Comunidad Baratz

El Archivo General del Poder Judicial del Estado de Guanajuato (México) ha implementado en el último año el gestor integral de documentación de archivo Albalá versión 6.3 y la Plataforma de Integración con su Sistema de Control de Gestión.

La Dirección del Archivo General del Poder Judicial es un órgano Administrativo dependiente del Consejo, destinado a la recepción, depósito, resguardo, conservación, ordenación y clasificación de los expedientes y documentos generados por los órganos judiciales y dependencias administrativas del Poder Judicial. Su objetivo es mantener el control de su acervo documental para proporcionar tanto a los órganos generadores de la documentación, como a los solicitantes que son parte de los procesos, un servicio rápido y expedito. Tiene el carácter de Archivo de Concentración ya que alberga documentación semiactiva. El acervo de los años de 2008 al 2017, de más de 1,7 millones de expediente, se divide en Materia Civil y Penal y proviene de más de 170 Juzgados repartidos por todo el Estado (civiles y penales, mixtos, de partido y menores) y 20 Salas del Supremo Tribunal de Justicia.

El proyecto

La implementación del sistema Albalá permite automatizar los procesos archivísticos de descripción, clasificación y búsqueda y recuperación de la documentación custodiada de una forma ágil y rápida. Aparte de las labores de descripción y clasificación, Albalá permite automatizar el resto de tareas archivísticas como son la gestión de las consultas y los préstamos de la documentación, la gestión de los depósitos, la generación de los instrumentos de control archivísticos, por ejemplo. Otro uso y ventaja de Albalá, para los Juzgados y Salas, es que pueden buscar en línea en la interfaz de consulta los expedientes que requieran pertenecientes a su área y solicitar el préstamo con las ventajas que esto conlleva (se registra en el sistema el día del préstamo, el día de devolución, Juzgado o Sala solicitante, se guarda un histórico de los préstamos realizados, etc.).

Toda biblioteca tiene un alto componente social, pero no siempre es explotado al máximo. Es verdad que hay distintas formas de entender ese “social”. Social puede ser la relación de la biblioteca con su comunidad de usuarios, puede ser el espacio para compartir y debatir, o el lugar para conectar con otras personas. Pero hay otra forma de entender lo social de la biblioteca, y es desde el punto de vista de la atención a personas y colectivos vulnerables.

La Fundación Biblioteca Social (presidida por Adela d’Alos) recalca este aspecto comentado anteriormente: “cuando hablamos de «proyectos sociales» nos referimos mayoritariamente a actuaciones dirigidas a los grupos más vulnerables de la sociedad o en riesgo de exclusión, con estrategias cooperativas y participativas con los colectivos a los que nos dirigimos o con los agentes que trabajan”. Y es por ello por lo que han creado un tutorial para que cualquier biblioteca pueda hacer su proyecto para ser una biblioteca pública social e inclusiva.

El objetivo de estas pautas es facilitar a los profesionales de la Biblioteca un marco para la construcción de un verdadero proyecto social. No todas las actividades de las Bibliotecas con o para colectivos con necesidades específicas pueden considerarse verdaderos proyectos sociales. Cuando hablamos de «proyecto social» pensamos en una serie de acciones o servicios que impactan y mejoran las condiciones de los colectivos vulnerables a los que se dirigen.

Las bibliotecas tienen un alto potencial que explorar y explotar en la atención de estas personas y colectivos. Es más, estas personas y colectivos necesitan de bibliotecas preparadas para ser atendidas y no excluidas por la situación en la que se encuentran. Bien es cierto que las bibliotecas les tienen en cuenta, pero también es cierto que muchas bibliotecas necesitan y reclaman ayuda e información para saber cómo abordar a esta tipología de usuarios. Y es ahí donde os queremos dejar la información del “Decálogo Biblioteca Social: 10 medidas con las que resaltar la función social de la biblioteca”.

AbsysNet es una aplicación con amplia capacidad de adaptación a las necesidades específicas de cada biblioteca, facilitando la tarea diaria del usuario bibliotecario y posibilitando la utilización de parametrizaciones diferentes dependiendo de la biblioteca/sucursal, lectores y/o proveedores con los que se trabaje.

Por ejemplo, podemos crear modelos distintos de cartas según el tipo de lector, el idioma o la sucursal…, generar listados y estadísticas con diferentes agrupaciones y campos… En esta cápsula lo que queremos es centrarnos en explicar cómo aplicar 3 de las posibles personalizaciones que permite AbsysNet:

1. Cómo utilizar logos de la institución en los productos impresos.
2. Cómo completar campos por defecto en las plantillas de catalogación.
3. Cómo completar la ayuda del campo 040 con la biblioteca a la que pertenece el usuario bibliotecario.