PERPETUA: El reto de la preservación de documentos electrónicos

20 noviembre, 2014 at 08:27

En las pasadas jornadas internacionales del ICA en Girona (Archivos e Industrias Culturales) tuvieron lugar una serie de encuentros, grupos de trabajo, presentaciones… de muchísimo interés para los profesionales y organizaciones del sector.

Entre estas presentaciones se habló de la experiencia piloto PERPETUA, que a su vez se encuentra dentro de otro proyecto piloto denominado Proyecto Paradís. El objetivo principal del proyecto es la Gestión Documental Integral en todo el Ayuntamiento de Terrassa y el objetivo particular de PERPETUA es la  preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

En dicho proyecto piloto interviene la consultora Kronos como detectora de la necesidad, el Ayuntamiento de Terrassa como receptor del proyecto y del producto, Baratz como empresa con una gran experiencia en el desarrollo del software y conocimiento del mundo de los archivos y su problemática y con la colaboración  ESAGED-UAB y administración puntera en e-documento .

Documento electrónico

Problemática con la que nos encontramos

Como muchos ya habréis conjugado el verbo sufrir en pasado, presente y algunos lo harán en futuro, nos encontramos con miles de documentos nacidos en formato electrónico y que tenemos que preservar temporal y/o indefinidamente… pero no sabemos ni tenemos un sistema que nos de garantías frente a la pérdida de datos, la legibilidad del documento, acceso al mismo en cualquier momento y la falsificación o repudio de la firma y por extensión del documento.

Además a todo lo anterior hay que sumarle el tener que disponer de un vocabulario de metadatos que nos proporcione información sobre el documento electrónico (y que no heredamos de los documentos físicos), el cambio de transferencia física por la transferencia intelectual (cambio de custodia y responsabilidad; no todas las instituciones optarán por diferentes repertorios), además de la realización de las migraciones de formatos para poder mantener legibles estos documentos (ya no vale con contratar sistemas inteligentes para el control de la humedad o las desinfecciones anuales).

Solución que presenta PERPETUA

PERPETUA es un producto desarrollado basándose en el modelo OAIS  con estándares abiertos para poder transformar documentos en formatos propietarios en no propietarios, ajustándose a las necesidades de nuestros clientes. Posibilita el almacenamiento en repositorios como alfresco, FEDORA, estructura de file system… y cumple con las normativas nacionales e internacionales.

Preservation Planning in Plato

Lo que se pretende que garantice PERPETUA a cada uno de nuestros cliente, independientemente del archivo, empresa … público o privado es:

  • La NO pérdida de contenido.
  • El origen, autenticidad e integración de los documentos.
  • La capacidad de representar cada uno de los documentos en software a cada momento.

Además de contar con un producto de Baratz, empresa que lleva más de 25 años en el sector innovando con cada uno de sus productos.

Os seguiremos informando de la evolución del proyecto y de las soluciones que desde Baratz vayamos aportando a esta problemática que nos afecta a todos.

Elsa Pérez Jiménez
Consultora del área de Archivos y ECM

Imagen cortesía de Shutterstock

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