12 normas fundamentales que debe seguir tu Archivo

22 julio, 2020 at 08:00

La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas repetitivas, mejora la gestión de los procesos documentales y facilita el trabajo en grupo.

En el ámbito de los Archivos encontramos una gran variedad de normas

El Diccionario panhispánico de dudas (DPD) define la normalización como: “Actividad por la que se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividad concreto”, y por otro lado, la AENOR la define como: “Actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: la simplificación, es decir, reducir el número de modelos y de normas, para quedarse únicamente con los más necesarios; la unificación, que permite los intercambios a nivel internacional; y la especificación, que intenta evitar errores de identificación, creando un lenguaje claro y preciso. Para llevarlo a cabo existen diversos organismos partícipes en la elaboración de normas, tanto a nivel nacional como internacional.

Aprende a gestionar los campos fecha utilizando Albalá

6 febrero, 2020 at 08:02

La descripción es la base del trabajo archivístico. Es un proceso continuo que facilita la comprensión de los documentos, tanto de su contexto como de su contenido. Dentro de los atributos de identificación que se cumplimentan durante este proceso, las fechas (de producción o acumulación según la norma ISAD(G)) se convierten en uno de los elementos principales de la entidad documental para asegurar su identificación y contextualización.

La NEDA establece cinco componentes para configurar los elementos fecha durante el proceso de descripción archivística: Tipo de fecha, data crónica, data tópica, calificador y observaciones. La fecha puede descomponerse en año, mes y/o día para facilitar su tratamiento y también, completarse con calificadores o mediante una referencia tópica.

La renovación de Albalá 7. La solución integral para la gestión archivística ya está aquí

3 abril, 2019 at 08:02

Tras mucho esfuerzo, y duros años de trabajo, ya podemos confirmar el lanzamiento oficial de Albalá 7, la nueva versión del gestor integral de Archivos de Baratz. El desafío no ha sido fácil. Renovar una aplicación con una larga trayectoria, tan utilizada en tantos Archivos, responder a las nuevas necesidades documentales, actualizar prácticas y ofrecer una mejor experiencia al usuario, es una tarea titánica.

Albalá se renueva y se prepara para hacer frente a la transformación digital del sector documental y archivístico

Tras muchos años ya en el mercado, y siguiendo un modelo inicial apegado a una práctica archivística más tradicional, Albalá se renueva y se prepara para hacer frente a la transformación digital del sector documental y archivístico. Esta renovación es tanto interna como externa y cubre una triple vertiente:

  • Funcional: la principal novedad funcional consiste en poder gestionar y preservar la documentación electrónica, conjunta o separadamente de la documentación física.
  • Tecnológica: se actualizan las herramientas con las que se ha desarrollado Albalá 7, lenguaje de programación, motor de búsqueda e indexación, base de datos relacional, etc.; todo ello para hacer una aplicación más actualizada y moderna tecnológicamente.
  • Interfaz: se dispone de una nueva interfaz con la que interactuar con el usuario que permitirá que la experiencia de este sea mucho más amigable.

10 cosas que puedes hacer con AlbaláNet y que quizás no sabías

25 marzo, 2015 at 08:14

Con el paso de los años, y de las versiones, AlbaláNET ha ido incorporando una serie de funcionalidades nuevas con el objetivo de satisfacer las necesidades del trabajo archivístico. Algunas dentro del marco legislativo, como la de dar respuesta a la Ley Orgánica de Protección de Datos y otras para responder al cada vez más complejo y variado trabajo con los documentos de archivo.

Estas funcionalidades y novedades han venido marcadas por la necesidad de dar respuesta a un contexto más variado y amplio, tanto funcional como tecnológico, destacando:

  • Dar respuesta al trabajo en archivos de oficina/administrativos (abordar no solo al Archivo Histórico, punto de partida de Albalá).
  • Dar respuesta a los nuevos soportes: documentos digitales.
  • Dar respuesta a nuevas necesidades de  visualización/publicación/difusión de los fondos documentales resguardados.

Luz entre tantas dudas