En la gestión archivística digital, la correcta organización de los documentos es tan importante como su conservación o descripción. El cuadro de clasificación constituye el elemento estructural que articula el archivo, define las relaciones jerárquicas entre los documentos y garantiza su coherencia a lo largo del tiempo. En el sistema Digiarch, el cuadro de clasificación no es solo una herramienta organizativa, sino el eje sobre el que se apoyan la descripción multinivel, el control de accesos y la difusión de la documentación.

El cuadro de clasificación refleja cómo se agrupan los documentos según su procedencia y función, distribuyéndolos en distintos niveles, como fondos, secciones, series y unidades documentales. Esta estructura no solo facilita el trabajo interno de los profesionales del archivo, sino que también resulta fundamental para que los usuarios puedan localizar y comprender la documentación de manera clara y ordenada.

Las bibliotecas y archivos digitales son, por sí mismos, una forma eficaz de mostrar las obras o colecciones del catálogo que cuentan con objetos digitales, ya sean nacidos digitales o procedentes de procesos técnicos de digitalización. Sin embargo, a medida que estos portales crecen, surge una nueva necesidad: seleccionar y agrupar determinados contenidos que puedan tener un interés específico para los usuarios. En esta Cápsula veremos cómo la funcionalidad de gestión de áreas en Digibib y Digiarch permite crear agrupaciones de registros según criterios definidos, con múltiples aplicaciones: desde la creación de repositorios y micrositios hasta la organización interna de colecciones digitales.

A medida que se incrementan las colecciones digitales, también lo hace la necesidad de organizarlas de manera flexible, coherente y reutilizable. No se trata solo de disponer de un fondo digital accesible, sino de poder crear agrupaciones específicas que respondan a distintas estrategias: visibilidad institucional, temáticas destacadas, aniversarios, exposiciones virtuales o proyectos de digitalización anual. Contar con una herramienta que permita construir estos conjuntos de forma estructurada y sin duplicar registros se convierte en una enorme ventaja para cualquier biblioteca o archivo digital.

La Archivística surge como ciencia a principios del siglo XIX, ligada al desarrollo teórico del principio de procedencia. La Archivística es la ciencia que se ocupa de los archivos, es decir, la ciencia que se ocupa de los conjuntos orgánicos de documentos y su objetivo es establecer la doctrina científica de formación, de organización, de conservación y de utilización de los archivos. 

El Diccionario de Terminología Archivística español dio, en 1993, la siguiente definición sobre Archivística: «Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos».

Existen otras ciencias (Diplomática, Paleografía, Sigilografía, etc.) que también se ocupan de los documentos de archivos, pero de forma distinta que la Archivística. La Archivística necesita recurrir a otras ramas del conocimiento para alcanzar sus objetivos.