Las 3 fases para administrar tu archivo digital personal

29 junio, 2016 at 08:04

En el transcurso de la vida vamos generando una gran cantidad de información y documentación. Cada vez es más raro ver carpetas llenas de papel con facturas o cartas, o mismamente álbumes fotográficos impresos en nuestras casas. Nuestra vida se torna hacia un mundo digital en el cual el espacio que ocupa nuestra documentación ha pasado de estar en estanterías, cajas y cajones a ocupar gigas y gigas de memoria en discos duros físicos, virtuales, servidores, tarjetas de memoria, memorias USB… y a ver quién se acuerda de los CDs ahora.

Hemos pasado de almacenar documentación en cajones a hacerlo en discos duros

Ahora bien, la simple presencia de papel en casa “nos obligaba” a colocar (más o menos) esa documentación para no tenerla por medio y a simple vista, cosa que con la documentación digital puede que hayamos dejado un poco de lado. Somos capaces de guardar grandes cantidades de información y documentación digital sin un orden lógico e incluso dejar la organización para más adelante, teniendo dicha documentación digital dispersa por los distintos medios receptores (correo electrónico, redes sociales, plataformas digitales, memorias internas de dispositivos…). Organización que nunca llega… y de que llega uno se da cuenta de que hubiese sido mejor ir haciendo la clasificación y organización poco a poco.

Porque… ¿cuántas veces hemos querido buscar una fotografía y no la hemos encontrado? ¿Cuántas veces hemos querido revisar la factura de la luz y teníamos todas menos, casualmente, la que nos interesaba?… Situaciones que se pueden dar tanto si la documentación está impresa como si está en digital, lo único es que con la documentación digital la descripción se facilita y la recuperación hace que encontrar lo que buscamos sea cuestión de minutos (y no horas).

El Archivo General de la Nación de Colombia ha creado una estupenda infografía en la cual explica cómo administrar nuestro archivo personal digital. En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

El archivo personal digital es el conjunto de documentos digitales producidos y recibidos por una persona, en razón de las diferentes actividades desarrolladas durante su vida, organizados en forma natural y agrupados por asuntos, siguiendo el orden en que se han producido y recibido, para ser utilizados como prueba y testimonio, garantía de derechos y expresión de sus deberes.

También da una serie de recomendaciones a tener en cuenta para alargar la vida de nuestro archivo personal digital y hacer que la recuperación de información sea más fácil. Recomendaciones orientadas hacia los formatos (que no dependan de un software específico, utilizar el software adecuado y verificar extensiones), medios de almacenamiento (utilizar medios que garanticen la preservación) y el nombramiento de archivos (evitar el uso de nombres genéricos, abreviaturas o códigos que dificulten la consulta).

Administrar archivo personal digital

Fase I. Identificar tu archivo digital personal

En esta primera fase es importante identificar donde tienes los documentos digitales, con cuales te vas a quedar y qué estructura elegirás para organizar la documentación.

  1. ¿Dónde están? Identificar dónde se encuentran los documentos digitales.
  2. ¿Qué es importante? Decidir y escoger los documentos que requieren su organización, a partir de su calidad e importancia.
  3. ¿Cómo organizar? Definir una estructura para organizar los documentos digitales de acuerdo a sus necesidades.

Fase II. Organizar tu archivo digital personal

En esta segunda parte es importante el nombramiento de los archivos de acuerdo a unos criterios, la decisión de donde vas a guardar toda esa información y el tema de la actualización constante para no ir acumulando sin control.

  1. ¿Cómo nombrar? Denominar cada uno de los archivos de acuerdo con: temas, personas, lugares, eventos, fechas o lo que se considere importante para la búsqueda y recuperación de información.
  2. ¿Dónde guardar? Definir el medio donde se almacenarán los documentos digitales.
  3. ¿Cómo actualizar? Agregar periódicamente a la estructura los nuevos documentos digitales generados y eliminar de esta aquellos documentos digitales que no tengan importancia.

Fase III. Preservar tu archivo digital personal

En esta tercera fase es importante la realización de copias de seguridad con la finalidad de proteger tu archivo personal digital, la revisión periódica para ver si siguen funcionando correctamente y las copias de seguridad.

  1. ¿Cómo proteger? Realizar copias de seguridad y guardarlas en lugares diferentes.
  2. ¿Cómo mantener? Revisar periódicamente los documentos digitales y cerciorarse de su correcta visualización y/o audición.
  3. ¿Cómo prolongar? Crear nuevas copias de medios cada 5 años o cuando sea necesario para evitar la pérdida de datos.

Cómo administrar su Archivo Personal Digital

Imagen superior cortesía de Shutterstock

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