Los 10 motivos principales de la necesidad de los archivos en la sociedad

9 junio, 2015 at 08:27

Si buscas la palabra “archivo” en el Diccionario de la Real Academia Española puede que se quede un poco corta la definición. Es correcta… pero hoy queremos mostraros los motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad. Mostrar su valor y su utilidad tanto para ciudadanos de a pie, como para investigadores. Los archivos son entidades abiertas al público (a su público) y tratan (y consiguen) de hacer que nuestra memoria no nos falle nunca.

El archivero es clave en la sociedad

Lástima que no se le de la importancia que tienen (¡muchísima!) y lástima que en muchas ocasiones (y organizaciones, y juzgados, y empresas…) no se le dé más importancia (o una oportunidad) al archivero / gestor documental. Dejando las penas atrás, y festejando el Día Internacional de los Archivos, compartimos con vosotros los 10 motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad.

Si eres InfoDoc no puedes faltar a la cita de #fesabid15

17 abril, 2015 at 08:12

Los próximos días 28, 29 y 30 de mayo se celebrarán en Gijón las XIV Jornadas Españolas de Documentación y que girarán en torno al lema: “Cultura Abierta – Conocimiento Compartido

Unas Jornadas más Abiertas a todos los niveles y dirigidas a todos los gestores y profesionales implicados en la Sociedad de la Información. Bibliotecas, archivos, museos y centros de documentación, y otros sectores íntimamente relacionados: periodistas, educadores, investigadores y sector TIC, todos ellos tendrán cabida en esta XIV edición de las Jornadas Españolas de Documentación.

XIV Jornadas Españolas de Documentación

Por supuesto que en este 2015 tampoco íbamos a faltar a la cita (ya lo dijimos en las anteriores jornadas en Toledo)… Y lo volvemos a hacer como patrocinadores de las jornadas y patrocinadores de la conferencia inauguralLibraries, a Call to Action” a manos de Donna Scheeder (Presidenta electa de la IFLA).

Volviendo la mirada atrás… queremos recordar un premio muy especial que recibimos en las jornadas de Fesabid de 1994 (¡¡hace ya 21 años!!). Fue el Premio al Mejor producto español de información electrónica y que recogió Juan Beitia (presidente de Baratz) de manos de Tomàs Baiget. ¡¡Qué jovencísimos!!

Archivos: entre la digitalización y la gestión documental electrónica

25 febrero, 2015 at 08:13

Ante la avalancha actual del uso de tecnologías en el ámbito de la documentación, se nos presenta a los profesionales de la gestión documental un panorama ciertamente complejo y a la vez apasionante: ¿cómo manejar los documentos de archivo en los nuevos soportes digitales?

Es entonces cuando empiezan los problemas sobre qué debemos considerar como documentos de archivo. ¿Cualquier documento digital? ¿Qué tratamiento hay que darle a un documento de archivo electrónico? ¿Cómo darle un tratamiento archivístico? ¿qué papel juegan los archiveros en este nuevo escenario?

Archivo electrónico

En primer lugar, hay bastante confusión en torno a los conceptos de archivo digital y archivo electrónico. Existe la creencia que digitalizando documentos de archivo en papel o teniendo archivos digitales ya se tienen archivos de documentos electrónicos. Son conceptos que es preciso aclarar, ¿o acaso lo digital no es electrónico y lo electrónico no es digital? Sin embargo, cuando nos metemos en el terreno de la gestión documental si es preciso diferenciar entre ambos conceptos. Entonces, la frontera se hace más visible y el papel que juega el archivero se hace más necesario que nunca y a la vez más difícil.

Todo lo que se tramita en electrónico, se ha de archivar en electrónico

3 febrero, 2015 at 08:14

Hace un año hicimos un post en el que enfatizábamos la necesidad de que en la administración pública el archivero tenía de estar presente, y quizás más activamente que en el pasado, en la redefinición de su corpus teórico y la adaptación de las técnicas que emplea, acompasando los cambios a la nueva realidad surgida por el avance inexorable de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación.

Es tal el cambio que supone esa nueva realidad en tanto a la relación de los ciudadanos con la Administración Pública que una ley, en principio tan estable, como la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992), necesariamente se transforma. El Consejo de Ministros, en comparecencia del 9 de enero de 2015, ha anunciado dos anteproyectos de Ley (en realidad es la misma ley desdoblada) cuyo fin es conseguir “una administración moderna, ágil, eficiente y transparente“. El Gobierno, en su presentación, ha ido tan lejos como para decir: “La administración será íntegramente electrónica, desaparecerá el papel y estará totalmente interconectada” (lo que no dice, es cuándo). A pesar de la indefinición temporal, se ponen las bases para trabajar con seguridad jurídica.

Archivo es gestión.

Esta noticia nos brinda una estupenda ocasión para recordar que todo lo que se tramita en electrónico, se ha de archivar en electrónico. Un archivo electrónico debe tener como objetivo la preservación, conservación y acceso de los expedientes electrónicos surgidos en la tramitación, pero de una forma segura e “interoperable”. Cabría fijar algún punto difuso en la definición de archivo digital o electrónico:

  • El archivo electrónico debe estar en una plataforma independiente de las plataformas de producción.
  • Debe estar basado en estándares y arquitecturas abiertas (OAIS) para asegurar su perdurabilidad.
  • Deben aplicarse políticas de archivo y no de gestión de sistemas informáticos. Si ha de primar alguna especialidad, es la archivística y no la informática la debe pautar las actuaciones; la informática es el medio del que valerse.