AbsysCloud es un servicio de Baratz que ofrece una alternativa a la instalación tradicional de Absys en los servidores propios del cliente, liberando de carga de trabajo a los departamentos de informática y mejorando la eficiencia en la resolución de incidencias. Al estar alojada en la nube, la aplicación garantiza un entorno seguro certificado, actualizaciones continuas y automáticas, y beneficios adicionales como descuentos en otros servicios del ecosistema Baratz. Este modelo SaaS no solo optimiza la gestión y mantenimiento de la biblioteca, sino que también proporciona una experiencia mejorada tanto para los usuarios finales como para los administradores.

Como sabéis, para el funcionamiento de Absys, la aplicación precisa de un servidor donde se instala, una base de datos relacional donde se guardan y gestionan los datos de la biblioteca, y un servidor de páginas para su publicación, permitiendo así la interacción con la aplicación. Además, es necesario que los departamentos de informática realicen labores de mantenimiento de estos elementos, gestionen la seguridad en red y realicen las copias de seguridad. La complejidad de estas tareas está relacionada con el tamaño de la institución y la biblioteca.

Desde hace unos años, Baratz ofrece una alternativa a la instalación en los servidores propios del cliente, liberando de carga de trabajo a los informáticos de la institución, quienes gestionan otras muchas aplicaciones. Esta alternativa permite trabajar con Absys en modo SaaS en una instalación de nuestra nube: AbsysCloud.

Esta modalidad SaaS es un modelo de distribución de software que pone la aplicación a disposición del cliente a través de internet. El proveedor se encarga de su desarrollo, mantenimiento, seguridad, actualizaciones del software y copias de seguridad. Las aplicaciones están alojadas en servidores centralizados en la nube.

Este servicio de Baratz es adecuado para cualquier tipo y tamaño de biblioteca, ofreciendo un entorno de trabajo propio y seguro de Absys, con todas sus funcionalidades y prestaciones adicionales para la gestión de la biblioteca y sus fondos. Esto proporciona el mejor servicio tanto a los usuarios internos como a los lectores que hacen uso de ella.

Para el usuario final que trabaja con la aplicación o la utiliza, la forma en que está montada la aplicación es transparente. Sin embargo, para los administradores o responsables del servicio de la biblioteca, no lo es tanto. Ellos deben organizarse y ponerse en contacto con varios departamentos para resolver incidencias o realizar cualquier mantenimiento o actualización de la aplicación.

Beneficios técnicos y prácticos de una instalación en AbsysCloud

1. Mejora en la resolución de incidencias con AbsysCloud

En los últimos años, los accesos a los servidores a los que prestamos servicios desde asistencia se han ido actualizando y complicando. Hemos implementado nuevas normas de seguridad, aplicaciones de conexión VPN y métodos de doble autenticación para acceder a las redes de los clientes. En algunos casos, también dependemos de la disponibilidad de los informáticos para que nos habiliten el acceso personalizado, lo que a veces provoca demoras en la resolución de incidencias.

Por otro lado, los usuarios deben seguir protocolos internos, como abrir un ticket con su CAU, para informar de una incidencia con Baratz. Esto puede ser necesario si necesitamos acceder o realizar algún cambio de configuración en la aplicación.

Con la instalación en AbsysCloud, los usuarios responsables o coordinadores de la red solo tendrán que iniciar directamente una incidencia con Asistencia Técnica. Si la solución requiere realizar alguna comprobación o cambio en el servidor, el acceso directo a los servidores que tenemos en AbsysCloud facilita y acelera los tiempos de resolución.

2. Reducción de la carga de mantenimiento para coordinadores y técnicos

Los coordinadores y técnicos responsables pueden despreocuparse de los procesos de mantenimiento (actualización de los ejemplares y autoridades, la reorganización de las bases de datos, la generación de cartas, etc.), de las tareas automáticas y de las copias de seguridad.

Para el correcto funcionamiento de la aplicación y la optimización de las bases de datos, es necesario ejecutar tareas nocturnas de mantenimiento y controlar que se completen correctamente.

Al estar la aplicación en nuestro AbsysCloud, nosotros nos encargamos diariamente de verificar que estas tareas se hayan completado correctamente. Si detectamos algún problema, lo solucionamos de inmediato, incluso antes de que el usuario se percate. También nos encargamos de comprobar el funcionamiento de otras tareas automáticas, como el envío de cartas a los lectores, y de las copias de seguridad de Absys y de los datos.

3. Entorno seguro certificado para las aplicaciones de Baratz

Estar en un entorno seguro certificado implica cumplir con normas y estándares que verifican el acceso a las aplicaciones del ecosistema de Baratz.

Contamos con la certificación del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y cumplimos con dichas normas de seguridad. Esto nos permite realizar otras tareas necesarias que benefician a nuestros clientes, como mantener actualizados los servidores donde se alojan las aplicaciones, garantizando que siempre estén en la última versión.

Un ejemplo práctico de esto es cuando una versión del sistema operativo de uno de nuestros servidores está próxima a ser descatalogada y dejará de ser mantenida y actualizada. En tal caso, nos encargamos de trasladar las aplicaciones alojadas en ese servidor de AbsysCloud a otro servidor con soporte actualizado para certificar la seguridad. Solo contactaremos con los coordinadores de la biblioteca para coordinar el mejor momento para realizar todas las tareas relacionadas con este cambio.

4. Actualizaciones continuas y coordinación en AbsysCloud

Relacionado con lo anterior y en cumplimiento con las normas del ENS, los técnicos de asistencia tenemos el compromiso de actualizar los binarios de las versiones de Absys cuando se producen cambios o se resuelven errores dentro de una versión. Gracias a nuestro acceso directo a los servidores, podemos realizar estos cambios sin afectar al trabajo de los usuarios, eligiendo el momento más oportuno y notificando a los responsables del servicio una vez realizado.

Para un mejor control del servicio técnico de los entornos, es fundamental que todos los sistemas estén en las mismas condiciones y con las últimas versiones de los binarios. Esto garantiza un entorno uniforme y actualizado, facilitando la gestión y resolución de incidencias.

5. Actualización obligatoria y coordinación de versiones en AbsysCloud

Enlazando con el punto anterior, cuando se liberan nuevas versiones de Absys, tenemos el compromiso de informar a los coordinadores de las bibliotecas y proponer la actualización a la última versión, acordando con ellos el mejor momento para realizarlo.

En el caso de las instalaciones en AbsysCloud, estamos obligados a actualizar a la última versión 2.4 de Absys, ya que esta versión incluye la funcionalidad de seguridad de doble autenticación estipulada por el ENS. Todos los entornos que gestionamos en la nube deben cumplir con esta norma, garantizando así un entorno seguro y actualizado.

6. Beneficios adicionales y descuentos en servicios del ecosistema Baratz

Por último, al estar en AbsysCloud, la institución puede beneficiarse de descuentos al contratar otros servicios del ecosistema de Baratz, como Z-Authorities, Contact u ODA. Estos servicios enriquecen las funcionalidades de la biblioteca, ofreciendo ventajas adicionales que mejoran la gestión y operación diaria de la misma.

Si necesitáis profundizar más sobre este servicio de AbsysCloud, no dudéis en poneros en contacto con el servicio de Soporte Técnico de Baratz.

Agustín Montes Hernández

Técnico de Soporte de Bibliotecas

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