Ante la avalancha actual del uso de tecnologías en el ámbito de la documentación, se nos presenta a los profesionales de la gestión documental un panorama ciertamente complejo y a la vez apasionante: ¿cómo manejar los documentos de archivo en los nuevos soportes digitales?

Es entonces cuando empiezan los problemas sobre qué debemos considerar como documentos de archivo. ¿Cualquier documento digital? ¿Qué tratamiento hay que darle a un documento de archivo electrónico? ¿Cómo darle un tratamiento archivístico? ¿qué papel juegan los archiveros en este nuevo escenario?

En primer lugar, hay bastante confusión en torno a los conceptos de archivo digital y archivo electrónico. Existe la creencia que digitalizando documentos de archivo en papel o teniendo archivos digitales ya se tienen archivos de documentos electrónicos. Son conceptos que es preciso aclarar, ¿o acaso lo digital no es electrónico y lo electrónico no es digital? Sin embargo, cuando nos metemos en el terreno de la gestión documental si es preciso diferenciar entre ambos conceptos. Entonces, la frontera se hace más visible y el papel que juega el archivero se hace más necesario que nunca y a la vez más difícil.

Hace un año hicimos un post en el que enfatizábamos la necesidad de que en la administración pública el archivero tenía de estar presente, y quizás más activamente que en el pasado, en la redefinición de su corpus teórico y la adaptación de las técnicas que emplea, acompasando los cambios a la nueva realidad surgida por el avance inexorable de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación.

Es tal el cambio que supone esa nueva realidad en tanto a la relación de los ciudadanos con la Administración Pública que una ley, en principio tan estable, como la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992), necesariamente se transforma. El Consejo de Ministros, en comparecencia del 9 de enero de 2015, ha anunciado dos anteproyectos de Ley (en realidad es la misma ley desdoblada) cuyo fin es conseguir “una administración moderna, ágil, eficiente y transparente«. El Gobierno, en su presentación, ha ido tan lejos como para decir: «La administración será íntegramente electrónica, desaparecerá el papel y estará totalmente interconectada» (lo que no dice, es cuándo). A pesar de la indefinición temporal, se ponen las bases para trabajar con seguridad jurídica.

Esta noticia nos brinda una estupenda ocasión para recordar que todo lo que se tramita en electrónico, se ha de archivar en electrónico. Un archivo electrónico debe tener como objetivo la preservación, conservación y acceso de los expedientes electrónicos surgidos en la tramitación, pero de una forma segura e “interoperable”. Cabría fijar algún punto difuso en la definición de archivo digital o electrónico:

• El archivo electrónico debe estar en una plataforma independiente de las plataformas de producción.
• Debe estar basado en estándares y arquitecturas abiertas (OAIS) para asegurar su perdurabilidad.
• Deben aplicarse políticas de archivo y no de gestión de sistemas informáticos. Si ha de primar alguna especialidad, es la archivística y no la informática la debe pautar las actuaciones; la informática es el medio del que valerse.

Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (Association for Information and Image Management), organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación / ingesta, su gestión, su paso normalizado al archivo, su publicación y, finalmente, su preservación y eliminación, indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.

Siguiendo esta corriente, en los últimos años estamos viendo que son muchos los documentos que nacen ya en formato electrónico y que conviven con los documentos en papel. Su gestión es primordial para cualquier organización para no sumirse en un caos generado por una falta de control y normalización, es decir, la falta de un gestor documental en las empresas. Aún, en los tiempos que corren, hay organizaciones que todavía no tienen un sistema de Gestión Documental y aunque seguiremos unos años con una gestión mixta de la documentación, papel y electrónico, es necesario tener una buena gestión en papel para que se herede este modelo en la gestión electrónica.

Desde Baratz, con más de 25 años de experiencia gestionando el conocimiento en más de 25 países, queremos insistir en los múltiples beneficios que tiene inherentes la implantación de un Gestor Documental / Expedientes Electrónicos como BKMplus:

• Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
• Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)
• Ahorro de  Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
• Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad.
• Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.
• Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.
• Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio. A día de hoy nuestro BKMplus también cumple las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación, incluyendo la que ya es electrónica. (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007)
• Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con mayor razón. Un buen sistema de gestión documental, como BKMplus, tiene las medidas de solución antes estos riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.
• Movilidad. La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar. Y el mundo empresarial y documental tampoco escapa a esto, por lo que nuestro gestor documental  ya está desarrollado como plataforma 100% web para poder adaptarse y cumplir con este requisito, pudiendo acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.
• Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. El veloz ritmo innovador de estas permiten y a la vez impiden la consecución de ese objetivo. Unas de las grandes incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas. La existencia de esta plataforma, y poder contar con ella dentro de tu gestor documental, supondría saber que tu información estará disponible durante todos los años de vida del documento a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en ese tiempo ya que asegurará el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato con el que se conservó.