Los bibliotecarios/as deben tener conocimientos básicos en gestión de archivos

15 Febrero, 2016 at 08:05

No son pocas las ocasiones en las cuales los bibliotecarios/as tienen que desempeñar las funciones de un archivero/a dentro de sus bibliotecas u organizaciones. El crecimiento de los archivos / registros y la falta de presupuesto para contratar a un gestor documental (o de necesidad) hace que sean los propios bibliotecarios los que se encarguen de gestionarlos al ser los profesionales que más conocimiento se les presupone de ello.

Bibliotecarios con conocimiento en archivos

Tanto las bibliotecas como los archivos tienen sus puntos en común en la gestión de la información, la documentación, el conocimiento… pero hay puntos que les separan, como puede ser (por citar algunas) la información pública de las bibliotecas frente a la información privada de los archivos, la selección de los documentos de utilidad de las bibliotecas frente a la acumulación de la documentación de una organización de los archivos, los documentos múltiples y repetidos de las bibliotecas frente a los documentos únicos de los archivos, por no hablar de la catalogación de los documentos de manera individual de las bibliotecas frente a la catalogación de la documentación en conjunto y relacionada de los archivos.

Es por ello por lo que nos queremos hacer eco de una publicación del Chartered Institute of Library and Information Professionals (CILIP) en la cual se pregunta, y da las claves, de por qué los bibliotecarios deben tener conocimientos básicos en la gestión de archivos y registros.

El primer punto básico al cual hace referencia dicha publicación es la capacidad que deben tener los bibliotecarios de distinguir entre la gestión de libros y la gestión de archivos. Ambas gestiones son distintas y en cada una de ellas se aplicas técnicas de catalogación y descripción distintas.

Otro punto que se señala es la distinción entre los registros de los archivos y los libros de las bibliotecas. La documentación de los archivos suele ser privada y única, mientras que la documentación de las bibliotecas suele ser múltiple y pública.

Bien es cierto, y se ha de reconocer, que hay una gran relación entre la gestión de las bibliotecas y la gestión de los archivos. Aunque cabe señalar que lo que da valor a los archivos es como se catalogan y describen sus documentos, además de la protección física y técnicas de conservación para cuidarlos del paso del tiempo.

Los principios de la gestión documental del Ayuntamiento de Barcelona

18 Enero, 2016 at 08:08

El Ayuntamiento de Barcelona ha dado un paso al frente en cuento a la instrumentación todo el proceso de gestión documental de su Administración municipal. Es por ello por lo que han elaborado una Política de Gestión Documental con la cual determinar los principios que rigen la gestión integral de los documentos municipales desde su creación (tanto en papel como en electrónico) y en la cual se fijan los instrumentos de gestión y la asignación de roles y responsabilidades para llevarla a cabo.

Según informa la propia página web del Arxiu Municipal de Barcelona:

De esta manera, desde nuestra administración continuamos la línea marcada por la ISO 15489 sobre gestión de documentos y también seguida por otras administraciones públicas que han optado por la creación de un marco general que permita la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de apoyar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se necesite.

Los principios de la gestión documental

Sin duda que es un instrumento necesario en el cual la coexistencia del papel y lo electrónico es una realidad. Una realidad en la cual es necesaria la identificación de instrumentos para la aplicación de los principios (mencionados a continuación) y el establecimiento de responsabilidades para llevarlos a la práctica.

Los archivos no son entidades aisladas… ¡Deben trabajar de manera coordinada!

23 Julio, 2015 at 08:00

Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Los archivos no son entidades aisladas… ¡Deben trabajar de manera coordinada!

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…

Los 10 motivos principales de la necesidad de los archivos en la sociedad

9 Junio, 2015 at 08:27

Si buscas la palabra “archivo” en el Diccionario de la Real Academia Española puede que se quede un poco corta la definición. Es correcta… pero hoy queremos mostraros los motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad. Mostrar su valor y su utilidad tanto para ciudadanos de a pie, como para investigadores. Los archivos son entidades abiertas al público (a su público) y tratan (y consiguen) de hacer que nuestra memoria no nos falle nunca.

El archivero es clave en la sociedad

Lástima que no se le de la importancia que tienen (¡muchísima!) y lástima que en muchas ocasiones (y organizaciones, y juzgados, y empresas…) no se le dé más importancia (o una oportunidad) al archivero / gestor documental. Dejando las penas atrás, y festejando el Día Internacional de los Archivos, compartimos con vosotros los 10 motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad.