El acceso a documentación a través de internet se ha convertido, en el mundo conectado en el que vivimos, en uno de los medios imprescindibles para dar a conocer y difundir los fondos documentales de nuestro Archivo. MediaSearch responde a esta necesidad con la creación de un portal web desde donde mostrar el contenido de forma intuitiva y atractiva al usuario; destacando la descripción, los metadatos de los documentos y los objetos digitales que representan.

Pero, en la actualidad, no basta con tener un portal en el que poder consultar la documentación, es importante tener una herramienta que asegure un acceso rápido a la información añadida recientemente. Por ello, además de contar con estadísticas para conocer más a los usuarios, MediaSearch facilita la creación de alertas informativas que permiten recibir correos electrónicos periódicos con las últimas incorporaciones de los temas y búsquedas documentales que nos despierten más interés.

El cierre de los espacios físicos no debe significar el cierre de toda actividad en Archivos, Bibliotecas, Centros de Documentación o empresas. La información y la documentación son la piedra angular para que todo el sistema funcione y no se paralice. Es por eso por lo que es muy importante la digitalización de la documentación, la automatización de procesos y el acceso online a la información y contenidos.

El International Council on Archives (ICA) hace un llamamiento al mundo para recalcar la necesidad de los Archivos y para decirle que siguen funcionando aun estando sus espacios físicos cerrados. Y es por eso por lo que el ICA ha creado un mapa digital para geolocalizar exposiciones en línea, catálogos virtuales, colecciones digitales específicas o proyectos de crowdsourcing llevados a cabo por Archivos. Un mapa digital, al estilo del proyecto Archives World Map, desde el cual cualquier persona puede participar y acceder a los Archivos mientras está en casa.

La mayoría de los Archivos, tanto nacionales como internacionales, han cerrado sus puertas y salas de consulta al público con motivo de la pandemia mundial por el coronavirus (COVID-19). Pero no han cerrado totalmente, ya que sus salas de consulta online siguen abiertas. Los Archivos, como el resto de instituciones, organizaciones y el personal que trabaja en ellas, se encuentran en un periodo de incertidumbre y de adaptación a las nuevas circunstancias intentando centrar sus funciones y actividades hacia los recursos y servicios digitales.

Disponer de sitios web desde los que consultar los fondos del Archivo es un servicio que se está haciendo básico, necesario e imprescindible. Es mucho el trabajo ya realizado, sobre todo de puertas adentro, y la transformación digital sobre la que llevamos ya años cabalgando hace que muchos Archivos puedan disponer online de gran parte de sus fondos documentales, con especial atención y dedicación a la documentación histórica, de gran interés y demanda de los usuarios.