Resiliencia es una palabra que acompaña al sector InfoDoc desde hace mucho tiempo, al igual que al sector cultural. Cada golpe que reciben hace que se tambaleen, pero no están dispuestos a caer y mucho menos a desaparecer estos sectores profesionales y culturales. La capacidad de adaptación ante situaciones adversas de bibliotecas, archivos, centros de documentación, museos y de un largo etcétera de empresas de gestión documental, entidades, asociaciones y profesionales es encomiable. Todo esto sumado a las ganas de afrontar la llamada «nueva realidad» ha llevado a las empresas del Clúster Fesabid a publicar una guía sobre cómo afrontar el día de mañana cuando todo esto pase o esté pasando.

El grupo de trabajo «Acción y colaboración frente a la crisis», en el cual han participado STC Nedap, Nubilum y Baratz junto a Fesabid en representación de todas las empresas del clúster, ha creado un decálogo con una serie de recomendaciones para que el sector InfoDoc afronte el nuevo escenario que la crisis sanitaria ha planteado junto a los efectos posteriores que puedan venir: «10 pasos para que nuestro sector afronte la situación tras la COVID-19»

En momentos de crisis es cuando se tensionan las organizaciones y afloran las realidades. La fortaleza y madurez digital del sector de la información y la documentación será clave para afrontar las dificultades y mantenerlo vivo y activo en los momentos difíciles.

Juan Repiso, Director general de Baratz y representante de la empresa en dicho grupo de trabajo, comenta que «la COVID-19 ha supuesto todo un reto para el sector InfoDoc por la adaptación forzada en el trabajo interno y externo. Han cambiado las formas de interactuar entre entidades y personas, entre empresas y empleados, y entre clientes y proveedores. Esta situación debe provocar una mayor concienciación en las políticas de transformación digital. Unas políticas que sean ágiles tanto en su ejecución como en la adopción de medidas que permitan afrontar un futuro de trabajo en ambientes deslocalizados, híbridos y mejor preparados».

Desde Baratz hemos afrontado esta situación complicada adaptándonos al nuevo medio y también colaborando con nuestros clientes para poder ayudarles en esta nueva fase. A través de nuestras soluciones tecnológicas nuestros clientes pueden gestionar de manera remota el trabajo que realizan en las bibliotecas, archivos y centros de documentación.

10 pasos para que el sector InfoDoc afronte la situación tras la COVID19

Paso 1. Visión de futuro

Mantener la calma, no improvisar, seguir fieles a nuestra visión y objetivos y adaptarnos a la nueva realidad

Evaluar el grado de madurez digital de nuestra organización para conocer nuestras limitaciones y nuestros retos. Definir un plan de contención frente a la crisis que permita poder seguir con la operativa organizativa: replanificar y ejecutar acciones adaptadas a la realidad actual, orientadas a consolidar el cambio a la vez que se alcanzan las metas de nuestra visión. Planificar de acuerdo con la visión general de nuestra organización a largo plazo, pero ejecutando fases, proyectos a corto y medio plazo que nos permitan avanzar y hacer ajustes según el nuevo escenario.

Paso 2. Movilidad y teletrabajo

Implementar aplicaciones que permitan la movilidad y el teletrabajo con garantías.

Prepararnos para un nuevo modelo organizativo. ¿Están nuestros equipos mentalmente preparados? ¿Disponemos de las herramientas adecuadas? ¿Son fiables? Debemos integrar sistemas de gestión web y herramientas que permitan a los profesionales trabajar de forma deslocalizada y colaborativa, garantizando la seguridad y la confidencialidad de la información sensible. Los escritorios virtuales de nuestra organización serán una herramienta fiable trabajando en entornos seguros.

Paso 3. Formación

Aprender a trabajar desde la distancia.

La movilidad y el teletrabajo necesitan nuevas herramientas que debemos incorporar en nuestro entorno. Debemos formarnos autónomamente en el desempeño de nuestro trabajo con herramientas y contenidos en red (webinars, vídeo-tutoriales, etc.) que permitan la distribución del trabajo y aumentar las competencias del personal. La formación en cascada permitirá optimizar los recursos y enriquecer el know how en la organización.

Paso 4. Administración electrónica

Integrar el uso de la administración electrónica en todos los procesos administrativos.

Garantizar que los procesos administrativos como son pagos, altas y contrataciones de las organizaciones, pueden realizarse en remoto desde cualquier dispositivo. Simplificar los procesos a través del uso de la firma digital para garantizar la eficacia del sistema y mantener la transparencia.

Paso 5. Comunicación

Mejorar la comunicación a todos los niveles.

El teletrabajo y la deslocalización precisa de multitud de canales de comunicación que pueden ocasionar la dispersión de las ideas y dificultad para recuperar la información. Es necesario crear un protocolo de comunicación interna simple, respetuoso e integrado por todo el equipo. Por otro lado, la relación y la comunicación externa debería seguir una estrategia planificada y continua a través de Internet, vía web o redes sociales, buscando la interacción y la comunicación bidireccional.

Paso 6. Evaluación

Definir indicadores de gestión.

Disponer de un sistema evolutivo de indicadores que permita, no sólo analizar y mejorar la gestión y la eficiencia de los servicios sino también el desarrollo y la consecución de los proyectos. Disponer de un cuadro de mando de indicadores para la medición de los objetivos e incorporar un círculo de mejora continua.

Paso 7. Compromiso social

Fortalecer el compromiso social con la comunidad.

Fieles al mandato de servicio, debemos alinearnos a los objetivos generales de la sociedad, inclusiva y cohesionada, comprometiéndonos socialmente para contribuir al desarrollo sostenible. Las empresas deben fortalecer su compromiso social a través de las instituciones que son exponentes de este compromiso.

Paso 8. Innovación

Invertir en innovar.

Fomentar la cultura de la innovación, tanto tecnológica como metodológica, dedicando recursos para mejorar la eficiencia de las organizaciones y promover que la inversión en innovación se realice a través de alianzas público-privadas.

Paso 9. Colaboración

Establecer alianzas para fomentar la innovación y los resultados.

Fomentar ecosistemas colaborativos entre las organizaciones que generen proyectos conjuntos de innovación orientados a la obtención de nuevos productos y servicios. Establecer alianzas basadas en la mutua confianza, en la transparencia y en el intercambio de información atendiendo a acuerdos dentro del marco jurídico.

Paso 10. Difusión

Compartir las buenas prácticas para impulsar el sector.

Difundir las acciones llevadas a cabo como valiosos ejemplos que permiten el benchmarking, la toma de decisiones y la reutilización de ideas y recursos. La difusión de buenas prácticas facilita su diseminación e implementación en el ámbito de la cultura impulsando un desarrollo más homogéneo y eficiente del sector cultural.