La necesaria convivencia entre lo físico y lo digital en los Archivos

14 noviembre, 2017 at 08:05

Los Archivos llevan viviendo unos años de cambios constantes. La documentación electrónica se abre paso y debe prevalecer sobre la documentación en papel. Ese es uno de los principales retos a los que se enfrentan desde la Administración Pública. Por suerte hay empresas que trabajan para dar solución a este tipo de problemática y dar respuesta a las necesidades de convivencia entre la documentación física y la digital.

En el 2018 la Administración Pública deberá producir solamente documentación electrónica

Los pasados días 10 y 11 de noviembre tuvo lugar en Mérida el IV Congreso de Archiveros de Extremadura organizado por la Asociación de Archiveros de Extremadura. Desde Baratz patrocinamos dicho evento, junto a otras entidades, como proveedora de soluciones para la gestión automatizada de centros de documentación de archivo y, además, participamos en la misma con la ponencia “Albalá: nuevas soluciones para el Archivo”.

Bajo el título “El futuro de la gestión documental” distintas instituciones públicas y privadas presentaron sus soluciones para la gestión, la preservación y la conservación de la documentación de archivo. Con la vista puesta en la gran transformación en la que vivimos (presente ya y futuro de la profesión y del sector) el eje vertebrador y temático fué el Archivo Electrónico y el cumplimiento de la Ley 39/2015, cuyo plazo cumple en octubre de 2018 y que implica que toda administración pública debe producir ya solamente documentación en formato electrónico abandonando el papel.

Las 10 novedades que llevará Albalá 7 a tu archivo

7 octubre, 2017 at 08:07

Ha pasado tiempo desde la última evolución de Albalá, pero ya os podemos anunciar oficialmente que la nueva versión ve la luz. Albalá 7 llega tras un largo y duro trabajo de todo el equipo de Baratz. Se trata de un importante cambio a todos los niveles: funcional, técnico y estético.

 

Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del archivo físico y del archivo electrónico

Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del archivo, tanto de los documentos y expedientes en papel como, aquí la gran novedad, de los electrónicos, generados y custodiados por una organización en el desempeño de sus actividades, garantizando el ingreso, el almacenamiento, la administración, el acceso y la difusión de los mismos.

Esta nueva versión surge como respuesta a un nuevo y exigente entorno funcional y tecnológico en la gestión de la documentación de archivo y de la transformación digital de la administración. Albalá 7 nace con el doble objetivo:

  1. Renovar la gestión del Archivo Físico con una aplicación más ágil, moderna y sofisticada.
  2. Gestionar la fase de archivo de los documentos y expedientes electrónicos y asegurar su preservación a largo plazo.

En este post trataremos de descubrir cuáles son esas novedades de la versión 7 de Albalá. Aquí un adelanto:

  1. Nueva interfaz.
  2. Descripción.
  3. Herramientas de búsquedas mejoradas.
  4. Ingesta de expedientes y documentos electrónicos.
  5. Firma/Sellado electrónico.
  6. Módulo de Conservación.
  7. Módulo de Preservación Digital.
  8. Multimedia (streaming).
  9. Uso de esquemas de metadatos.
  10. Renovación tecnológica.

Los 9 retos y tendencias a tener en cuenta en los Archivos

19 junio, 2017 at 08:03

Asistimos a un momento de grandes transformaciones donde absolutamente todo está tomando un nuevo rumbo. Todo está siendo sometido a una profunda transformación: la sociedad, el mercado laboral, las herramientas empleadas, nuestra forma de relacionarnos… y lo que lo está cambiando todo es la tecnología. Vivimos en una nueva revolución, una revolución tecnológica y digital. Es la Era de la transformación digital… y ésta también ha llegado (y de qué manera) al mundo de los Archivos.

La revolución tecnológica y digital ha llegado al mundo de los archivos

Esta transformación digital es un reto y un desafío, pero brinda también una oportunidad de innovación a los archivos y a sus actores. Una oportunidad para tomar el protagonismo en la nueva Administración electrónica que va implantándose, y una oportunidad también en relación a la transparencia, la participación y el papel que se le va otorgando a la ciudadanía.

En el contexto de ésta transformación digital, ponemos de relieve aquellos retos a los que (en nuestra opinión) el sector de Archivos está dando ya o debería de dar respuesta en los próximos años.

7 archivos online para conocer un poco mejor nuestra historia

9 junio, 2017 at 08:08

El acceso a los archivos es un derecho fundamental de los ciudadanos. Su apertura hace que las personas puedan localizar documentación de su interés, utilizarla para fines personales o profesionales, e incluso difundirla entre su gente allegada. Y es que los archivos son los que nos hacen conocer un poco mejor nuestra historia y los que hacen que ésta nunca sea olvidada.

Los archivos buscan la visibilidad y difusión global a través de Internet

Nuestra memoria local es custodiada y preservada en archivos. La introducción de la tecnología en dichos archivos es la que ha hecho que dicha memoria local busque una visibilidad y difusión global. Que cualquier persona del mundo pueda acceder al extenso patrimonio histórico documental para que conozca el pasado, y así pueda asentar los conocimientos sobre cómo y quién éramos y entienda el cómo y quiénes somos ahora.

La verdad es que existe un gran número de archivos municipales, provinciales, nacionales… que dan difusión a su patrimonio documental a través de Internet. Hoy nos gustaría dar difusión a unos cuantos en los que pasar horas y horas curioseando e investigando entre documentos históricos, fotografías, carteles y demás documentos cartográficos, gráficos y sonoros. Todos los catálogos online que os vamos a mostrar a continuación tienen una peculiaridad, y es que están creados a través de nuestra herramienta MediaSearch.