Cuando una biblioteca o archivo se lanza a Internet debe saber a qué personas se va a encontrar. Cuáles son sus preferencias en el uso de Internet, qué redes sociales son sus favoritas, cuánto tiempo pasan navegando, qué hacen cuando se conectan, qué necesidades formativas pueden necesitar… Sin duda que son una serie de pistas que harán que tanto las bibliotecas como los archivos conozcan mejor a las personas.

Y es que recientemente han salido publicados los resultados de la 18ª encuesta a usuarios de Internet que la Asociación para la Investigación de Medios de Comunicación (AIMC) realiza anualmente.

Destacar que casi todo el mundo tiene un smartphone y/o un portátil. De hecho 9 de cada 10 personas en España tienen un smartphone y 8 de cada 10 un portátil. Dispositivos que superan al ordenador de sobremesa y a la tablet. Hecho que no hace más que confirmar a bibliotecas y archivos que la movilidad de los internautas (de sus usuarios) es un hecho. Quieren conectarse desde cualquier lugar y en cualquier momento. Nada nuevo que no se sepa ya de antes.

También a destacar que el 34,1% de los internautas dispone de un lector de libros electrónicos. No está nada mal el potencial de posibles usuarios de préstamo electrónico para las bibliotecas. Y teniendo en cuanta que son internautas pues qué mejor que llegar a ellos a través de los medios digitales y resultados en los buscadores. Comentar que es una lástima que no hayan indagado un poquito más en el tema de la lectura digital y saber el provecho que le sacan dichas personas a sus lectores de libros electrónicos.

El navegador preferido de los internautas es Google Chrome (bibliotecas y archivos tened preparados vuestros ordenadores e instalarlo) y Whatsapp es el servicio de mensajería instantánea favorito de los internautas… quizás haya llegado el momento de lanzarse y comunicarse con los usuarios a través de este medio.

Tampoco hay que dejar de mirar al 77,2% de los internautas que son usuarios activos de las redes sociales (sobre todo de Facebook, Twitter e Instagram). Aunque sí que es cierto que las bibliotecas y archivos tienen que trabajarse mucho los contenidos que comparten porque el 51,1% de las personas solamente dedican a las redes sociales 15 minutos. Tienen que llamar la atención sobre sus amigos y sobre las grandes marcas.

Por otro lado hay un 40,1% de los internautas (cifra que crece cada año) que plasma sus opiniones y comentarios en Internet. Las bibliotecas y archivos tienen que estar muy atentas a esas opiniones sobre su servicio. ¿Y por qué?… porque para el 50,9% de los internautas las opiniones en Internet les crean gran confianza (vengan de quien vengan)… también es verdad que hay un 29,2% que consultan dichas opiniones pero que no les inspiran mucha confianza.

Por último mencionar el crecimiento del porcentaje de personas que han escaneado códigos QR en el último mes. Un 39,7% lo hicieron. Quizás haya llegado el momento de incorporar dichos códigos QR a los registros del catálogo de la biblioteca o de poner alguno más en las estanterías, en las entradas, en el mostrador…

Desde hace poco tiempo la prestigiosa Escuela Bancaria y Comercial de México custodia, organiza y gestiona su Archivo Histórico con el software de gestión integral de documentación de archivo AlbaláNet.

Con sede central en México DF, el Archivo Histórico de la Escuela Bancaria y Comercial es depositario de la historia y el patrimonio que la institución ha construido a lo largo de sus 87 años de vida. La EBC fue fundada el 10 de marzo de 1929 y desde entonces ha sido una institución privada de educación superior especializada.

Durante 2007 se creó el proyecto del Archivo Histórico de la EBC (AHEBC) con miras a realizar una reflexión sobre el origen, devenir de la Escuela y su relación con la banca mexicana y los despachos contables a lo largo del siglo XX. Las labores inaugurales requirieron casi un año de trabajo, en el que se recopilaron materiales de todas las áreas que componen la administración institucional, así como donados por integrantes de la comunidad, profesores, alumnos y ex alumnos; éstos últimos de generaciones graduadas desde principios de la década de 1930 hasta los egresados más recientes. De igual forma, se concibió un cuadro clasificación que respondiera al peculiar crecimiento de la EBC, que se caracteriza por un dinámico y constante movimiento desde 1990.

Las temáticas contenidas en los acervos de AHEBC, abrevan en la historia del México moderno y en la reconstrucción de la banca; abundan en la historia de la educación privada en nuestro país, particularmente, en la transformación de la carrera de contabilidad y los estudios comerciales a lo largo del siglo XX. De manera muy afortunada, cuenta con fondos procedentes de los archivos personales de dos de los fundadores de la institución que contienen valiosa información histórica que va desde mediados del siglo XIX: el Ing. José Luis Osorio Mondragón y el C.P. Alejandro Prieto Llorente.

Hablar en la actualidad de Administración Electrónica es ya una realidad. No se ve tan utópico, tan inalcanzable como hace apenas unos años. Y hasta hace muy poco, se hablaba mucho de Administración Electrónica pero poco de archivo electrónico, olvidando un tanto que la documentación producida por una administración en el desempeño de sus funciones (sobre todo si es de la administración pública) no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que gestionar al completo su ciclo de vida.

Esta nueva necesidad está transformando al profesional del archivo e incluso introduciendo a su actividad en un nuevo horizonte…con muchas incógnitas y desafíos aún, pero indudablemente en un nuevo horizonte.

Aunque de forma lenta y paulatina, la Administración se está dotando de las herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales en su fase de creación. Estas herramientas de producción documental, están generando  documentación sobre la que hay que actuar desde el inicio para asegurar su ciclo vital completo y evitar que se pierda información, así como, ya en su fase de archivo asegurar el acceso, la autenticidad, la integridad y la preservación a largo plazo.

Y todo ello con criterios y pautas de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas, conceptos y metodología. Conceptos como OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, timestamp, ingesta, ENI, repositorio, etc, forman parte ya del corpus teórico del campo archivístico junto a los conceptos de ISAD (G), ISAAR, NEDA, cuadro de clasificación, valoración documental y calendarios de conservación, transferencias… Es ésta unión de lo tradicional y lo nuevo, de lo analógico y lo electrónico, lo que marca el camino de futuro del archivero y de la profesión. El cuerpo teórico y las experiencias obtenidas han creado ya un marco sobre el que movernos. Sirvan de ejemplo los portales de PAE (Portal Administración Electrónica) o del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.

El profesional del archivo cobra un nuevo papel. El archivero tiene que estar presente, sin duda de una forma más activa que en el pasado, implicándose en la gestión documental desde la producción misma de los documentos, definiendo tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, directrices, aplicando políticas de conservación, gestionando el acceso y la transparencia a la documentación, y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución.

Supone, en nuestra opinión, la salvaguarda para una profesión puesta en cuestión sobre su futuro, precisamente por esta automatización o informatización de todas las actividades inherentes al archivero. Profesión con futuro porque se convertirá en, o debe ser ya, un profesional multidisciplinar.