En el trabajo diario con el catálogo es habitual encontrarse con varios registros bibliográficos que remiten a una misma obra. A veces uno contiene más datos, otro está más resumido y otro incorpora información distinta, lo que acaba generando duplicados en la base de datos y complica la gestión del catálogo. Cuando esto ocurre, surge una duda muy común: qué registro conviene eliminar sin perder información valiosa en el proceso.

Esta situación no solo afecta al mantenimiento de la base de datos, sino también a la claridad con la que se organiza la información bibliográfica. Tener varios registros para una misma obra puede hacer más difícil el control del catálogo, entorpecer su mantenimiento y obligar al personal bibliotecario a dedicar tiempo a revisar cuál conserva mejor la descripción y qué datos merece la pena mantener. En esta Cápsula veremos cómo Digibib facilita esta tarea con una herramienta pensada para combinar o fusionar registros de forma más sencilla y ágil.

Dentro de la biblioteca virtual, la imagen favorita es la miniatura que representa a un grupo multimedia y puede mostrarse junto al registro en la web. Aporta reconocimiento inmediato tanto en resultados de búsqueda como en las fichas, reduce ambigüedades entre ediciones y mejora la experiencia de búsqueda de los usuarios. Bien definida, se convierte en un recurso muy útil para la claridad visual del catálogo.

Su funcionamiento tiene matices que conviene conocer: puede ilustrar el registro y aparecer junto al título en los resultados, queda reflejada en los ficheros METS y dispone de mapeo a EDM para facilitar la recolección en repositorios. Además, depende de la configuración del parámetro Imagen favorita en la web y del tipo de grupos multimedia asociados (imágenes JPG, PDF, audio o vídeo).

Las bibliotecas y archivos digitales son, por sí mismos, una forma eficaz de mostrar las obras o colecciones del catálogo que cuentan con objetos digitales, ya sean nacidos digitales o procedentes de procesos técnicos de digitalización. Sin embargo, a medida que estos portales crecen, surge una nueva necesidad: seleccionar y agrupar determinados contenidos que puedan tener un interés específico para los usuarios. En esta Cápsula veremos cómo la funcionalidad de gestión de áreas en Digibib y Digiarch permite crear agrupaciones de registros según criterios definidos, con múltiples aplicaciones: desde la creación de repositorios y micrositios hasta la organización interna de colecciones digitales.

A medida que se incrementan las colecciones digitales, también lo hace la necesidad de organizarlas de manera flexible, coherente y reutilizable. No se trata solo de disponer de un fondo digital accesible, sino de poder crear agrupaciones específicas que respondan a distintas estrategias: visibilidad institucional, temáticas destacadas, aniversarios, exposiciones virtuales o proyectos de digitalización anual. Contar con una herramienta que permita construir estos conjuntos de forma estructurada y sin duplicar registros se convierte en una enorme ventaja para cualquier biblioteca o archivo digital.