Cómo importar de forma masiva números de publicaciones periódicas y sus objetos digitales en Digibib
La gestión de publicaciones periódicas tiene unas particularidades propias dentro de un sistema de información bibliográfica. Una misma publicación puede reunir decenas, cientos o incluso miles de números bajo un único registro bibliográfico, pero cada uno de ellos debe poder identificarse de forma individual. Además, muchos de esos números pueden incorporar sus propios objetos digitales, por lo que su carga y organización exige relacionar correctamente información bibliográfica, numeración, periodicidad y ficheros. Cuando el volumen de materiales es elevado, realizar estas tareas número a número puede convertir el proceso en un trabajo repetitivo y difícil de mantener de forma homogénea.
Para facilitar este tipo de cargas, Digibib dispone del módulo opcional «Importación de números», accesible desde el programa de Catalogación. La herramienta permite incorporar de forma masiva números de publicaciones periódicas a partir de información previamente estructurada en un fichero CSV. El proceso parte siempre de un registro bibliográfico que ya debe existir en Digibib y, a partir de los datos proporcionados, puede generar el ejemplar y la suscripción asociados, definir los patrones de numeración y periodicidad, crear los números y establecer su relación con los objetos digitales correspondientes.
El módulo admite distintas formas de trabajar con esos objetos digitales. Pueden copiarse al servidor utilizado por Digibib, vincularse mediante URL cuando permanecen alojados en un sistema externo o asociarse a imágenes que ya se encuentran cargadas en el volumen de destino. Estas opciones pueden combinarse dentro de una misma importación. Antes de ejecutar el proceso definitivo, el contenido del CSV se muestra en pantalla para revisarlo y, si es necesario, modificarlo. De este modo, la importación concentra en un único procedimiento varias operaciones que, de otra forma, tendrían que realizarse de manera individual.
1. ¿Qué es el «Importador de números»?
El «Importador de números» es un módulo opcional de Digibib, accesible desde el programa de Catalogación. Su finalidad es generar e importar números correspondientes a una publicación periódica utilizando como fuente la información contenida en un fichero CSV.
El proceso parte de una condición fundamental: el registro bibliográfico de la publicación debe existir previamente en Digibib. Cada fila del fichero de importación contiene el número de control (campo MARC 001) del registro bibliográfico al que pertenece el número. De esta forma, el importador identifica automáticamente la publicación a la que debe asociar la información importada.
2. ¿Qué genera automáticamente Digibib durante la importación?
La importación no consiste únicamente en incorporar una relación de números. A partir de los datos proporcionados, Digibib genera un ejemplar, con el subcampo 852$j vacío, y una suscripción activa asociada a dicho ejemplar. Sobre esta estructura se crean los patrones de numeración y periodicidad y los diferentes números de la publicación.
Los números también pueden quedar asociados a sus correspondientes objetos multimedia. El sistema permite cargar los objetos digitales en el servidor, enlazar recursos situados en una URL externa o asociar un directorio cuando las imágenes ya se encuentran cargadas.
La gestión de los números puede complementarse con la creación y gestión de registros de analíticas de seriada en Digibib, que permiten describir contenidos concretos vinculados a una publicación periódica.
3. Cómo trabajar con objetos digitales internos y externos
Objetos digitales internos
Son aquellos objetos que se almacenan en el servidor utilizado por Digibib. Durante la importación se pueden indicar las rutas en las que se encuentran los JPG, MP3, MP4, PDF y/o VTT (Web Video Text Tracks) y seleccionar los volúmenes de Digibib en los que deben almacenarse.
Si se activa la opción «Copiar los objetos multimedia», el proceso copia los objetos digitales y los asocia a los números que genera al mismo tiempo. Si las imágenes ya se encuentran en el volumen de destino, esta opción no se activa. En ese caso, Digibib genera los números y los grupos de objetos digitales correspondientes y los vincula con las imágenes existentes.
Objetos digitales externos
El importador también permite trabajar con recursos que no están almacenados en el servidor de Digibib. En estos casos, el CSV puede contener las URL de los objetos externos, en los distintos formatos, así como las URL de sus miniaturas.
Para utilizar esta opción debe estar habilitado el módulo de grupos de objetos multimedia externos de Digibib.
Uso combinado de objetos internos y externos
Las dos modalidades no son excluyentes. Una misma carga puede contener números con objetos internos y números con objetos externos. Esto permite gestionar dentro de una misma publicación colecciones digitales cuya procedencia o sistema de almacenamiento no sea homogéneo.
4. Dónde se encuentra y cómo se configura el módulo
La funcionalidad está disponible en el menú «Suscripciones» → «Importación de Números». Desde esta pantalla se configuran los volúmenes en los que se incorporarán los objetos, las rutas en las que se encuentran los ficheros y el fichero CSV que contiene los datos de la importación.
Los desplegables correspondientes a los volúmenes internos muestran los volúmenes disponibles en la base que no están llenos. Como criterio organizativo, se recomienda utilizar volúmenes diferentes para JPG y PDF, así como separar los volúmenes utilizados para grupos internos de aquellos destinados a grupos externos.
5. Cómo organizar los objetos digitales
Cuando se utilizan objetos internos, las rutas configuradas en el importador funcionan como rutas de origen. Una posible organización sería:
- digitalizacion2026
- nombre_institucion
- titulo_revista
- jpg
- 18740103
- 18740103_001.jpg
- 18740103_002.jpg
- 18740103_003.jpg
- 18740103_004.jpg
- 18740107
- 18740107_001.jpg
- 18740107_002.jpg
- 18740107_003.jpg
- 18740107_004.jpg
- 18740103
- jpg
- titulo_revista
- nombre_institucion
La ruta general se configura una única vez en la interfaz. Posteriormente, para cada número, el CSV indica el nombre del directorio concreto en el que se encuentran sus imágenes o PDF.
En este ejemplo, la ruta que habría que configurar en el campo correspondiente sería:
E:\digitalizacion2026\nombre_institucion\titulo_revista\jpg
6. Cómo preparar el fichero CSV para la importación
El fichero CSV contiene la información que Digibib utilizará para generar los números. Los datos pueden prepararse inicialmente mediante Excel, pero el fichero que finalmente se carga en el sistema debe estar en formato CSV.
El separador utilizado es la barra vertical «|». No se emplean la coma ni el punto y coma porque estos caracteres pueden aparecer legítimamente en el contenido de determinados campos, especialmente en las notas, y generar problemas de interpretación.
Cuando se trabaja con Excel, puede configurarse «|» como separador de listas de Windows y guardar posteriormente el documento como CSV.
Las columnas deben aparecer en el mismo orden que en el programa. El fichero debe incluir una primera fila con los nombres de las columnas. Estos nombres pueden ser diferentes de los mostrados por Digibib, ya que la primera fila no se importa.
La pantalla muestra 20 columnas, aunque la primera corresponde a la interfaz y no debe incluirse como columna del CSV. La estructura debe respetarse incluso cuando determinados campos no vayan a utilizarse. Por ejemplo, las seis columnas destinadas a las partes de numeración deben estar presentes aunque se encuentren vacías.
7. Cómo revisar la información antes de ejecutar la importación
La carga del CSV no implica que los datos se importen inmediatamente. Al seleccionar el fichero y pulsar «Cargar», su contenido se muestra primero en la tabla de la pantalla. Esta fase permite revisar la información antes de realizar cambios en la base.
Las celdas pueden editarse haciendo doble clic sobre ellas. Si se detecta algún error, puede corregirse directamente desde esta pantalla sin necesidad de modificar el CSV original y volver a cargarlo.
Desde la propia interfaz también es posible marcar todas las filas, desmarcarlas, conmutar la selección, eliminar de la tabla las filas marcadas e iniciar finalmente la importación.
Esta separación entre la carga, la revisión y la importación ofrece un punto de comprobación antes de ejecutar el proceso definitivo.
Una vez realizada la importación, el sistema muestra información sobre el proceso en la propia ventana y genera además un fichero log. Este registro resulta especialmente útil para comprobar posteriormente cargas que contienen un número elevado de números.
8. Tres escenarios de uso del Importador de números
Escenario 1. Carga de números y objetos digitales internos de una publicación ya existente en la web
Se dispone de un registro bibliográfico previamente creado y de los objetos digitales organizados en directorios JPG, MP3, MP4, PDF y/o VTT. Se configuran los volúmenes de destino y las rutas de los objetos digitales y se activa la opción «Copiar los objetos digitales».
El proceso genera un ejemplar con los números asociados y, para cada número, tantos grupos como tipos de objetos digitales se hayan cargado. Los objetos se incorporan al servidor y quedan enlazados con sus respectivos números.
Escenario 2. Objetos digitales asociados a números alojados en un portal externo
En este caso, los objetos se encuentran en otro servidor. No es necesario proporcionar una ruta local: las URL correspondientes se incluyen en el fichero CSV y se seleccionan los volúmenes destinados a los grupos externos.
Escenario 3. Combinación de recursos internos y externos
En una misma importación pueden coexistir números cuyos objetos digitales se incorporan a Digibib y números cuyos recursos permanecen alojados externamente.
9. Qué aporta este módulo al trabajo con publicaciones periódicas
El «Importador de números» permite abordar de forma masiva una operación que, realizada individualmente, requeriría crear y relacionar numerosos elementos de forma manual. A partir de un registro bibliográfico existente y de un conjunto de datos estructurados, el proceso puede generar el ejemplar y la suscripción, incorporar los patrones de numeración y periodicidad, crear los números y establecer su relación con objetos digitales internos o externos en distintos formatos.
De esta forma, es posible pasar de una información previamente organizada en un CSV a una estructura completa de números de una publicación periódica. Su alcance va más allá de importar los datos contenidos en una tabla: el sistema utiliza la información bibliográfica y de numeración proporcionada para generar la estructura necesaria para gestionar los números y relacionarlos con sus recursos digitales.
Además, los datos se muestran primero en pantalla y pueden revisarse y modificarse antes de ejecutar la importación. Esta fase permite comprobar la información antes de realizar el proceso definitivo.
Para el usuario, el procedimiento permite preparar de forma estructurada una carga, revisarla antes de ejecutarla y realizar de manera conjunta operaciones que, de otro modo, tendrían que efectuarse número a número. El mismo proceso admite objetos JPG, MP3, MP4, PDF y VTT, tanto almacenados en Digibib como alojados en sistemas externos, así como combinaciones de ambos modelos.
El procedimiento resulta especialmente adecuado para proyectos de digitalización y carga retrospectiva de publicaciones periódicas en los que sea necesario incorporar un número elevado de entregas manteniendo una estructura homogénea de numeración, descripción y acceso a los objetos digitales.
Noemi Barbero Urbano y Montserrat Martínez Guerra
Documentalistas en Baratz
