La gestión y el mantenimiento de las bases de autoridades son tareas fundamentales para garantizar la precisión y la calidad del acceso a la información. Conscientes de esta necesidad, en Baratz nos esforzamos para ofrecer soluciones avanzadas y personalizadas que respondan a los desafíos específicos de cada biblioteca. En esta Cápsula, explicaremos paso a paso cómo funciona el servicio en la nube Z-Authorities, una herramienta esencial diseñada para mejorar y simplificar la catalogación en las bibliotecas.

Mantener una base de datos de autoridades completa y precisa siempre ha sido una prioridad para las bibliotecas, especialmente para el personal bibliotecario encargado de la catalogación. Tradicionalmente, la captura directa de autoridades no era posible, obligando a las bibliotecas a recurrir a fuentes y sitios web externos. Hasta ahora, no existía un servicio en línea para facilitar este proceso; era necesario descargar manualmente las autoridades buscadas desde la base de datos de la Biblioteca Nacional de España y luego cargarlas a nuestro Absys.

Hoy tengo el placer de introducir un nuevo servicio complementario en nuestro Ecosistema de soluciones Absys, alojado en nuestra propia nube: Z-Authorities by Absys. Permítanme mostrarles cómo funciona Z-Authorities by Absys, para que puedan apreciar lo sencillo que es capturar autoridades controladas y de alta calidad directamente en nuestra plataforma.

Cómo funciona, paso a paso, Z-Authorities

Una vez contratado el servicio, desde Baratz modificaríamos Absys para configurar Z-AUTHORITIES del mismo modo en que configuramos otros accesos de Z39.50 bibliográfico, y a partir de ese momento se podría comenzar a trabajar.

La principal diferencia al capturar autoridades y consultar la base es que, además de poder consultar en la base de AUTO antes de añadir una autoridad, también podemos consultar la de Z-Authorities.

La apariencia va a ser muy similar a la de cualquier Z39.50:

Aunque siempre debemos recordar que estamos trabajando en AUTO, y por lo tanto, los campos de búsqueda mostrarán datos de autoridad y no bibliográficos. Y, por supuesto, podemos acceder desde CATA siempre que necesitemos añadir una nueva autoridad:

Si hemos consultado AUTO y nos ha indicado que no existen documentos, podemos pasar a la base de Z-Authorities y trabajar como estamos acostumbrados al capturar registros bibliográficos. Y si queremos añadir a un nuevo autor, como Miguel de Cervantes Saavedra, podemos traer toda la información que ha introducido la Biblioteca Nacional de España.

Si aceptamos a este autor, el proceso ya nos es familiar: se abrirá esta ventana.

Y nos traemos todos los campos que se han catalogado.

Es importante recordar en este punto que funciona como cualquier otro Z39.50; es decir, nos traemos la información tal y como está. Si hay un campo MARC, como puede ser el 377, que indique la lengua y no sea de interés para nuestra biblioteca, podemos eliminarlo. Del mismo modo, si hay un error en la información respecto a lo que tenemos en nuestros registros, se importará tal cual.

Por lo tanto, sería necesario “limpiar” estos campos, simplemente borrandolos. En cambio, si por alguna razón no tenemos un campo, como podría ser un campo MARC local como el 961, simplemente no se capturará ni guardará.

A partir de este momento, vamos a trabajar con las mismas autoridades que tiene la Biblioteca Nacional de España, pero surge una pregunta: ¿qué pasa con todo lo que ya tengo? ¿Tengo que revisarlas una a una? ¿Existen dos niveles de calidad, uno antes de Z-Authorities y otro después?

Para solucionar este problema, Baratz ofrece una carta de servicios que permite realizar diferentes tipos de limpiezas y acciones sobre el catálogo, y en especial sobre las autoridades.

¿Qué podemos hacer para mejorar las autoridades, e incluso enriquecerlas, en nuestra biblioteca?

Para mejorar las autoridades e incluso enriquecerlas, podemos realizar una serie de acciones centradas en la auditoría, normalización y enriquecimiento del catálogo de autoridades. Entre estas acciones, destacan:

1. Identificación de autoridades duplicadas: Se puede facilitar un listado por cada tipo de autoridad T1XX con los duplicados de las mismas, lo que ayuda a limpiar y unificar el catálogo.
2. Clustering o agrupación:Esta técnica es especialmente útil para encontrar todo tipo de errores e inconsistencias en los datos. Funciona a nivel sintáctico, es decir, se enfoca en la composición de los caracteres que forman las palabras, permitiendo detectar y corregir anomalías que no serían evidentes a simple vista. Ejemplos:

«a»Trabajadores - «x»Formación profesional - «z»Madrid

«a»Trabajadores - «z»Madrid - «x»Formación profesional

«a»Valladolid (Provincia). «b»Servicio de Deportes, Consumo y Juventud

«a»Valladolid (Provincia). «b»Servicio de Juventud, Deportes y Consumo

3. Detección de errores de catalogación: Esto incluye el uso de indicadores no válidos, uso inapropiado de subcampos, o la ausencia de subcampos obligatorios. Estas acciones ayudan a asegurar que las entradas en el catálogo cumplen con los estándares de catalogación pertinentes y son completas y precisas.
4. Enriquecimiento de autoridades: Específicamente para autoridades de personas, se pueden añadir campos adicionales para proporcionar información más detallada y útil.

Campo 001 (ID BNE): en todos los registros

Campo 024 (otros identificadores tipo VIAF, OCLC)

Campo 046 (fechas)

Campo 370 (lugar asociado)

Campo 372 (campo de actividad)

Campo 374 (ocupación)

Campo 375 (género)

Campo 377 (lengua asociada)

Campo 400 (formas no aceptadas, que no entren en conflicto con autoridades válidas preexistentes

Campo 678 (reseña biográfica)

Este resumen ofrece una visión general de las mejoras que podemos aplicar a las autoridades, pero os animo a contactar con Baratz para explorar de manera personalizada los tratamientos de datos que podemos realizar para vuestra biblioteca.

Antes de concluir, quiero recordaros que ya hemos hablado en otra ocasión sobre la posibilidad de asociar imágenes a las autoridades, enriqueciendo así el opac de autoridades de manera visual.

Espero que estas diferentes opciones que desde Baratz ponemos a vuestra disposición sean de vuestro interés, ayudando a que el catálogo y sus autoridades estén siempre actualizados y al más alto nivel.

Almudena Gil Fernández

Técnica de Soporte

Imagen superior cortesía de Shutterstock