La preservación del fondo documental en los Archivos

9 septiembre, 2020 at 08:03

William J. Murtagh, el cual ha ocupado un puesto fundamental en el campo de la preservación histórica, expuso en su libro Keeping Time: the History and Theory of Preservation in America: «La preservación pone el pasado a conversar con el presente por un mutuo interés en el futuro». En el marco legal de España, queda plasmada la importancia de salvaguardar el material documental. La Constitución española señala, en su artículo 46, la obligación de los poderes públicos de garantizar la conservación del patrimonio cultural español. La legislación nacional al respecto se desarrolla, más ampliamente, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en las leyes sobre patrimonio de las respectivas comunidades autónomas.

La preservación documental al alcance de Archivos gracias a Albalá y MediaSearch

La preservación y la conservación del fondo documental incluye un conjunto de medidas tendentes a asegurar el buen estado de los documentos. Puesto que, tanto el fondo físico como el digital, se deteriora de forma acelerada debido a diversos factores, como publicamos en el anterior post Las principales causas de degradación de los documentos físicos y digitales.

Este proceso se desarrolla en tres fases: preservar, conservar y restaurar; siendo deseable permanecer siempre en la primera o en la segunda, por eso es necesaria una planificación previa de estos procesos, ya que de lo que se trata es de no tener que llegar a la última fase de restauración, puesto que supone la intervención de los documentos ya dañados.

Según la RAE, preservar es proteger, resguardar anticipadamente a alguien o algo, de algún daño o peligro. Por lo tanto, la preservación es la primera fase y abarca toda clase de actividades económicas y administrativas al servicio de la prevención con el deterioro de los documentos. La preservación trata de mantener la integridad de los documentos en tres sentidos: la integridad física, que es la materialidad del documento; la integridad intelectual, que es el contenido; y la integridad intencional, que es la intención y el fin del documento. La preservación pretende prolongar la vida del documento estudiando todas las medidas posibles: el control de las condiciones medioambientales, la formación del personal que manipula dicho fondo, las medidas preventivas frente a agentes nocivos y los sistemas de volcado de información con medidas de prevención. Por otro lado, conservar, según la RAE, es mantener o cuidar de la permanencia o integridad de algo o alguien. La conservación es la segunda fase del proceso y engloba todas aquellas prácticas relativas a la protección de los fondos, implica tanto adelantarse a los daños (preservación), como curarlos (restauración). Y, por último, la restauración se basa en técnicas y procedimientos encaminados a reparar el daño causado por el uso, el tiempo u otros factores en los materiales de archivos. Al fin y al cabo, la restauración es el resultado de la ineficacia o la ausencia de políticas y programas de conservación preventiva.

Conservación preventiva

La prevención del deterioro debe iniciarse desde la construcción o adaptación del edificio en sí, mediante la correcta distribución de espacios y orientaciones y la adecuada elección del mobiliario (materiales ignífugos, inoxidables, antibibliófagos y aislantes). Para la planificación de medidas protectoras es conveniente recurrir a la consulta de pautas establecidas por organismos nacionales e internacionales competentes, como la Norma ISO 11799:2015, la cual especifica las características de los repositorios utilizados para el almacenamiento a largo plazo de materiales de archivo y biblioteca.

Conservación de la información

La conservación del contenido informativo de los documentos, a través de las técnicas de reproducción, constituye uno de los puntos esenciales del plan de preservación del archivo. Se lleva a cabo mediante diferentes técnicas, como la fotocopia, cuyo uso es frecuente y poco cuidadoso; la microfilmación, que es parecido al material fotográfico y si se usa el de mejor calidad, se asegura un largo periodo de conservación de los originales; y, por último, la digitalización, que permite hacer copias con mucha rapidez conservando una buena calidad de imagen.

Preservación digital

La preservación digital es el conjunto de procesos destinados a garantizar la continuidad de los elementos del patrimonio digital durante el tiempo que se considere necesario. La UNESCO define la preservación digital como: «Procesos destinados a garantizar la accesibilidad permanente de los objetos digitales».

Existen cientos de formatos de archivo que están cambiando continuamente y los profesionales de la información necesitan progresar constantemente con el paso del tiempo. La mayor amenaza para la continuidad digital es la desaparición de los medios de acceso. El objetivo de la preservación de los objetos digitales es mantener su accesibilidad y esto conlleva la puesta en marcha de una serie de estrategias evolutivas.

Los valores esenciales a preservar en un documento electrónico son la fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la identidad de los autores/productores y la capacidad de uso y acceso. La volatilidad de la información digital y su dependencia de los programas informáticos para el acceso y la decodificación hacen que estos valores puedan alterarse por una serie de problemas reales o potenciales: por ejemplo, la obsolescencia tecnológica, debido a la rápida evolución tecnológica, los recursos digitales pueden quedar inutilizables por falta de alguno de los elementos informáticos de su entorno original; la degradación de los soportes, la inestabilidad del soporte, debido tanto a factores internos como a factores externos, puede llevar a la pérdida de la información. Los factores internos se asocian a la composición de los materiales de los soportes ópticos o magnéticos y entre los factores externos destacan las fluctuaciones de temperatura y de humedad, por ejemplo; y por último, otro problema real es el hecho de poder alterar o destruir los datos, debido a errores humanos o al mal funcionamiento de los sistemas, los datos pueden ser eliminados o falseados y también existe el riesgo de que la información se pierda debido a la falta de control de las versiones de un recurso.

La preservación de un fondo tradicional se diseña sobre una base para conservar el material lo más inalterado posible, pero por el contrario, los documentos digitales deben ser modificados y transformados continuamente para que sigan siendo accesibles e inteligibles, se trata de la preservación por alteración, a través de métodos como: el refresco, que es la transferencia de los datos de un soporte a otro nuevo para reducir el riesgo de la pérdida de datos debido a la degradación lógica por el uso y el paso del tiempo. Esta no es una solución contra la obsolescencia tecnológica; la preservación de la tecnología, consiste en el mantenimiento de la máquina con la que fueron creados los documentos, incluyendo software, hardware, etc. No es una solución válida porque con el paso del tiempo, este mantenimiento se dificulta por la falta de avances tecnológicos; la migración, es la estrategia más utilizada hoy en día, consiste en convertir los documentos almacenados a nuevos formatos con el fin de no perder la información que contienen. Se mantienen las características esenciales de los datos, aunque se pueden producir pequeños cambios con el paso del tiempo. Existen diferentes tipos de migración: migración sobre la demanda, migración sobre un formato estándar o migración sucesiva; la emulación, permite simular el comportamiento del software original con el que se crearon los documentos digitales, de tal manera que se pueda utilizar pudiendo prescindir del programa de origen; el replicado (copia de seguridad) está basado en la realización de duplicados de los datos almacenados, pero esta técnica no puede trasladarse a un largo periodo de tiempo; y por último, está la arqueología digital, que es un conjunto de métodos que permite la recuperación de datos dañados, degradados o que son irrecuperables con los métodos actuales debido a una mala conservación, un incorrecto almacenaje o que los sistemas han quedado obsoletos.

OAIS (Open Archival Information System)

La preservación digital es el proceso de garantizar el acceso futuro a archivos y activos digitales, independientemente de que sean versiones digitales o digitalizadas. El proceso garantiza el acceso y el uso de esos archivos incluso cuando los formatos y las tecnologías evolucionan. El modelo de referencia OAIS persigue una doble finalidad: por un lado, conservar la información; y por otro, facilitar a la comunidad el acceso futuro a la misma.

El modelo OAIS es un modelo desarrollado por la NASA, con ayuda de otras agencias aeroespaciales, debido a la preocupación por la conservación de sus datos, al ser conscientes de que algunos errores en la custodia habían ocasionado la pérdida de datos originales. OAIS ofrece una serie de pistas que sirven para estandarizar la forma en que se deben gestionar los materiales a preservar, desde su ingreso hasta el acceso del documento. OAIS identifica las responsabilidades y los componentes de un sistema centrado en archivar documentos digitales: los actores, que son los productores, administradores y consumidores; los objetos procesados, que son los objetos que se pretenden preservar, estos se denominan paquete de información (Information Package) (IP) y en él se incluye el objeto y sus metadatos; el SIP (Submission Information Package) es el paquete tal como llega al depósito procedente de los productores, para ser incorporado al OAIS; el AIP (Archival Information Package), al cual se le añade la información necesaria para su gestión y preservación a largo plazo; y por último, el DIP (Disemination Information Package), que es el paquete de información final, contiene la información necesaria para que el archivero o usuario pueda usarlo.

La preservación documental al alcance de Archivos gracias a Albalá y MediaSearch

Albalá 7 facilita la gestión integral en un entorno web de la documentación de archivo generada y custodiada por una organización, este software permite dar respuesta al archivo electrónico y físico, lo que se conoce como «archivo híbrido». Y la herramienta perfecta para sacar a la luz toda esa documentación digitalizada es MediaSearch, un software de búsqueda que recolecta, a través del protocolo OAI-PMH, toda la información ubicada en distintos repositorios y bases de datos.

Silvia Santos Collado

Consultora en Marketing y Comunicación Digital en Archivos/ECM

Imagen superior cortesía de Shutterstock

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