Los sistemas archivísticos son un conjunto de leyes y normas relacionadas a través de una red de centros y de servicios técnicos. La mayoría de los archivos forman parte de un sistema, no están solos y no existe un sistema archivístico si no existen instituciones u organizaciones que produzcan la documentación procedente de sus funciones.

Según el Diccionario de Terminología Archivística (DTA), un sistema archivístico es: «El conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el personal».

Otra de las muchas definiciones que se pueden aportar, es la de la docente hispalense y teórica de referencia en materia archivística, Antonia Heredia, quien define sistema de archivos como: «Conjunto de actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos, para estructurar la recogida, la transferencia, el depósito, la organización, la descripción y el servicio de los documentos».

La organización de los archivos españoles es fruto de la organización política y social del país. El sistema archivístico español ha tenido un importante cambio en los últimos años y se conforma bajo la Constitución de 1978, es decir, está presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las comunidades autónomas y también por la Ley de Patrimonio Histórico Español, que en su artículo 66 quedan reflejados los sistemas archivísticos.

En 1969 se promulgó el Decreto 914/1969 de 8 de mayo para la creación del Archivo General de la Administración Civil en Alcalá de Henares. Este decreto establece la estructura del sistema archivístico español, puesto que este archivo se configura como el centro sobre el que gira todo el sistema. El artículo 3 de este Decreto dice que toda la documentación que produzcan los ministerios o el Estado, antes de cumplirse los 15 años, saldrá del Archivo Central e irá al Archivo General de la Administración Civil (por lo tanto, es un archivo intermedio) y al pasar 25 años, si no tiene vigencia administrativa, se elimina o pasa al Archivo Histórico Nacional.

El Estado español está estructurado en dos niveles, el estatal y el nivel autonómico. Estos niveles se proyectan en la organización de los archivos: un sistema central, general o estatal y diecisiete sistemas autonómicos.

El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado

El artículo 6 del Real Decreto 1708/2011, del 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, dice que: «El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias, y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos».

El Ministerio de Cultura se define como órgano coordinador del Sistema Español de Archivos y uno de los primeros pasos a destacar es la elaboración de un Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental. El Real Decreto tiene un enfoque triple: modernizar la Administración, mejorando la cooperación entre ministerios, para ello se crea el Consejo de Cooperación Archivística y también se establece la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (órgano interministerial); reforzar la transparencia y la información pública, garantizando así el derecho de la ciudadanía de acceso a los archivos; y facilitar la tarea de investigación a universidades y científicos de diferentes áreas del conocimiento.

Archivos nacionales

1. Archivo General de la Administración

Fue creado en 1858 como Archivo General Central, situado en el palacio arzobispal de Alcalá de Henares, al que durante 80 años remitieron sus documentos los ministerios y otros órganos administrativos. En 1939 fue destruido por un incendio y en 1969 se creó el Archivo General de Administración Civil, como depósito intermedio.

El Archivo General de la Administración (AGA) es, de los seis archivos nacionales, el que conserva nuestra memoria histórica más reciente, puesto que sus fondos son, fundamentalmente, del siglo XX (sobre todo de la segunda mitad), aunque también custodia fondos de la segunda mitad del siglo XIX.

Es el tercer archivo del mundo en lo que a volumen se refiere (lo superan los Archivos Federales de Washington y la Cité des Archives de Fontainebleau), algunas de sus funciones principales son: conservar los documentos transferidos de los archivos centrales de los ministerios; aplicar las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción y relativas a la conservación permanente y a su acceso; llevar a cabo procesos de valoración documental; establecer estrategias que se puedan aplicar para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos; etc.

2. Archivo Histórico Nacional

El Archivo Histórico Nacional fue creado a través del Real Decreto de 28 de marzo de 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes e instituciones eclesiásticas suprimidas a raíz de la desamortización de Mendizábal. En ese momento, el ministro de Fomento y presidente de la Real Academia de la Historia, don Antonio Aguilar y Correa, marqués de la Vega Armijo, solicita que el Archivo se declare público. El Archivo permaneció en las dependencias de la Academia hasta finales del siglo XIX, cuando su sede fue trasladada al Palacio de Bibliotecas y Museos Nacionales, la Biblioteca Nacional, donde ocupó el ala norte hasta su traslado al edificio actual.

La sede actual del Archivo Histórico Nacional fue inaugurada el 13 de octubre de 1953 y fue diseñada y construida de nueva planta para ser archivo. Está situada dentro del complejo de edificios del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. Su estilo está inspirado en la arquitectura escurialense y su autor fue Manuel Chumillas.

Actualmente, se deben transferir a sus depósitos los documentos calificados como históricos. El Archivo Histórico Nacional conserva y custodia la documentación producida y recibida por los organismos que conforman el aparato administrativo del Estado español desde la Edad Moderna, así como otros fondos documentales de instituciones públicas y privadas desde la Edad Media.

3. Archivo de la Corona de Aragón

El Archivo de la Corona de Aragón fue creado en 1318, como decisión soberana de Jaime II de Aragón. Fue el archivo único y central de la Corona desde 1318 hasta 1348, año en el cual las cortes aragonesas de Zaragoza crearon el Archivo del Reino de Aragón (fue refundado en las cortes de Calatayud de 1461). Durante siglos tuvo la consideración de Archivo Real, propiedad estricta del monarca, y hasta 1770 estuvo alojado en el Palacio Real de Barcelona. Allí se custodiaban, junto con las escrituras referentes al Patrimonio Real, los documentos de gobierno y justicia. También ingresaron, por Real Orden, los fondos de algunas casas de la Orden del Temple, archivos confiscados a nobles rebeldes y archivos de patrimonios adquiridos por la Corona. En 1738, la monarquía borbónica le dio el nuevo nombre de Archivo de la Corona de Aragón.

El edificio histórico fue construido con piedra de Montjuïc, entre 1549 y 1557, por Antoni Carbonell. Su origen está en un Decreto de las Cortes celebradas en 1547 por el emperador Carlos V, por el que se crea esta ampliación del Palacio Real Mayor como sede del Virrey de Cataluña.

El Archivo de la Corona de Aragón conserva documentación de los condes de Barcelona y los reyes de Aragón, Valencia y Mallorca (siglos IX-XVII), más los archivos de diversas instituciones civiles y eclesiásticas y archivos privados procedentes de los territorios españoles de la Corona de Aragón (Aragón, Baleares, Cataluña y Valencia), comprendidas entre los siglos X y XX.

4. Archivo General de Simancas

En el último tercio del siglo XV, los Reyes Católicos obtuvieron el castillo construido por parte de la familia Enríquez, en la histórica villa de Simancas (cercana a Valladolid), debido a la política de control de la nobleza y así, pasó a formar parte de la Corona. El 16 de septiembre de 1540, Carlos V ordenó que se llevara a Simancas la documentación real custodiada en Medina, pero el verdadero ejecutor del Archivo de Simancas, consciente de la trascendencia de su proyecto archivístico, fue Felipe II.

En 1572, Felipe II mandó a Juan de Herrera las trazas de lo que fue el primer edificio construido para archivo de la Edad Moderna. En 1588, a través de la firma de la Instrucción para el Archivo Real de Simancas (considerada el primer reglamento de archivos del mundo), se ordenó la transferencia periódica de los documentos producidos por los órganos de gobierno (este procedimiento se mantuvo hasta mediados del siglo XIX).

La etapa de archivo al servicio de la administración finaliza en 1844, cuando, con la llegada del régimen liberal, Simancas se abre a la investigación histórica. A partir de dicha fecha pasa a ser Archivo Histórico. El Archivo General de Simancas guarda toda la documentación producida por los organismos de gobierno de la monarquía hispánica, desde la época de los Reyes Católicos hasta la entrada del régimen liberal. Constituye el fondo documental más homogéneo de la memoria histórica de los siglos XVI al XVIII.

5. Archivo General de Indias

El Archivo General de Indias fue fundado en 1785 por deseo del rey Carlos III, con la idea de reunir en un solo lugar todos los documentos referentes a Indias, hasta entonces dispersos en Simancas, Cádiz y Sevilla. El impulsor del proyecto fue José de Gálvez, secretario de Indias; y el ejecutor fue Juan Bautista Muñoz, cosmógrafo mayor de Indias. Desde 1785 se han ido incorporando los fondos de las principales instituciones indianas: el Consejo de Indias, la Casa de la Contratación, los Consulados de Sevilla y Cádiz, las Secretarías de Estado y de Despacho, hasta convertir el Archivo en el principal depósito documental para el estudio de la Administración española en el Nuevo Mundo.

El arquitecto real, Juan de Herrera, fue el encargado del diseño del edificio cuya construcción se prolongó hasta 1646. También estuvieron a cargo de las obras Juan de Minjares, Alonso de Vandelvira y Miguel de Zumárraga, quienes introdujeron elementos innovadores como el abovedamiento de la planta superior.

El Archivo General de Indias, principalmente, custodia los fondos producidos por las instituciones creadas por la Administración española para el gobierno y la Administración de los territorios ultramarinos españoles. También se conservan otros fondos de instituciones de menor entidad e incluso de particulares relacionados con las colonias españolas en América y Asia.

6. Centro Documental de la Memoria Histórica

El Centro Documental de la Memoria Histórica se encuentra en Salamanca y fue creado en 2007 por Real Decreto 697/2007, con el objetivo de reunir los fondos relativos al periodo comprendido entre 1936 y 1978. Su núcleo documental es el existente en el Archivo General de la Guerra Civil Española, creado por Real Decreto 426/1999 con el fin de conservar sus fondos documentales para la investigación, la cultura y la información.

El Centro Documental de la Memoria Histórica tiene dos sedes: una destinada a funciones administrativas y de investigación, la cual se encuentra en un edificio barroco concebido por Joaquín de Churriguera, que se construyó en 1720 para destinarlo a Casa de Niños Expósitos dependiente del Cabildo de la Catedral; y la otra sede está destinada a actividades de difusión cultural, dispone de biblioteca, salas de exposiciones y salón de actos para conferencias, proyección de documentales, presentaciones de libros y otras actividades divulgativas, esta sede se inauguró en 2015.

El Centro Documental de la Memoria Histórica está formado por los fondos provenientes de los Servicios Documentales de la Presidencia del Gobierno y del Tribunal Especial para la Represión de la Masonería y el Comunismo de la época franquista, así como por los incorporados con posterioridad a 1979.

7. Archivo Histórico de la Nobleza

El Archivo Histórico de la Nobleza se encuentra en Toledo, custodia en la actualidad 243 fondos de archivo que han sido incorporados a través de la compra, la donación o por comodato. Estos archivos comprenden a su vez un número mayor de títulos nobiliarios que se han incorporado a los linajes principales por matrimonio o herencia. En la actualidad se han identificado más de 700 archivos de títulos de nobleza.

El Archivo de la Nobleza ha constituido una sección específica del Archivo Histórico Nacional hasta su creación mediante la disposición adicional tercera del Real Decreto 1708/2011.

8. Archivo de la Real Chancillería de Valladolid

Los orígenes del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid se remontan a las Ordenanzas de Medina del Campo de 1489, por las cuales los Reyes Católicos además de reorganizar el Tribunal de la Real Audiencia y Chancillería, crearon su Archivo. Hasta 1607 no se creó el oficio de archivero, momento a partir del cual comenzaron a ingresar en el Archivo los pleitos, que hasta entonces se encontraban en poder de los escribanos de cámara. El Archivo funcionó como archivo administrativo al servicio del Tribunal de la Real Chancillería hasta 1834.

La Real Chancillería de Valladolid fue una de las primeras instituciones de la Corona de Castilla que contaron con un edificio construido a propósito para servir como depósito de documentos. El Archivo se inauguró en 1682 y albergó la documentación producida por el Tribunal hasta 1973. En ese año se inauguró un nuevo edificio, construido sobre un solar del palacio de justicia que Felipe II mandó edificar en 1572 para ampliar las dependencias de la Chancillería.

El Archivo de la Real Chancillería de Valladolid es un archivo dependiente del Ministerio de Cultura y Deporte y funciona como archivo histórico al servicio de los ciudadanos, de la investigación y de la Administración. Sus objetivos son la conservación, el tratamiento archivístico y la difusión de su patrimonio documental: documentación de carácter judicial, comprendida entre los siglos bajomedievales y el final del siglo XX (es el archivo judicial del Antiguo Régimen más importante conservado en España).

Archivos regionales

1. Archivo  del Reino de Valencia

Ya existía un archivo en el Palacio del Real de Valencia, pero Alfonso V fue el que, en las Cortes de 1419, fundó nuevamente el Archivo Real, al disponer que todos los procesos de Cortes, los registros de la Cancillería y los procesos de la Audiencia Real relativos al Reino de Valencia, se tenían que copiar en libros-registros separados de los de la Corona de Aragón. En 1707, suprimida la vigencia de los fueros valencianos, desaparecieron las instituciones de gobierno autóctono más importantes, que habían dado origen a los archivos que hoy se custodian en el Archivo del Reino de Valencia.

En 1716, Felipe V ordenó agrupar en un solo archivo general la documentación del Real Patrimonio, la Chancillería y la Superintendencia. En 1758, ante el estado de abandono de los archivos, Fernando VI creó el Archivo General del Reino de Valencia para que los seis archivos, propiedad de la Corona, pudieran reunirse en un mismo edificio, pero el intento no llegó a hacerse realidad y los archivos de la Corona continuaron en edificios separados. Hubo que esperar a 1810, cuando el Palacio Real fue demolido, para el traslado forzoso del Archivo del Real, custodiado en el Palacio, a la Casa Profesa de la Compañía de Jesús.

En 1965 fue inaugurada la nueva y actual sede del Archivo, ante las condiciones precarias que ofrecía la Casa Profesa como depósito archivístico. El Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la Administración Civil asignó al Archivo del Reino de Valencia la misión de archivo intermedio respecto de los servicios provinciales de la Administración central. A partir de entonces, se incrementaron los ingresos de fondos documentales estatales de carácter administrativo y de ámbito provincial.

En 1985, el Estado transfirió a la Generalitat Valenciana la gestión del Arxiu del Regne de València, aunque conserva la titularidad de los fondos documentales y del edificio.

2. Archivo del Reino de Galicia

El inicio del Archivo del Reino de Galicia data de la Real Cédula del 22 de octubre de 1775, emitida por Carlos III, cuando se crea el Archivo, asignándole personal y unas normas de funcionamiento. Para ello se construyó un edificio en Betanzos, con el fin de retirar el archivo de los bajos de la Real Audiencia. No obstante, este nunca fue usado porque se decretó el traslado del mismo a La Coruña.

Tuvo sede en el Palacio de la Real Audiencia y en los sótanos del Palacio de Justicia, pero, finalmente, en 1956 fue trasladado a su actual emplazamiento, junto al Jardín de San Carlos. El proyecto fue concebido por Antonio Tenreiro Rodríguez e inaugurado en 1955.

El Archivo del Reino de Galicia es un archivo cuya titularidad pertenece al Ministerio de Cultura y cuya gestión está cedida a la Junta de Galicia desde 1989. Ejerce funciones de Archivo Histórico General de Galicia y de Archivo Histórico Provincial de La Coruña, custodia documentos de ámbito gallego o provincial que producen las administraciones, tanto locales como autonómicas o estatales, cuyo ámbito de actuación es la comunidad autónoma gallega.

3. Archivo del Reino de Mallorca

El Archivo del Reino de Mallorca surge en 1249 y se consolida durante el siglo posterior con el objetivo de reunir la documentación que la Corona estaba generando. Ante esto se constituye el Archivo de la Universidad de la ciudad y Reino de Mallorca, precedente más antiguo y base del actual Archivo del Reino de Mallorca. En el siglo XVII se trasladó el Archivo a la nueva Casa Consistorial que se construyó. En 1715 se firma el Decreto de Nueva Planta de la Real Audiencia del Reino de Mallorca, que planteaba unificar las instituciones de todos los reinos españoles. Se estableció un ayuntamiento al estilo castellano, con un ámbito local.

En el siglo XIX hubo un nuevo cambio en el Archivo, se creó la Diputación Provincial de Baleares, en 1838. El 14 de enero de 1851 se firma una disposición del Ministerio de Comercio, Instrucción y Obras Públicas por la que el Archivo del Antiguo Reino de Mallorca pasa a convertirse en Archivo Histórico de las Baleares. Además, pasa a formar parte del sistema estatal y se convierte en el quinto archivo español que gana la categoría de archivo histórico. Gracias a esto, hubo un aumento en el personal y los servicios y se incrementaron sus fondos, debido a donaciones particulares y la llegada de legajos de otras instituciones públicas. En 1955, el Archivo se volvió a trasladar a un edificio construido como Casa de Cultura, realizado por Gabriel Alomar Esteve y José Ferragut Pou.

Actualmente, la titularidad corresponde al Estado, mientras que la gestión fue transferida a la comunidad autónoma en 1983​ y se rige por un convenio firmado entre el Ministerio de Cultura y la Consejería de Educación y Cultura del Gobierno Balear.

4. Archivo de la Real Chancillería de Granada

El Archivo de la Real Chancillería de Granada nace en 1904, con el traspaso de la custodia del fondo de la Chancillería desde el Ministerio de Gracia y Justicia al de Instrucción Pública y Bellas Artes; y con la incorporación del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos a su servicio desde 1906. Hubo que esperar a 1923 para completar el Archivo, con la incorporación del protocolo del chanciller.

El Archivo de la Real Chancillería de Granada primero estuvo en los bajos del Palacio de la Chancillería, pero por el desbordamiento del río Darro se perdió parte del fondo documental. Desde 1966 el archivo se trasladó a la Casa del Padre Suárez.  

El Archivo recoge 64 fondos y colecciones de diferentes procedencias, la mayor parte de origen público, entre ellos el de la Audiencia Territorial de Granada. El cumplimiento del  Decreto de 24 de julio de 1947 sobre Ordenación de Archivos y Bibliotecas y del Tesoro histórico-documental y bibliográfico le confiere al Archivo el carácter de depósito intermedio a la vez que histórico. Por otra parte, desde 1969 a 1991 desempeñó las funciones de archivo histórico provincial.

El Archivo de la Real Chancillería se transfirió a la administración autonómica por Real Decreto 864/1984, de 29 de febrero, asumiendo la Junta de Andalucía las competencias de gestión del mismo a través de la Consejería de Cultura. La Ley 7/2011 de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, designa al Archivo de la Real Chancillería de Granada como el archivo histórico del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía.

Archivos históricos provinciales

Los archivos históricos provinciales fueron creados a través del Decreto de 12 de noviembre de 1931. Este decreto era conjunto entre los Ministerios de Justicia e Instrucción Pública y fue fruto de la política cultural de la Segunda República. Esta orden disponía la creación de estos archivos en todas las capitales de provincia del país, con el objetivo de concentrar toda la documentación histórica que estuviera dispersa por España en diferentes archivos. Al comienzo de la Guerra Civil solo se habían puesto en marcha unos pocos centros, entre ellos el de Huesca, uno de los más tempranos, que inició su andadura en 1931. Después del conflicto se demoró la puesta en marcha de muchos de los archivos, pero los archivos históricos provinciales se fueron definiendo como una pieza fundamental en la preservación del patrimonio documental.

Mediante el Decreto de 24 de julio de 1947 sobre Ordenación de Archivos y Bibliotecas y del Tesoro histórico-documental y bibliográfico se estatuyó que estos centros recibieran la documentación histórica de audiencias, juzgados y delegaciones de Hacienda. En 1957, una Orden del Ministerio de Justicia les encomendaba la recolecta de la documentación de las Contadurías de Hipotecas, mientras que el Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la Administración Civil, les confiaba la custodia de toda la documentación de los servicios periféricos del Estado de más de quince años de antigüedad.

En la mayoría de los casos se ha transferido la gestión a las comunidades autónomas, aunque el Estado se reserva la titularidad. Los últimos en transferirse han sido los de Álava, Vizcaya y Guipúzcoa. En ocasiones, como ocurre en Madrid o en Orihuela, estos archivos se denominan como Archivos Históricos de Protocolos.

Los sistemas archivísticos de las comunidades autónomas

Cada comunidad autónoma cuenta con su propio sistema de archivos que se encarga de crear leyes, órganos de gobierno y servicios técnicos. Cada una de estas comunidades desarrolla, a ritmo variable, la construcción de su propio sistema de archivos, la primera comunidad en desarrollar su sistema archivístico fue Andalucía.

Cada autonomía presenta competencias y leyes diferentes; estructuran sus sistemas archivísticos coordinando los centros desde un ámbito municipal, provincial y autonómico. Pero hay una serie de elementos comunes: la mayoría depende orgánicamente de la consejería que asume las competencias en materia de cultura; los sistemas están integrados por órganos y centros; todos los centros están integrados por archivos y redes de archivos; todas las comunidades, al igual que los archivos estatales, hacen un uso intensivo de los recursos tecnológicos para la difusión; y todas las leyes contemplan el derecho de acceso de los ciudadanos a los documentos públicos y el fomento y la difusión del patrimonio documental.

Silvia Santos Collado

Consultora en Marketing y Comunicación Digital en Archivos/ECM

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