El Archivo Municipal de Burgos ha vinculado las búsquedas de expedientes al Visor Cartográfico del Ayuntamiento. Vinculación que queremos poner en relieve por ser un estupendo y creativo uso práctico de la herramienta MediaSearch para la publicación de sus fondos documentales

Esta nueva funcionalidad, desarrollada por técnicos municipales en colaboración con el archivo, permite realizar búsquedas geográficas de expedientes de obras particulares y públicas, urbanismo y licencias de aperturas depositadas en el Archivo Municipal. [Noticia]

Ni más ni menos trata de vincular la búsqueda de expedientes, y que ya se puede realizar en MediaSearch en base a criterios alfanuméricos, con el visor cartográfico del Ayuntamiento. Se trataría de completar los criterios de búsqueda ya existente con la componente geográfica que en la mayoría de los expedientes está presente mediante el uso de descriptores geográficos (“Lugares”) y que contienen los documentos y expedientes descritos con AlbaláNet y difundidos en web con MediaSearch.

Accediendo al visor cartográfico del Ayuntamiento, se activa la herramienta de “Búsqueda de Expedientes”. El cursor mostrará con una ?, lo que indica que está esperando a que hagamos un clic sobre alguna zona del mapa. Al pulsar sobre alguna de ellas, identifica los expedientes que ya han sido georreferenciados (trabajo que se sigue realizando). Seleccionamos de la lista el expediente que nos interesa y pulsamos “Consultar expediente seleccionado” para visualizar su contenido.

Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…

La evolución de la solución MediaSearch establece un nuevo hito con el acceso conjunto al catálogo del Archivo y de la Biblioteca de la Real Maestranza de Caballería de Ronda. El recolector/buscador MediaSearch, se ha implantado para permitir la búsqueda integrada en dos repositorios: Absys y AlbaláNet, con un modelo de consulta de un único punto de acceso vía web, y con el objetivo de la difusión de los activos archivísticos, bibliográficos y digitales del organismo.

El diseño de la interfaz actúa con el siguiente procedimiento: una vez realizada la consulta simultánea en los dos repositorios, se presenta un listado de los documentos recuperados, los cuales están diferenciados visualmente de forma inmediata a partir de distintos iconos, que indican si el documento pertenece al fondo bibliográfico o al archivístico: para los de la biblioteca,  para los del archivo.