Las bibliotecas y archivos digitales son, por sí mismos, una forma eficaz de mostrar las obras o colecciones del catálogo que cuentan con objetos digitales, ya sean nacidos digitales o procedentes de procesos técnicos de digitalización. Sin embargo, a medida que estos portales crecen, surge una nueva necesidad: seleccionar y agrupar determinados contenidos que puedan tener un interés específico para los usuarios. En esta Cápsula veremos cómo la funcionalidad de gestión de áreas en Digibib y Digiarch permite crear agrupaciones de registros según criterios definidos, con múltiples aplicaciones: desde la creación de repositorios y micrositios hasta la organización interna de colecciones digitales.

A medida que se incrementan las colecciones digitales, también lo hace la necesidad de organizarlas de manera flexible, coherente y reutilizable. No se trata solo de disponer de un fondo digital accesible, sino de poder crear agrupaciones específicas que respondan a distintas estrategias: visibilidad institucional, temáticas destacadas, aniversarios, exposiciones virtuales o proyectos de digitalización anual. Contar con una herramienta que permita construir estos conjuntos de forma estructurada y sin duplicar registros se convierte en una enorme ventaja para cualquier biblioteca o archivo digital.

La Archivística surge como ciencia a principios del siglo XIX, ligada al desarrollo teórico del principio de procedencia. La Archivística es la ciencia que se ocupa de los archivos, es decir, la ciencia que se ocupa de los conjuntos orgánicos de documentos y su objetivo es establecer la doctrina científica de formación, de organización, de conservación y de utilización de los archivos. 

El Diccionario de Terminología Archivística español dio, en 1993, la siguiente definición sobre Archivística: «Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos».

Existen otras ciencias (Diplomática, Paleografía, Sigilografía, etc.) que también se ocupan de los documentos de archivos, pero de forma distinta que la Archivística. La Archivística necesita recurrir a otras ramas del conocimiento para alcanzar sus objetivos.

La historia de la Archivística se caracteriza por la limitada cantidad de monografías que la tratan. Así como los archivos y los documentos sí tienen una existencia clara y de larga duración, la ciencia que los estudia es bastante reciente y su perfil ha sido peor definido a lo largo del tiempo.

Los documentos tienen unos inicios que se trasladan a los orígenes de la escritura y respecto a la Archivística, los diferentes autores que han tratado esta cuestión señalan el siglo XIX como el periodo en el que ve la luz. La enunciación del principio de procedencia por parte de Natalis de Wailly, en 1841, es el punto de arranque de la Archivística.