Cada avance tecnológico trae consigo una serie de mejoras para la sociedad, pero también una lista de nuevos términos y conceptos ligados al mismo. Dicha terminología llega rápidamente y trata de hacerse un hueco en el día a día de las personas. Eso sí, con distintos grados de asimilación y conocimiento. De ahí que surjan nuevos diccionarios para facilitar el entendimiento de ciertos vocablos, como es el caso del diccionario sobre la administración electrónica elaborado por Miguel Solano Gadea para la Secretaría General de Administración Digital.

El «Diccionario de conceptos y términos de la administración electrónica», como así se llama este documento, es una recopilación de conceptos y términos que engloban lo estrictamente administrativo y la ‘transformación digital ampliada’ incluyendo la que da soporte a la Administración de Justicia, la sociedad de la información, los contratos públicos, la factura electrónica, el servicio de información inmediata, la firma biométrica, los pagos en diferentes modalidades, el teletrabajo y la telepresencia y hasta procesos aun no regulados como redes sociales, voto, obliteración de documentos, documentos sujetos a condiciones de lectura, etc. Además, incluye todo lo relevante de Transparencia y Buen Gobierno, Protección de Datos, Reutilización de Información del Sector Público, Accesibilidad.

La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas repetitivas, mejora la gestión de los procesos documentales y facilita el trabajo en grupo.

El Diccionario panhispánico de dudas (DPD) define la normalización como: “Actividad por la que se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividad concreto”, y por otro lado, la AENOR la define como: “Actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: la simplificación, es decir, reducir el número de modelos y de normas, para quedarse únicamente con los más necesarios; la unificación, que permite los intercambios a nivel internacional; y la especificación, que intenta evitar errores de identificación, creando un lenguaje claro y preciso. Para llevarlo a cabo existen diversos organismos partícipes en la elaboración de normas, tanto a nivel nacional como internacional.

La descripción es la base del trabajo archivístico. Es un proceso continuo que facilita la comprensión de los documentos, tanto de su contexto como de su contenido. Dentro de los atributos de identificación que se cumplimentan durante este proceso, las fechas (de producción o acumulación según la norma ISAD(G)) se convierten en uno de los elementos principales de la entidad documental para asegurar su identificación y contextualización.

La NEDA establece cinco componentes para configurar los elementos fecha durante el proceso de descripción archivística: Tipo de fecha, data crónica, data tópica, calificador y observaciones. La fecha puede descomponerse en año, mes y/o día para facilitar su tratamiento y también, completarse con calificadores o mediante una referencia tópica.