Los 10 beneficios de la gestión documental en las organizaciones

22 enero, 2015 at 08:37

Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (Association for Information and Image Management), organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación / ingesta, su gestión, su paso normalizado al archivo, su publicación y, finalmente, su preservación y eliminación, indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.

Siguiendo esta corriente, en los últimos años estamos viendo que son muchos los documentos que nacen ya en formato electrónico y que conviven con los documentos en papel. Su gestión es primordial para cualquier organización para no sumirse en un caos generado por una falta de control y normalización, es decir, la falta de un gestor documental en las empresas. Aún, en los tiempos que corren, hay organizaciones que todavía no tienen un sistema de Gestión Documental y aunque seguiremos unos años con una gestión mixta de la documentación, papel y electrónico, es necesario tener una buena gestión en papel para que se herede este modelo en la gestión electrónica.

Beneficios gestión documental

Desde Baratz, con más de 25 años de experiencia gestionando el conocimiento en más de 25 países, queremos insistir en los múltiples beneficios que tiene inherentes la implantación de un Gestor Documental / Expedientes Electrónicos como BKMplus:

  • Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
  • Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)
  • Ahorro de  Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
  • Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad.
  • Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.
  • Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio. A día de hoy nuestro BKMplus también cumple las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación, incluyendo la que ya es electrónica. (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007)
  • Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con mayor razón. Un buen sistema de gestión documental, como BKMplus, tiene las medidas de solución antes estos riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.
  • Movilidad. La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar. Y el mundo empresarial y documental tampoco escapa a esto, por lo que nuestro gestor documental  ya está desarrollado como plataforma 100% web para poder adaptarse y cumplir con este requisito, pudiendo acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.
  • Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. El veloz ritmo innovador de estas permiten y a la vez impiden la consecución de ese objetivo. Unas de las grandes incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas. La existencia de esta plataforma, y poder contar con ella dentro de tu gestor documental, supondría saber que tu información estará disponible durante todos los años de vida del documento a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en ese tiempo ya que asegurará el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato con el que se conservó.

Una verdadera Oficina sin papeles no tiene papeles dentro ni fuera de sus paredes

1 julio, 2014 at 08:36

En ocasiones hay una concepción equivocada de lo que es “Oficina Sin Papel”. Son varias las empresas que ofrecen servicios de gestión documental a clientes garantizándoles que les dejarán las oficinas sin ningún documento físico en papel, y hasta ahí todo va bien. Donde viene el equívoco es que ese papel es trasladado a otro lugar y lo que hacen estas empresas es quitar de la vista del cliente los papeles, pero su gestión documental seguirá dependiendo del papel sí o sí. Una oficina que no tenga papeles a la vista no significa que se gestione sin ellos, y por lo tanto ser considerada como “Oficina Sin Papel”.

Desde Baratz no entendemos así a la “Oficina Sin Papel”. Cuando hablamos de ella entendemos que es una organización donde el soporte en papel es historia dando paso al documento electrónico. Desde nuestra empresa fomentamos que gradualmente una organización gestione su negocio sin documentos en papel y que estos pasen a ser documentos en PDF, WORD, o cualquier otro formato electrónico, con validez legal (al tener firma electrónica, garantizar la legibilidad, integridad, autenticidad y accesibilidad) si hiciera falta.

Servidor web, archivo sin papeles

El inconveniente de las empresas que ofertan servicios de “Oficina Sin Papel a la vista” es que la organización sigue siendo dependiente de la necesidad del papel como origen y prueba ante incidencias, conflictos o litigios, lo cual incrementa los costes fijos y crecientes en cuanto a la custodia, conservación, espacio de almacenamiento, destrucción… e incluso la mayoría de ellas aumentan el coste de la digitalización de esos documentos para ser eficiente en la búsqueda, por lo que también se embarcan en la inversión de un Gestor de Documentos Electrónicos. Otros problemas a los cuales se enfrentan estas empresas es qué hacer cuando un proveedor les manda un documento firmado digitalmente, cómo gestionar facturas electrónicas…

Desde Baratz aconsejamos para crear una verdadera Oficina con Gestión Sin Papel hacer una primera inversión… y dejar a un lado (y por lo tanto ahorrándote) todos los costes del papel, impresiones, escáneres, almacenamiento, custodia, destrucción, etc. A medio plazo, e incluso a corto plazo, podrás ver cómo recuperas esa primera inversión y además de ahorrar una buena suma de dinero aumentarás la eficacia y la calidad en la atención de tus clientes y gestión del negocio.

BKMplus, una potente solución para la gestión del conocimiento organizacional

12 marzo, 2014 at 08:28

Baratz pone a disposición de las pymes BKMplus, la solución para la gestión integral de los documentos electrónicos en todo su ciclo de vida. Desde su creación (escaneado, carga manual o automática,…) hasta la conservación a largo plazo (módulo de Preservación).

Con BKMplus cada departamento podrá gestionar sus procesos aportando eficiencia y eficacia en la búsqueda y en la recuperación de documentos y expedientes. Podrá buscar por todo el contenido del documento (PDF, Word, Excel,…) y también podrá buscar por sus metadatos (fecha, departamento, autor, cliente,…) BKMplus elimina el tiempo dedicado a la clasificación de la documentación, encuentra de manera rápida los documentos y controla los procesos de trabajo, asegurando en todo momento su ejecución y el correcto funcionamiento de la organización.

BKMplus es la evolución tecnológica de un gestor documental hacia la gestión del documento/expediente electrónico, siendo uno de sus principales objetivos facilitar el paso de la gestión de la documentación en papel a la electrónica.

BKMplus

BKMplus se fundamenta con las siguientes características:

  • Repositorio centralizado de documentación electrónica.
  • Organización y clasificación automática o manual
  • Gestión de procesos (WorkFlows)
  • Búsqueda y recuperación eficaz de documentos
  • Firma electrónica y sellado de tiempo
  • Gestión de usuarios y control de seguridad
  • Gestión de las publicaciones de los documentos
  • Control de versiones
  • Amplias posibilidades de integración con otras herramientas

Con BKMplus ahorras trabajo y tiempo en tu organización

12 febrero, 2014 at 08:12

Para aprovechar las ventajas de los sistemas de información modernos, los documentos deben ser convertidos en datos electrónicos.

Esto generalmente es un procedimiento rápido, rendimiento medido por sólo unos pocos minutos por página. Sin embargo, cuando el volumen se multiplica por miles y miles de documentos, las pequeñas diferencias se convierten en importantes.

En la siguiente tabla se muestra cómo organizaciones con soluciones de gestión documental en la fase inicial de captación consiguen una mayor rapidez, una mejor clasificación y categorización de estos datos y mejoran considerablemente la búsqueda en su biblioteca de documentos electrónicos, para encontrar de forma rápida y exacta lo que necesitaban. (Aberdeen Group, February 2012)

The Impact of Document Management