Tras mucho esfuerzo, y duros años de trabajo, ya podemos confirmar el lanzamiento oficial de Albalá 7, la nueva versión del gestor integral de Archivos de Baratz. El desafío no ha sido fácil. Renovar una aplicación con una larga trayectoria, tan utilizada en tantos Archivos, responder a las nuevas necesidades documentales, actualizar prácticas y ofrecer una mejor experiencia al usuario, es una tarea titánica.

Tras muchos años ya en el mercado, y siguiendo un modelo inicial apegado a una práctica archivística más tradicional, Albalá se renueva y se prepara para hacer frente a la transformación digital del sector documental y archivístico. Esta renovación es tanto interna como externa y cubre una triple vertiente:

• Funcional: la principal novedad funcional consiste en poder gestionar y preservar la documentación electrónica, conjunta o separadamente de la documentación física.
• Tecnológica: se actualizan las herramientas con las que se ha desarrollado Albalá 7, lenguaje de programación, motor de búsqueda e indexación, base de datos relacional, etc.; todo ello para hacer una aplicación más actualizada y moderna tecnológicamente.
• Interfaz: se dispone de una nueva interfaz con la que interactuar con el usuario que permitirá que la experiencia de este sea mucho más amigable.

Módulos de Albalá 7 para la gestión eficaz de los Archivos

Albalá 7 se plantea como una solución integral, es decir, como una suite de componentes de software, un conjunto de aplicaciones o módulos que pueden actuar conjuntamente entre ellos o bien aislados, para satisfacer las necesidades de un Archivo:

• Albala 7 Archivo físico: es el gestor tradicional de centros archivísticos, que incluye las funcionalidades básicas de descripción, gestión de depósitos, consultas y préstamos, módulo multimedia, conservación documental, instrumentos de descripción, etc.
• Albalá 7 Archivo electrónico: este módulo se puede activar en Albalá 7 para disponer del Archivo híbrido o bien funcionar independientemente como Plataforma de Preservación de Archivo Electrónico.
• Plataforma de carga: permite importar en Albalá 7 de forma masiva metadatos y ficheros adjuntos de documentos.
• Plataforma de empaquetado ENI de expedientes y documentos electrónicos.
• MediaSearch para la publicación y acceso web de los fondos documentales

Funcionalidades de Albalá 7 que darán valor a tu Archivo o Centro de Documentación

Albalá 7 seguirá teniendo las funcionalidades básicas ya soportadas en versiones anteriores imprescindibles en un Archivo o Centro de Documentación:

1. Descripción basada en ISAD-G, ISAAR, ISDIAH, NEDA, E-EMGDE, con campos heredables, obligatorios, automáticos o inteligentes, sugerencias y capturas de autoridades, nuevos controles de fechas, nuevos formatos de campos fecha…
2. Consultas y préstamos: gestión de solicitudes de consulta en sala y de peticiones de préstamo, gestión de sala de mesas, incorporación de las solicitudes al calendario de eventos del sistema, gestión de las solicitudes a través de «cesta»…
3. Instrumentos de descripción: guías, inventarios, catálogos, además de etiquetas, cuadros de clasificación, índices, etc.
4. Gestión de depósitos: control de las medidas y las secciones del depósito.
5. Valoración y conservación documental: creación de políticas de valoración documental y aplicación de las disposiciones a través del calendario de conservación (eliminaciones y transferencias).
6. Otros: multimedia, auditoría, Informes y estadísticas, exportación e importación de ficheros Ead y Eac, calendario de eventos…

A lo anterior, se le suman dos bloques funcionales correspondientes a Archivo Electrónico, como:

• Ingesta expedientes/documentos electrónicos: garantiza el ingreso correcto, bajo el modelo ENI de expedientes y documentos electrónicos generados desde otras aplicaciones y sistemas.
• Preservación digital: incluye funcionalidades para garantizar la autenticidad y legibilidad de la documentación a lo largo del tiempo, como detección de obsolescencia y migración de formatos, resellado de expedientes, réplicas de ficheros, detección de duplicación, antivirus, etc.

La suite de productos de Archivos de Baratz permitirá:

• Dar respuesta a la necesidad de disponer de una única aplicación para gestionar el Archivo (físico y electrónico).
• Estar preparado para la transformación digital de la documentación.
• Disponer de herramientas que permitan al Archivo interoperar con otros sistemas informáticos.
• Disponer de un portal web de acceso a la documentación gestionada permitiendo la transparencia y la difusión del patrimonio documental.

Nuestro software permite agilizar, custodiar y gestionar todo el flujo de documentación generada convirtiéndola en un valor añadido en aras de la buena gestión y administración, la transparencia y rendición de cuentas, aumentando la productividad de la organización en materia documental, así como reduciendo los tiempos de respuesta a las consultas y peticiones de documentación tanto a nivel interno como externo.

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