Todo lo que se tramita en electrónico, se ha de archivar en electrónico

3 febrero, 2015 at 08:14

Hace un año hicimos un post en el que enfatizábamos la necesidad de que en la administración pública el archivero tenía de estar presente, y quizás más activamente que en el pasado, en la redefinición de su corpus teórico y la adaptación de las técnicas que emplea, acompasando los cambios a la nueva realidad surgida por el avance inexorable de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación.

Es tal el cambio que supone esa nueva realidad en tanto a la relación de los ciudadanos con la Administración Pública que una ley, en principio tan estable, como la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992), necesariamente se transforma. El Consejo de Ministros, en comparecencia del 9 de enero de 2015, ha anunciado dos anteproyectos de Ley (en realidad es la misma ley desdoblada) cuyo fin es conseguir “una administración moderna, ágil, eficiente y transparente“. El Gobierno, en su presentación, ha ido tan lejos como para decir: “La administración será íntegramente electrónica, desaparecerá el papel y estará totalmente interconectada” (lo que no dice, es cuándo). A pesar de la indefinición temporal, se ponen las bases para trabajar con seguridad jurídica.

Archivo es gestión.

Esta noticia nos brinda una estupenda ocasión para recordar que todo lo que se tramita en electrónico, se ha de archivar en electrónico. Un archivo electrónico debe tener como objetivo la preservación, conservación y acceso de los expedientes electrónicos surgidos en la tramitación, pero de una forma segura e “interoperable”. Cabría fijar algún punto difuso en la definición de archivo digital o electrónico:

  • El archivo electrónico debe estar en una plataforma independiente de las plataformas de producción.
  • Debe estar basado en estándares y arquitecturas abiertas (OAIS) para asegurar su perdurabilidad.
  • Deben aplicarse políticas de archivo y no de gestión de sistemas informáticos. Si ha de primar alguna especialidad, es la archivística y no la informática la debe pautar las actuaciones; la informática es el medio del que valerse.

Archivo es gestión. No se trata de arrumbar en un sitio más o menos protegido y bunkerizado, aun con todas las garantías posibles de conservación a través de copias, políticas de seguridad, etc. sino de gestionar con criterios archivísticos los expedientes electrónicos que superen las fases administrativas y probatorias y se seleccionen como fuentes de la historia.

Baratz dispone de una aplicación con estas características que ya está funcionando en fase piloto en dos ayuntamientos. Nuestro sistema de archivo electrónico y de preservación digital garantiza la continuidad del archivo en entornos digitales, sea cual sea la herramienta informática usada en las fases de génesis y tramitación de la documentación. Lo que se incorpora es un paquete de información (SIP) que cumple los estándares al uso dentro de un sistema OAIS.

Imagen cortesía de Shutterstock

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