Almería. Un proyecto provincial de gestión de archivo electrónico

10 diciembre, 2014 at 08:12

El pasado 27 de noviembre, Baratz participó en las XII Jornadas sobre la Sociedad de la Información en la Administración Local Almeriense, celebradas en Laujar de Andaráx, un bonito pueblo de la Alpujarra almeriense, y promovidas y organizadas por la Diputación de Almería.

El objetivo de estas jornadas es el de reunir a los representantes de las “Entidades Adheridas al Convenio Marco de Cooperación para la Implantación y Mantenimiento de la Red Provincial de Comunicaciones y Servicios de Teleadministración”, para darles a conocer las novedades y la situación actual en el proceso de hacer realidad la administración electrónica en la provincia de Almería.

Es una buena ocasión para evaluar los proyectos de ediciones anteriores, intercambiar experiencias y, sobre todo, informar de las nuevas propuestas para el siguiente ejercicio. La mejor manera de cumplir el propio lema que inspira estas XII Jornadas, Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, es organizar eventos como este, en el que la Diputación informa y convoca a las Entidades Locales para su participación activa.

En un tema tan vigente, necesario y a veces desconocido como es el de la administración electrónica, con todas sus implicaciones internas (hacia la propia Administración) y externas (hacia la comunicación y relación con los ciudadanos a la que sirve), el ser invitado para poder hablar de algo mucho más desconocido aún, como es el archivo electrónico, es muy gratificante. Agradecemos a la Diputación de Almería la oportunidad brindada.

Archivo y Expediente Electrónico

Se habla mucho de simplificar, normalizar y racionalizar los procesos administrativos contando con las actuales tecnologías de la información y de las comunicaciones, para conseguir una administración pública más eficiente y, como en el lema de las jornadas, más transparente y más alineada con los ciudadanos. Hay que contar con una pieza fundamental para lograr esos objetivos: el archivo, que, en el entorno de una administración electrónica, no puede ser también sino Archivo Electrónico.

La administración electrónica da una nueva oportunidad al archivo

6 febrero, 2014 at 08:02

Adaptarse a la actual realidad tecnológica por pura eficacia o por necesidad sociológica, y cumplir con la legislación vigente, obliga a las administraciones públicas a una implantación rápida y efectiva de procedimientos en electrónico, de cara a un eficaz, pero efímero, servicio a los ciudadanos y empresas que sean parte interesada en el procedimiento. No parece que se estén teniendo muy en cuenta con la misma rapidez cuestiones más de fondo a la hora de organizar, conservar y preservar la documentación que ya surge en ese entorno electrónico.

Parece claro que hay que redefinir los conceptos, técnicas y procesos relacionados con la gestión documental, pero también hay que recordar que es una obligación legal y una necesidad práctica adaptar y reinventar una metodología archivística que debe variar ciertos esquemas y revisar unos cuantos axiomas para que el servicio de archivo de las administraciones sigan teniendo un lugar preponderante en todo lo relativo a la administración electrónica y, como resultado natural, al archivo electrónico.

Se habla mucho de administración electrónica y poco de archivo electrónico. Se desarrollan programas, plataformas, sedes, etc. para la tramitación electrónica de procedimientos, para su acceso, para la interacción con los interesados, todo lo cual no solo es conveniente sino necesario, pero se sigue olvidando un tanto que la documentación producida por una organización, y más si es pública, no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que archivarla y gestionar al completo su ciclo de vida.

Adminitración electrónica y el archivo digital

La administración electrónica da la oportunidad al archivo, si no lo había hecho ya antes, de adentrarse en las fases iniciales de la tramitación administrativa, ya que tanto en el registro como en las plataformas de gestión electrónica se incluyen herramientas que siempre ha utilizado el archivero: tipologías documentales, cuadros de clasificación, descripción de unidades documentales, definición de acceso, etc. Pero también cambian ciertos esquemas tradicionales, sobre todo con respecto a:

  • la necesaria definición y gestión de los metadatos que se van generando a lo largo de todo el proceso;
  • la redefinición del ciclo de vida documental (los plazos de transferencia son otros, incluso la misma transferencia como tal podría dejar de tener sentido);
  • el encaje de los nuevos procedimientos en un nuevo calendario de conservación;
  • la fiabilidad y seguridad: firma electrónica, sellado de tiempo, etc.;
  • la preservación, …

Hay que resolver los problemas que están surgiendo de acceso y de conservación a largo plazo, además de asegurar la fiabilidad y autenticidad (a través de la implementación de plataformas de firma electrónica) de los documentos electrónicos. Hay que tener en cuenta la digitalización de documentos en soporte papel y su incorporación al proceso electrónico. Hay que abordar algo que seguirá existiendo durante largo tiempo, la gestión en este nuevo esquema de un expedientes híbrido que puede combinar distintos soportes y entornos de creación.

La Sociedad de la Información en España y su relación con la eAdministración

21 enero, 2014 at 08:23

La semana pasada la Fundación Telefónica presentó una nueva edición del informe “La Sociedad de la Información en España” y donde caben destacar datos como que hay casi 25 millones de internautas en España, 8 de cada 10 teléfonos móviles que se venden en España son un smartphone, hay 26 millones de móviles en España con conexión a Internet o que se calcula que un usuario medio consulta su smartphone unas 150 veces al día.

Dicho informe también hace referencia a la interacción que la sociedad española hace con las Administraciones Públicas a través de Internet y donde se puede destacar que se realizan más trámites electrónicos que tradiciones (siendo las empresas los que más usos hacen de estos primeros), que la media de usuarios de eAdministración en España supera a la media europea por primera vez o que las interacciones a través de Internet con las Administraciones públicas a través de Internet caen en este 2013 con respecto al año 2012.

La Administración Electrónica y la eficiencia administrativa

  • En el año 2012 se realizaron 365 millones de trámites electrónicos frente a los 135 millones de trámites, que podemos considerar, tradicionales.
  • El 91% de las empresas realizaron trámites electrónicos mientras que esta cifra en los ciudadanos baja al 66%.
  • Crece el número de usuarios de e-Administración en España (45%) y por primera vez supera a la media de la Unión Europea (44%)
  • El 84% de los ciudadanos confían en las web de las Administraciones públicas, el 71% de los ciudadanos consideran que son web cómodas y el 95% recomendaría su uso.
  • En 2013 el portal datos.gob.es ha alcanzado las 1.000 colecciones de datos publicados.
  • Las interacciones con las Administraciones Públicas a través de Internet en 2013 caen con respecto a datos del 2012:
    • Obtener información de páginas web de la Administración: 55,9% (59,4% en 2012)
    • Descargar formularios: 39,6% (41% en 2012)
    • Enviar formularios cumplimentados: 31,9% (32,2% en 2012)

Archivo Electrónico y preservación en la Administración local

27 mayo, 2013 at 10:34

La problemática actual en los archivos es de diferente índole: gestión de la documentación híbrida y electrónica, control de accesos a la documentación, legibilidad de la documentación electrónica a largo plazo, normalización de los esquemas de metadatos y la elección del a tecnología del repositorio para realizar estas tareas.

Gracias al continuo trabajo tanto de las instituciones como de las empresas se están llevando a cabo grandes proyectos, que están avanzando en materia de archivo electrónico como es nuestro caso con los últimos proyectos como el del Ayuntamiento de Tarragona.