El Archivo Histórico de Antequera custodia un total de 16.193 volúmenes manuscritos (3.472 libros y 12.721 legajos) y 2.731 libros impresos. Parte de este patrimonio documental y cultural ya está digitalizado y puesto a disposición de todas las personas que quieran conocerlo a gracias a las soluciones Albalá y MediaSearch.

El pasado 9 de noviembre fue presentado en sociedad el Archivo Digital Público del Archivo Histórico de Antequera. Dicho archivo digital trata de dar acceso libre a sus fondos del Archivo.

El objetivo principal que se persigue con este nuevo servicio es el de difundir públicamente el patrimonio cultural de Antequera; en este sentido, gran parte de estos fondos están digitalizados y son ya accesibles en línea desde el entorno web del Ayuntamiento.

MediaSearch es la solución utilizada para dar acceso a la extensa colección del Archivo Histórico de Antequera. Nuestro recolector / buscador de información permite indexar sobre un mismo entorno de búsqueda, colecciones extraídas mediante el protocolo OAI-PMH. Además, este aplicativo es compatible con distintas aplicaciones que ya dispone el Ayuntamiento, y con repositorios externos de otros proveedores. Es configurable como buscador único de diferentes entornos de información, mejora las funciones tradicionales de consulta y el entorno de visualización.

Si no se escucha y entiende, puede que no se sepa lo que se necesita. Si no se muestra y enseña, puede que nadie te comprenda. Si no se corrige y avanza, puede que te quedes solo en el camino. Tanto archivos como tecnólogos están llamados a entenderse por el fin común de dotar de tecnología toda la información y documentación que contienen para ponerla a disposición de la sociedad en el presente y en el futuro.

Desde hace años ese entendimiento (matrimonio) entre tecnología y archivos es una realidad. Una unión que suma esfuerzos y refuerza a la sociedad de la información y del conocimiento. Archivos que se deben a organizaciones / personas, tecnología que se debe a esos archivos y por los cuales deben trabajar para ser facilitadores más que lastres en las espaldas de los archivos.

La actitud que tenemos desde Baratz con nuestros clientes es una actitud de escucha y entendimiento. Una actitud en la cual tratamos de mostrar, enseñar y adaptar nuestras soluciones a las necesidades de los archivos. Una actitud en la cual aceptamos nuestros errores, los corregimos y seguimos avanzando por el bien común.

La semana pasada celebramos el II Encuentro de Usuarios de Albalá en la sede de Madrid del Instituto Cervantes. En dicho encuentro nos reunimos con clientes de nuestras soluciones de archivo para mostrarles las novedades y mejoras que podrán disfrutar próximamente y para escuchar cuales son sus necesidades y puntos a mejorar de nuestras plataformas.

Para nosotros el año 2015 fue un año de cambios en el área de Archivos. Año de cambios que se ha traducido en este 2016 en nuestra consolidación y disrupción en los archivos. Hemos hecho una apuesta clara en este sentido y triplicado el personal en el área de Desarrollo. Pensamos que no hay mejor inversión que la orientación hacia el cliente y el tratamiento y dedicación especializada.

Bienvenida de @jrepiso (DG @grupobaratz) a los asistentes del II Encuentro de Usuarios
Albalá… #BTZarchivos pic.twitter.com/mu5gXBU2ed

— Baratz (@grupobaratz) 22 de junio de 2016

Tuvimos la suerte de estar acompañados, y respaldados, por tres magníficos casos de éxito en el Encuentro. Casos de éxito como el del Archivo General del Instituto Cervantes, cuya archivera (Victoria Leyva) manifestó que “trabajando juntos [Instituto Cervantes y Baratz] hemos conseguido cosas que nadie hacía hasta el momento”.

La adaptación continua es una necesidad en los archivos. Adaptación, transformación, tecnología, transparencia, preservación digital e innovación son palabras que en los últimos años están sonando con fuerza dentro del mundo de los archivos.

Adaptación a un nuevo mundo digital con nuevas reglas y normas en el cual no hay tratar de copiar el mundo físico del archivo. Transformación en los procesos de trabajo y disposición de la información y la documentación. Tecnología como medio y difusión. Transparencia como necesidad ante la sociedad. Preservación digital como uno de los mayores retos de futuro de los archivos. Innovación como método de mejora continua.

Sin duda alguna que el 7º Congreso de Archivos de Castilla y León fue un evento que trató de poner a los archivos en su sitio ante las administraciones y la sociedad. Un evento que trató de mostrar la necesidad de los archivos en los procesos de transformación digital y acceso a la información de la ciudadanía. Un evento que enseño la necesidad de los archivos en cuanto a los procesos de transparencia. Un evento que animó a los archivos a estar preparados ante los nuevos retos de futuro.

La transparencia como necesidad real para administración y ciudadanía

La transparencia no es una moda pasajera, es una necesidad que ha venido para quedarse dentro de las administraciones y de las organizaciones. Tampoco es un problema tecnológico su no aplicación, sino más bien es un problema de organización. Y tampoco debe ser un mero trámite, tiene que ser un proceso en el cual se ponga a disposición de los ciudadanos la información que realmente les importa y cuando más les importa.

En el proceso de transparencia organizativa se debe contar con la implicación del personal y, además, ofrecer la información en el lenguaje de la ciudadanía. Porque el derecho a la información (entendible) es un derecho fundamental. Debe haber compromiso por la transparencia, entendido como: tener el conocimiento necesario, las habilidades tecnológicas que se requieren, tener actitud y liderazgo en su puesta en marcha.

Y es que no es posible ser transparentes si no hay una buena gestión documental de archivo. Sin duda que sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia.