El acceso a documentación a través de internet se ha convertido, en el mundo conectado en el que vivimos, en uno de los medios imprescindibles para dar a conocer y difundir los fondos documentales de nuestro Archivo. MediaSearch responde a esta necesidad con la creación de un portal web desde donde mostrar el contenido de forma intuitiva y atractiva al usuario; destacando la descripción, los metadatos de los documentos y los objetos digitales que representan.

Pero, en la actualidad, no basta con tener un portal en el que poder consultar la documentación, es importante tener una herramienta que asegure un acceso rápido a la información añadida recientemente. Por ello, además de contar con estadísticas para conocer más a los usuarios, MediaSearch facilita la creación de alertas informativas que permiten recibir correos electrónicos periódicos con las últimas incorporaciones de los temas y búsquedas documentales que nos despierten más interés.

El cierre de los espacios físicos no debe significar el cierre de toda actividad en Archivos, Bibliotecas, Centros de Documentación o empresas. La información y la documentación son la piedra angular para que todo el sistema funcione y no se paralice. Es por eso por lo que es muy importante la digitalización de la documentación, la automatización de procesos y el acceso online a la información y contenidos.

El International Council on Archives (ICA) hace un llamamiento al mundo para recalcar la necesidad de los Archivos y para decirle que siguen funcionando aun estando sus espacios físicos cerrados. Y es por eso por lo que el ICA ha creado un mapa digital para geolocalizar exposiciones en línea, catálogos virtuales, colecciones digitales específicas o proyectos de crowdsourcing llevados a cabo por Archivos. Un mapa digital, al estilo del proyecto Archives World Map, desde el cual cualquier persona puede participar y acceder a los Archivos mientras está en casa.

¿Cómo afecta la transformación digital a las organizaciones? ¿Cuáles son los retos presentes y los desafíos futuros a los que se enfrentan? Este artículo pretende abordar esta problemática y poner especial énfasis en aquellas organizaciones que se encuentran en el sector cultural dentro de la Administración Pública, como son las Bibliotecas, Archivos y Museos. Para ello se analizará el informe Fesabid «Las bibliotecas públicas en España: diagnóstico tras la crisis económica» y el informe de Esade «Administración 2030: Una visión transformadora. Propuestas para la próxima década».

La Administración Pública actual en España está sometida a tensiones con diferentes variables que la están afectando a las demandas por parte de los ciudadanos y también al modelo de interacción entre las mismas, debido fundamentalmente a distintas razones como pueden ser:

1. El envejecimiento progresivo de la población, y en consecuencia de los profesionales de la administración que también tienen una tasa de envejecimiento y no reposición preocupante. Entre el 2000 y el 2025 la población de más de 80 años se habrá triplicado.
2. La atomización de la cosa pública que muchas veces dificulta encontrar un camino simple y ágil para tratar al ciudadano con la administración, haciendo que todas las listas de múltiples administraciones concentren en una única voz la posibilidad de interactuar con el ciudadano.
3. La creciente demanda de los servicios públicos siendo los ciudadanos cada vez más exigentes, y también el aumento de los desequilibrios entre los ciudadanos y las administraciones que les dan servicio.

Profundizando en el sector de la Cultura, he seleccionado la parte que corresponde al mundo de las Bibliotecas, Archivos y Museos, el cual sufrió un mayor impacto a nivel de desinversión y disminución en los Presupuestos Generales del Estado entre los años 2010 y 2016. De hecho, de acuerdo al informe Fesabid sobre las Bibliotecas Públicas, varios son los datos que llaman la atención y demuestran este impacto:

La mayoría de los Archivos, tanto nacionales como internacionales, han cerrado sus puertas y salas de consulta al público con motivo de la pandemia mundial por el coronavirus (COVID-19). Pero no han cerrado totalmente, ya que sus salas de consulta online siguen abiertas. Los Archivos, como el resto de instituciones, organizaciones y el personal que trabaja en ellas, se encuentran en un periodo de incertidumbre y de adaptación a las nuevas circunstancias intentando centrar sus funciones y actividades hacia los recursos y servicios digitales.

Disponer de sitios web desde los que consultar los fondos del Archivo es un servicio que se está haciendo básico, necesario e imprescindible. Es mucho el trabajo ya realizado, sobre todo de puertas adentro, y la transformación digital sobre la que llevamos ya años cabalgando hace que muchos Archivos puedan disponer online de gran parte de sus fondos documentales, con especial atención y dedicación a la documentación histórica, de gran interés y demanda de los usuarios.