No son pocas las ocasiones en las cuales los bibliotecarios/as tienen que desempeñar las funciones de un archivero/a dentro de sus bibliotecas u organizaciones. El crecimiento de los archivos / registros y la falta de presupuesto para contratar a un gestor documental (o de necesidad) hace que sean los propios bibliotecarios los que se encarguen de gestionarlos al ser los profesionales que más conocimiento se les presupone de ello.

Tanto las bibliotecas como los archivos tienen sus puntos en común en la gestión de la información, la documentación, el conocimiento… pero hay puntos que les separan, como puede ser (por citar algunas) la información pública de las bibliotecas frente a la información privada de los archivos, la selección de los documentos de utilidad de las bibliotecas frente a la acumulación de la documentación de una organización de los archivos, los documentos múltiples y repetidos de las bibliotecas frente a los documentos únicos de los archivos, por no hablar de la catalogación de los documentos de manera individual de las bibliotecas frente a la catalogación de la documentación en conjunto y relacionada de los archivos.

Es por ello por lo que nos queremos hacer eco de una publicación del Chartered Institute of Library and Information Professionals (CILIP) en la cual se pregunta, y da las claves, de por qué los bibliotecarios deben tener conocimientos básicos en la gestión de archivos y registros.

El primer punto básico al cual hace referencia dicha publicación es la capacidad que deben tener los bibliotecarios de distinguir entre la gestión de libros y la gestión de archivos. Ambas gestiones son distintas y en cada una de ellas se aplicas técnicas de catalogación y descripción distintas.

Otro punto que se señala es la distinción entre los registros de los archivos y los libros de las bibliotecas. La documentación de los archivos suele ser privada y única, mientras que la documentación de las bibliotecas suele ser múltiple y pública.

Bien es cierto, y se ha de reconocer, que hay una gran relación entre la gestión de las bibliotecas y la gestión de los archivos. Aunque cabe señalar que lo que da valor a los archivos es como se catalogan y describen sus documentos, además de la protección física y técnicas de conservación para cuidarlos del paso del tiempo.

Las bibliotecas escolares necesitan profesionales preparados. Profesionales que hagan de las bibliotecas escolares espacios imprescindibles dentro de los centros docentes e imprescindibles para sus comunidades de usuarios (alumnos, profesores, padres…). Profesionales que lleven como bandera la gestión eficaz y eficiente de la biblioteca y cuyo crecimiento esté basado en sus buenas prácticas en cuanto a promoción y comunicación de sus servicios y actividades. En definitiva, bibliotecarios escolares líderes dentro de la comunidad educativa.

La capacidad de liderazgo, el saber promocionar la biblioteca escolar y el saber comunicar lo que se hace deben ser requisitos imprescindibles para estos profesionales. Requisitos que buscan hacer a los usuarios (reales y potenciales) protagonistas de todo lo que sucede en la propia biblioteca del centro escolar. Porque una biblioteca sin usuarios no es nada y porque no hay duda de que el mejor defensor de la biblioteca escolar es el propio bibliotecario/a que la gestiona.

La American Association of School Librarians (AASL) ha publicado recientemente un trabajo en el cual se recogen mensajes, ideas y buenas prácticas para hacer llegar el valor de la biblioteca escolar en el siglo XXI. En dicho trabajo se muestran una serie de habilidades que deben poseer los bibliotecarios/as escolares y sugerencias prácticas para llevar a la biblioteca escolar lo más alto posible. Además se hace referencia al programa Learning4Life en el cual se da importancia a cuatro ideas claves y en el siguiente orden: pensar, crear, compartir y crecer.

Liderazgo del bibliotecario escolar

El liderazgo del bibliotecario/a escolar es un punto clave para que el uso y participación de la biblioteca aumente. Además, el bibliotecario/a, debe fomentar el trabajo en equipo, debe identificar los distintos grupos de de interés de la biblioteca para saber a quién se tiene que dirigir y debe saber comunicar lo que hace, y lo que la biblioteca puede hacer por los demás, de manera efectiva.

Entre las sugerencias prácticas, en cuanto al liderazgo, estarían las siguientes:

• Fomentar las relaciones con colegas de otras bibliotecas escolares.
• Asistir a reuniones y presentar propuestas.
• Colaborar con profesores.
• Ser miembro activo de comités escolares.
• Crear la presencia de la biblioteca en los medios sociales.
• Crear contenido en los sitios web del centro educativo y en los medios locales.
• Establecer relaciones con el exterior: asociaciones, juntas, organizaciones…
• Invitar a líderes locales a que vayan a contar su historia a la biblioteca.
• Ser mentor de otros bibliotecarios y de estudiantes.
• Asistir a conferencias.
• …

Los usuarios de las bibliotecas son lectores habituales, lo que más les gusta es la novela histórica y lo que menos la novela erótica. Tienen buena apreciación por la colección de las mismas, pero les encantaría tener mayor número de novedades bibliográficas… Estos y otros datos se pueden ver en el documento que ha hecho público la Red de Bibliotecas Públicas del Ayuntamiento de Madrid.

Dicho trabajo se basa en un total de 1.038 encuestas realizadas de modo aleatorio en 30 de sus bibliotecas en el mes de octubre de 2015. También cabe destacar datos como que el 95% de los usuarios esperan a ser atendidos 3 o menos minutos, que el trato recibido por el personal bibliotecario es calificado con un 9 sobre 10, que el servicio más utilizado es el servicio de préstamo (aunque desciende con respecto al 2014) y que la valoración del opac (de AbsysNet) por parte de los usuarios crece un 8,63% hasta llegar a la nota de 7,43 sobre 10.

Lectores habituales y petición de aumento de la colección

El 91,62% de los encuestados dice ser lector habitual, lo que supone un descenso del 1,28% con respecto al año anterior. Entre los géneros literarios más demandados se encuentran la novela histórica (39,50%), la novela realista (34,39%) y la novela negra y policíaca (25,14%). Entre los menos demandados están la novela erótica (5,97%), el teatro (9,34%) y la poesía (12,52%).

En cuanto a la colección disponible en la Red de Bibliotecas Públicas del Ayuntamiento de Madrid, los encuestados la califican con un 7,46 sobre 10. La puntuación que obtiene en cuanto a la adecuación del fondo a gustos / necesidades es de 7,53 (un 0,13% más que el año pasado) y en cuanto al estado físico de los materiales la puntuación es de 7,75 (un 0,64% menos que en el periodo anterior).

Los usuarios piden que la colección aumente y se compren más novedades bibliográficas (54,82%), libros de no ficción (35,07%) y materiales audiovisuales (33,53%).