Un documento de Archivo es una expresión testimonial, que tiene un carácter auténtico, objetivo e imparcial; forma parte de un fondo o conjunto orgánico; y es el resultado de una tramitación administrativa o jurídica y del proceso natural de la gestión de una persona o entidad pública o privada en el cumplimiento de sus funciones. Su utilidad se bifurca en dos vertientes: una ligada a los valores primarios (asociada al cumplimiento de los fines de la entidad) y otra vertiente, relacionada con los valores secundarios (resultante del paso del tiempo por la información que puede suministrar desde una perspectiva histórica).

En un estudio de 1982 se recogían más de 120 definiciones del término documento, a las que habría que añadir las generadas desde entonces. Desde el punto etimológico, documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere que significa enseñar, instruir sobre algo, pero esta definición se queda pequeña e imprecisa.

La finalidad de los Archivos es custodiar, conservar y facilitar el acceso a los documentos, independientemente del formato (físico o electrónico), con el fin de apoyar y acreditar la gestión de la administración, asegurar derechos de los ciudadanos, fomentar la investigación científica, así como el conocimiento del pasado y difundir el patrimonio documental histórico. Para llevar a cabo esta labor, los profesionales del Archivo realizan diversas labores de tratamiento documental que tienen como objetivo su identificación, organización, clasificación, valoración y conservación.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo permiten realizar estas tareas de forma digital y suponen un apoyo fundamental e imprescindible, en la actualidad, en las tareas archivísticas. Apoyo no solamente en la realización del trabajo propio del archivero o documentalista, sino con herramientas de control y de auditoría del propio trabajo que ayuda a los usuarios administradores y responsables del sistema a controlar la actividad y el uso que se hace de él.

Esta funcionalidad de auditoría cobra mayor importancia cuando hablamos del Archivo Electrónico Único, puesto que dota de mayor seguridad y control sobre el uso (altas, modificaciones, eliminaciones, etc.) y el acceso al sistema.

La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas repetitivas, mejora la gestión de los procesos documentales y facilita el trabajo en grupo.

El Diccionario panhispánico de dudas (DPD) define la normalización como: “Actividad por la que se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividad concreto”, y por otro lado, la AENOR la define como: “Actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: la simplificación, es decir, reducir el número de modelos y de normas, para quedarse únicamente con los más necesarios; la unificación, que permite los intercambios a nivel internacional; y la especificación, que intenta evitar errores de identificación, creando un lenguaje claro y preciso. Para llevarlo a cabo existen diversos organismos partícipes en la elaboración de normas, tanto a nivel nacional como internacional.

El fondo bibliográfico y documental, tanto físico como digital, se deteriora de forma acelerada debido a una serie de factores. El material documental es un bien con una vulnerabilidad muy elevada, expuesto a una gran cantidad de amenazas de diferente índole. La conservación preventiva es la única vía para proteger el fondo documental y por ello, cabe destacar la importancia de los Archivos en la conservación y la preservación de la documentación. Ahora bien, ¿cuáles son las principales causas de degradación de los documentos físicos y digitales?

Los factores del deterioro del material documental pueden ser intrínsecos, cuando se corresponden con la propia naturaleza de los materiales. Estos son factores congénitos, como por ejemplo el tipo de papel, la resistencia del formato, etc.; factores extrínsecos, que son aquellos derivados de la manipulación y del entorno. Estos factores pueden ser ambientales, biológicos, circunstancias o factores humanos; también están los factores inducidos por el hombre, que son de los que más afectan al patrimonio bibliográfico y documental; o factores catastróficos.