Si buscas la palabra “archivo” en el Diccionario de la Real Academia Española puede que se quede un poco corta la definición. Es correcta… pero hoy queremos mostraros los motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad. Mostrar su valor y su utilidad tanto para ciudadanos de a pie, como para investigadores. Los archivos son entidades abiertas al público (a su público) y tratan (y consiguen) de hacer que nuestra memoria no nos falle nunca.

Lástima que no se le de la importancia que tienen (¡muchísima!) y lástima que en muchas ocasiones (y organizaciones, y juzgados, y empresas…) no se le dé más importancia (o una oportunidad) al archivero / gestor documental. Dejando las penas atrás, y festejando el Día Internacional de los Archivos, compartimos con vosotros los 10 motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad.

1. 1. Promueven el conocimiento. Los archivos son entidades abiertas que velan por la promoción y acceso a su legado documental. Son entidades donde fluye la información que un día se convertirá en conocimiento, tanto individual como colectivo.
   2. Custodia y preservación de nuestra memoria. Los archivos custodian y preservan el legado documental único de una organización, de una ciudad, de un gobierno… El objetivo principal (y primordial) es conservar nuestra memoria. Que no nos falle nunca el “de dónde venimos” para saber el “a dónde debemos ir”.
   3. Difusión de nuestro patrimonio histórico. Los archivos son difusores de nuestro legado y patrimonio histórico. Sin ellos las organizaciones, los ciudadanos, los países no tendrían memoria histórica con el consiguiente peligro de caer en errores del pasado.
   4. Acceso a los ciudadanos. Los archivos garantizan el acceso a los ciudadanos a los documentos que tienen disponibles de acceso público de manera libre y gratuita.
   5. Garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual. Los archivos velan por los derechos de Protección de datos de los ciudadanos, del estado, de las organizaciones… y por los derechos de Propiedad Intelectual de las organizaciones y autores.

1. Impulsan la investigación histórica y científica. Los archivos están abierto también a investigadores para que conviertan toda la información contenida en conocimiento puesto a disposición de la sociedad.
2. Apoyan la gestión documental de las organizaciones. Los archivos describen, organizan, transfieren, eliminan o conservan documentos de las organizaciones. Una organización sin archivo puede llegar a convertirse en un caos documental donde su futuro, y tiempo, esté siempre en el aire.
3. Transparencia. Sin documentos no hay transparencia, y sin documentos no hay archivos. Por lo tanto, sin Archivos no hay transparencia. Los Archivos son garantes de la transparencia de una Administración a través de los documentos que ésta genera.
4. Rendición de cuentas. En el nuevo contexto de la transparencia gubernamental, es relevante el papel que toman los Archivos como uno de sus componentes indispensables. Se trata de un nuevo escenario para la archivística, que le da la oportunidad de revalorarse, ya que como apunta el pensador francés Jaçques Derrida: “la democratización efectiva se mide por la participación y acceso al archivo, a su constitución y a su interpretación” .
5. Agilidad en la localización. En una sociedad en la cual el tiempo es oro no cabe duda alguna que la rapidez en la localización de lo que se busca es un plus… y ahí llevan años (¡muchos años!) trabajando los archivos en sistemas fiables y rápidos de recuperación de la información.

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