Sí, el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet se celebrará el próximo miércoles 14 de octubre en Madrid. La finalidad de dicho encuentro será la de informar sobre el plan de desarrollo de productos de gestión archivística en 2016-2017… además trataremos con los asistentes las tendencias del sector, la aparición de nuevas aplicaciones y, cómo no, conocer y responder a las inquietudes de nuestro usuarios. Sin duda que será un encuentro fructífero en el cual aunar y compartir experiencias.

En dicho encuentro intervendrá Juan Repiso (Director General de Baratz) para dar la bienvenida, marcar los objetivos del encuentro, hablar sobre el mercado de archivos en España, además de atender ruegos y preguntas de los usuarios. Seguidamente Francisco Dodero (Jefe de productos del Área de Archivos) y Jesús Casado y Xosé Paz (Departamento Técnico de Baratz) harán el roadmap de Albalá/AlbaláNet y de los nuevos productos como son MediaSeach y Arce (archivo electrónico). Después intervendrá Julián Marquina (Community Manager de Baratz) para hablar de la comunicación social en los archivos del siglo XXI.

Al finalizar estas intervenciones se tratarán los nuevos requerimientos y sugerencias de los usuarios… y para terminar el encuentro sacaremos y compartiremos las conclusiones del mismo.

Sin lugar a dudas que queremos estar cerca de nuestros usuarios y escuchar sus inquietudes sobre su solución tecnológica en sus archivos. Esperamos que este primer encuentro sea el primero de muchos más que están por venir… ¡Segurísimo que sí!

Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…

La evolución de la solución MediaSearch establece un nuevo hito con el acceso conjunto al catálogo del Archivo y de la Biblioteca de la Real Maestranza de Caballería de Ronda. El recolector/buscador MediaSearch, se ha implantado para permitir la búsqueda integrada en dos repositorios: Absys y AlbaláNet, con un modelo de consulta de un único punto de acceso vía web, y con el objetivo de la difusión de los activos archivísticos, bibliográficos y digitales del organismo.

El diseño de la interfaz actúa con el siguiente procedimiento: una vez realizada la consulta simultánea en los dos repositorios, se presenta un listado de los documentos recuperados, los cuales están diferenciados visualmente de forma inmediata a partir de distintos iconos, que indican si el documento pertenece al fondo bibliográfico o al archivístico: para los de la biblioteca,  para los del archivo.