Un escaparate online llamativo, único y convincente puede ayudar a las bibliotecas a atraer a más personas hacia ellas. Junto a la página web, el catálogo online es esa cara visible de la colección de las bibliotecas y uno de los elementos que les permite mostrarse como ellas quieren y desean. En el mundo comercial para aumentar las ventas se utilizan técnicas de escaparatismo, en AbsysNet hemos estudiado la idea y la hemos trasladado a la aplicación. Para ello incorporamos una herramienta que nos permite crear “escaparates” para hacer más visibles los fondos de las bibliotecas, y al que comúnmente le hemos denominado Carrusel de imágenes.

Hace tiempo hablamos sobre el carrusel de portadas, pero vamos a explicar paso a paso cómo crear un escaparate digital al considerar que esta herramienta tiene mucho potencial para las bibliotecas. Ahora bien, para lograr un carrusel de imágenes exitoso, se debe contar con unas premisas básicas: conocer los gustos de las personas usuarias de la biblioteca y el fondo, y saber qué enfoque se quiere dar al centro. 

La finalidad de los Archivos es custodiar, conservar y facilitar el acceso a los documentos, independientemente del formato (físico o electrónico), con el fin de apoyar y acreditar la gestión de la administración, asegurar derechos de los ciudadanos, fomentar la investigación científica, así como el conocimiento del pasado y difundir el patrimonio documental histórico. Para llevar a cabo esta labor, los profesionales del Archivo realizan diversas labores de tratamiento documental que tienen como objetivo su identificación, organización, clasificación, valoración y conservación.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo permiten realizar estas tareas de forma digital y suponen un apoyo fundamental e imprescindible, en la actualidad, en las tareas archivísticas. Apoyo no solamente en la realización del trabajo propio del archivero o documentalista, sino con herramientas de control y de auditoría del propio trabajo que ayuda a los usuarios administradores y responsables del sistema a controlar la actividad y el uso que se hace de él.

Esta funcionalidad de auditoría cobra mayor importancia cuando hablamos del Archivo Electrónico Único, puesto que dota de mayor seguridad y control sobre el uso (altas, modificaciones, eliminaciones, etc.) y el acceso al sistema.

En artículos anteriores se han comentado las diferentes opciones de AbsysNet sobre cómo realizar bibliografías, la posibilidad de sacar partido a las DSI o cómo almacenar consultas para que el lector pueda acceder desde el catálogo a dichos documentos o a las nuevas adquisiciones de la biblioteca. En esta cápsula se va a comentar cómo imprimir o enviar por correo electrónico dichas bibliografías, DSI o consultas al catálogo desde la interfaz de trabajo (u opac) y su posibilidad de configuración por parte de los lectores.

Para realizar estas acciones, existen en la aplicación plantillas dentro de AbsysNet que facilitan la impresión o envío por email de la información de los documentos. Estas plantillas se pueden personalizar para adecuarlas a las necesidades de la biblioteca o al tipo de lector que tenemos en la biblioteca. Si el lector solo quiere una información abreviada de los documentos porque lo que necesita es tener solo una referencia de ellos, se puede añadir nuevos formatos con los campos más relevantes de los libros. Por otro lado, se puede crear otro tipo de plantillas con más campos para investigadores, documentalistas o profesionales que puedan necesitar una información más detallada de los documentos.