Comunidad Baratz

En la gestión archivística digital, la correcta organización de los documentos es tan importante como su conservación o descripción. El cuadro de clasificación constituye el elemento estructural que articula el archivo, define las relaciones jerárquicas entre los documentos y garantiza su coherencia a lo largo del tiempo. En el sistema Digiarch, el cuadro de clasificación no es solo una herramienta organizativa, sino el eje sobre el que se apoyan la descripción multinivel, el control de accesos y la difusión de la documentación.

El cuadro de clasificación refleja cómo se agrupan los documentos según su procedencia y función, distribuyéndolos en distintos niveles, como fondos, secciones, series y unidades documentales. Esta estructura no solo facilita el trabajo interno de los profesionales del archivo, sino que también resulta fundamental para que los usuarios puedan localizar y comprender la documentación de manera clara y ordenada.

El patrimonio bibliográfico es memoria, investigación, identidad local y también futuro. Digitalizarlo significa abrir puertas para que una persona en un pueblo, un aula o un centro de investigación pueda llegar a manuscritos, incunables, impresos antiguos, prensa histórica, carteles o materiales sonoros sin depender de la distancia. Pero la digitalización no ocurre por inercia; requiere decisiones, recursos y coordinación entre instituciones. Por eso, contar con una fotografía del momento en el que estamos ayuda a priorizar, evitar duplicidades y detectar lo que aún no ha llegado al mundo digital. Y no se trata solo de escanear: también hay que describir, publicar y asegurar que ese acceso se mantenga con el tiempo.

El Grupo de Trabajo para la Estrategia Nacional de Digitalización del Consejo de Cooperación Bibliotecaria ha publicado el «Informe sobre la digitalización del patrimonio bibliográfico en España». Su labor se enmarca en la Estrategia Nacional de Digitalización 2022-2026 y parte de una idea muy práctica: mejorar la recogida de datos para conocer con precisión la situación del país y orientar planes y proyectos. El informe nace de la necesidad de conocer el estado actual, detectar lagunas en contenidos, lenguas y tipologías, y coordinar esfuerzos en digitalización, acceso en línea y preservación a largo plazo. Con ese enfoque, el documento no se queda en lo declarativo, sino que intenta ordenar el terreno para que las decisiones futuras se apoyen en información comparable, sin perder de vista que cada tipo de biblioteca trabaja con realidades muy distintas.

En el trabajo diario de una biblioteca, hay tareas que parecen pequeñas y acaban robando mucho tiempo. Cambiar un número de lector, sustituir un código de barras o corregir un ejemplar mal asignado a un registro bibliográfico son acciones habituales, pero si se hacen «a mano» pueden generar errores y duplicidades. Ahí es donde las transferencias marcan la diferencia: te permiten actualizar identificadores sin perder el histórico asociado (préstamos, datos y relaciones), manteniendo el catálogo ordenado y evitando rehacer trabajo.

Absys permite realizar estos cambios de forma controlada a través de transferencias en distintos módulos del programa. Eso sí, no todo el mundo puede hacerlo. Como ocurre con otras opciones sensibles, depende de los permisos asignados a cada usuario. Si quieres profundizar en este punto, tienes una Cápsula dedicada a ello: Con permiso: las autorizaciones que permiten trabajar en los distintos módulos de Absys. Y un aviso importante: Absys pide confirmación antes de ejecutar la transferencia y, una vez aceptada, no se puede deshacer, así que conviene revisar bien lo que vas a cambiar antes de confirmar.