El sistema archivístico de la Unión Europea está determinado por la organización y el funcionamiento de las tres comunidades que le dieron origen: la CECA (Comunidad Europea del Carbón y del Acero), la CEE (Comunidad Económica Europea) y la EURATOM (Comunidad Europea de la Energía Atómica). Estas tres comunidades se unieron en 1967 bajo la Comisión de la Comunidad Europea.

La Comisión produce y recibe miles de documentos cada año, en papel o en formato electrónico. La gestión eficaz de documentos y las políticas de archivo garantizan la disponibilidad de esta documentación. La política de gestión de documentos de la Comisión, conocida por el acrónimo e-Domec (Archivo Electrónico y Gestión de Documentos en la Comisión Europea), tiene como objetivo garantizar la coherencia de la gestión de documentos en todos los departamentos de la Comisión. 

El sistema archivístico de la Unión Europea lo componen los archivos de la Comisión, del Consejo de Ministros, del Parlamento Europeo, del Tribunal de Justicia y del Tribunal de Cuentas. Cada uno de los organismos e instituciones cuenta con un departamento responsable de gestionar los archivos y los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. 

Los documentos seleccionados para su conservación permanente se transfieren a los Archivos Históricos de la Comisión, que funcionan como archivos intermedios, donde se lleva a cabo su valoración, su selección, su descripción y su expurgo. Transcurridos 30 años, salvo que se trate de materia clasificada, los documentos alcanzan la categoría de históricos y de libre consulta y son enviados a la sede de Archivos Históricos de la Unión Europea, la cual está en Florencia en el Instituto Universitario Europeo.

DLM Forum

El Foro DLM es una comunidad europea de miembros de archivos públicos y partes interesadas en la gestión de archivos, registros e información en toda la Unión Europea. Fue una iniciativa creada por parte de la Comisión Europea en 1997 para fomentar la cooperación en materia de gestión de documentos electrónicos (originalmente las siglas respondían al acrónimo francés de Données Lisibles par Machine – Datos Legibles por Máquina). 

A partir de 2002 se convirtió en un organismo independiente que incorpora miembros de empresas, usuarios, asociaciones, etc. A día de hoy en un grupo muy influyente que elabora normas y directrices en materia de archivo y gestión de información electrónica, entre las más destacadas están MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records), conjunto de requisitos para la organización de archivos electrónicos, lanzada en 2001; MoReq2 de 2008; y MoReq2010, lanzada en 2011.

El DLM Forum celebra reuniones dos veces al año y cada tres años se lleva a cabo una conferencia asistida por el país que ostenta la presidencia de la Unión Europea.

eArchiving

eArchiving es una iniciativa europea para la construcción de una gran red digital de servicios. Es uno de los bloques de CEF (Connecting Europe Facility). Los componentes básicos del CEF ofrecen capacidades básicas que se pueden utilizar en cualquier proyecto europeo para facilitar la prestación de servicios públicos digitales a través de las fronteras. La base de los componentes básicos del CEF son los acuerdos de interoperabilidad entre los estados miembros de la Unión Europea. 

El objetivo de eArchiving es proporcionar las especificaciones básicas, el software y el conocimiento para ayudar a los creadores de datos, desarrolladores de software y archivos digitales a enfrentarse a la administración y la reutilización de datos a corto, medio y largo plazo; de forma sostenible, auténtica, rentable, manejable e interoperable.

Silvia Santos Collado

Consultora en Marketing y Comunicación Digital en Archivos/ECM

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