La finalidad de los Archivos es custodiar, conservar y facilitar el acceso a los documentos, independientemente del formato (físico o electrónico), con el fin de apoyar y acreditar la gestión de la administración, asegurar derechos de los ciudadanos, fomentar la investigación científica, así como el conocimiento del pasado y difundir el patrimonio documental histórico. Para llevar a cabo esta labor, los profesionales del Archivo realizan diversas labores de tratamiento documental que tienen como objetivo su identificación, organización, clasificación, valoración y conservación.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo permiten realizar estas tareas de forma digital y suponen un apoyo fundamental e imprescindible, en la actualidad, en las tareas archivísticas. Apoyo no solamente en la realización del trabajo propio del archivero o documentalista, sino con herramientas de control y de auditoría del propio trabajo que ayuda a los usuarios administradores y responsables del sistema a controlar la actividad y el uso que se hace de él.

Esta funcionalidad de auditoría cobra mayor importancia cuando hablamos del Archivo Electrónico Único, puesto que dota de mayor seguridad y control sobre el uso (altas, modificaciones, eliminaciones, etc.) y el acceso al sistema.

La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas repetitivas, mejora la gestión de los procesos documentales y facilita el trabajo en grupo.

El Diccionario panhispánico de dudas (DPD) define la normalización como: “Actividad por la que se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividad concreto”, y por otro lado, la AENOR la define como: “Actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: la simplificación, es decir, reducir el número de modelos y de normas, para quedarse únicamente con los más necesarios; la unificación, que permite los intercambios a nivel internacional; y la especificación, que intenta evitar errores de identificación, creando un lenguaje claro y preciso. Para llevarlo a cabo existen diversos organismos partícipes en la elaboración de normas, tanto a nivel nacional como internacional.

El fondo bibliográfico y documental, tanto físico como digital, se deteriora de forma acelerada debido a una serie de factores. El material documental es un bien con una vulnerabilidad muy elevada, expuesto a una gran cantidad de amenazas de diferente índole. La conservación preventiva es la única vía para proteger el fondo documental y por ello, cabe destacar la importancia de los Archivos en la conservación y la preservación de la documentación. Ahora bien, ¿cuáles son las principales causas de degradación de los documentos físicos y digitales?

Los factores del deterioro del material documental pueden ser intrínsecos, cuando se corresponden con la propia naturaleza de los materiales. Estos son factores congénitos, como por ejemplo el tipo de papel, la resistencia del formato, etc.; factores extrínsecos, que son aquellos derivados de la manipulación y del entorno. Estos factores pueden ser ambientales, biológicos, circunstancias o factores humanos; también están los factores inducidos por el hombre, que son de los que más afectan al patrimonio bibliográfico y documental; o factores catastróficos.

A lo largo de la historia del cine, los archivos, los documentos y los archiveros han sido elementos empleados para dar respuesta al propio argumento del film. Parte de la trama, en numerosas producciones, se sustenta en documentos, en expedientes, ficheros y en archivos. En ocasiones, en los metrajes, los archivos son lugares físicamente separados de la actividad de la propia institución, y los archivos más representados en el cine son los del Gobierno y las Administraciones Públicas.

Hablar de cine es hablar del arte consistente en capturar, montar y proyectar fotogramas de forma rápida y sucesiva, dando como resultado la ilusión de una imagen en movimiento. Y, por otro lado, la palabra archivo tiene una amplia variedad de acepciones, pero nos vamos a quedar con la que ofrece la Ley de Patrimonio Histórico Español (1985).

«Los archivos son los conjuntos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entiende también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos».