La Gestión Documental en Amnistía Internacional

4 diciembre, 2013 at 08:17

El Centro de Documentación online de Amnistía Internacional está gestionado desde 2006 con BKM, una herramienta de Baratz de gestión Documental. Nació con la voluntad de poner a disposición de todas aquellas personas que la necesitaran la documentación que genera Amnistía Internacional sobre su trabajo por los derechos humanos en todo el mundo.

Centro Documentación de Amnistía Internacional

El objetivo principal era dar unidad y utilidad a toda esa información, creando nuevas formas de acceso que resultaran más eficaces, rápidas y sencillas. Para la consecución de este objetivo consideramos que era importante que la herramienta que gestionara el Centro de Documentación lo hiciera desde una única base datos que alojara diversos tipos de objetos documentales, y que además, pudiera discriminar el acceso a éstos entre diferentes tipos de usuarios.

Otro aspecto importante era que se pudiera realizar una búsqueda por texto libre, facilitando así la obtención de resultados cuando la selección de los campos de materia/descriptor en un escenario de búsqueda avanzada no estaba clara por parte de las personas que usan la herramienta. Este fue, de hecho, uno de los requisitos que se testearon en una encuesta de usuarios y usuarias de diferentes niveles de “conocimiento” en listas de materias y tesauros especializados en derechos humanos que se realizó para definir varios aspectos del centro de documentación, entre los que se encontraban algunos aspectos del diseño de la interfaz pública y las opciones de búsqueda.

Deteniéndonos un poco más en las necesidades de los usuarios y usuarias del Centro de documentación, BKM nos ha permitido diseñar una interfaz pública con enlaces a búsquedas predefinidas sobre los temas más relevantes de derechos humanos sobre los que trabaja Amnistía Internacional (un directorio con enlaces a documentos relacionados con pena de muerte, tortura y malos tratos, justicia universal, etc.) y campañas puntualmente destacadas, como por ejemplo la crisis de derechos humanos que está teniendo lugar en Norte de África y Oriente Medio.

En su implantación hubo dos aspectos destacables que fueron:

  • El acceso confidencial a la información dependiendo del perfil del usuario. Existen 5 niveles de seguridad dependiendo del material.
  • Y el desarrollo de rutinas de automatización en la carga de documentos ofimáticos, extrayendo la información de los documentos e indexándolos íntegramente en un campo de la base de datos, e incluso rastreando el fichero para completar otros campos como año de publicación, nivel de seguridad, idioma, etc. Asimismo se genera el vínculo con el documento original.

En estos momentos hay alrededor de 12.000 registros entre material público (informes de investigación, temáticos, material de prensa, folletos informativos, libros, etc.), y material restringido (documentos de trabajo interno, fotografías, informes de planificación, archivo “tradicional” compuesto de cartas, informes de reuniones, circulares internas, etc.). Este material interno/restringido está a su vez jerarquizado en 4 niveles de acceso según la sensibilidad y confidencialidad de la información.

En estos años el Centro de Documentación se ha consolidado como una de nuestras principales herramientas de comunicación, creciendo cada día en visitas, descargas y menciones de referencia. Nuestro próximo reto será, con la ayuda de BKM y Baratz, modernizar su apariencia e implementar nuevas aplicaciones que mejoren aún más su rendimiento.

Rosa Esteban Cuerpo
Responsable de Comunicación Interna y Documentación
Amnistía Internacional España

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