de la Unión Europea con 10 o más personas tienen acceso a Internet, pero solamente el 19% utiliza servicios de cloud computing (1 de cada 5 empresas). Las empresas del sector de la Información y la Comunicación son las que mayor uso hacen del cloud computing con un 45%.

En el TOP 3 de países cuyas empresas usan más el cloud computing está formado en primer lugar por Finlandia (51%), Italia (40%) y Suecia (39%). En últimas posiciones está Rumania (5%) y Croacia (6%).

En ocasiones hay una concepción equivocada de lo que es “Oficina Sin Papel”. Son varias las empresas que ofrecen servicios de gestión documental a clientes garantizándoles que les dejarán las oficinas sin ningún documento físico en papel, y hasta ahí todo va bien. Donde viene el equívoco es que ese papel es trasladado a otro lugar y lo que hacen estas empresas es quitar de la vista del cliente los papeles, pero su gestión documental seguirá dependiendo del papel sí o sí. Una oficina que no tenga papeles a la vista no significa que se gestione sin ellos, y por lo tanto ser considerada como “Oficina Sin Papel”.

Desde Baratz no entendemos así a la “Oficina Sin Papel”. Cuando hablamos de ella entendemos que es una organización donde el soporte en papel es historia dando paso al documento electrónico. Desde nuestra empresa fomentamos que gradualmente una organización gestione su negocio sin documentos en papel y que estos pasen a ser documentos en PDF, WORD, o cualquier otro formato electrónico, con validez legal (al tener firma electrónica, garantizar la legibilidad, integridad, autenticidad y accesibilidad) si hiciera falta.

El inconveniente de las empresas que ofertan servicios de “Oficina Sin Papel a la vista” es que la organización sigue siendo dependiente de la necesidad del papel como origen y prueba ante incidencias, conflictos o litigios, lo cual incrementa los costes fijos y crecientes en cuanto a la custodia, conservación, espacio de almacenamiento, destrucción… e incluso la mayoría de ellas aumentan el coste de la digitalización de esos documentos para ser eficiente en la búsqueda, por lo que también se embarcan en la inversión de un Gestor de Documentos Electrónicos. Otros problemas a los cuales se enfrentan estas empresas es qué hacer cuando un proveedor les manda un documento firmado digitalmente, cómo gestionar facturas electrónicas…

Desde Baratz aconsejamos para crear una verdadera Oficina con Gestión Sin Papel hacer una primera inversión… y dejar a un lado (y por lo tanto ahorrándote) todos los costes del papel, impresiones, escáneres, almacenamiento, custodia, destrucción, etc. A medio plazo, e incluso a corto plazo, podrás ver cómo recuperas esa primera inversión y además de ahorrar una buena suma de dinero aumentarás la eficacia y la calidad en la atención de tus clientes y gestión del negocio.