En un entorno donde la información cambia de forma constante y las expectativas de los usuarios son cada vez más altas, las bibliotecas necesitan catálogos más ricos, conectados y orientados al descubrimiento. La adopción de RDA (Resource Description and Access), además de un cambio normativo, es una oportunidad para avanzar hacia descripciones más flexibles, interoperables y preparadas para el ecosistema digital actual, sin perder de vista la calidad de los datos que sostienen el servicio bibliotecario y la colección.

Adaptar el catálogo a RDA permite revisar y modificar de forma masiva registros bibliográficos y de autoridad creados con normas anteriores, como AACR2 o ISBD, para hacerlos compatibles con el nuevo código de catalogación. RDA puede coexistir con MARC 21, y gran parte de sus elementos de datos pueden registrarse en campos MARC. Por eso, resulta especialmente importante revisar el update de MARC 21 disponible en la instalación de Absys, ya que en él se encuentran los elementos necesarios para la descripción RDA y para una adaptación más segura.

En esta Cápsula veremos qué cambios automáticos pueden aplicarse al catálogo para avanzar en esa adaptación. Desde la adecuación de puntos de acceso, los designadores de relación y la generación de campos vinculados al Área 0, hasta los cambios opcionales en abreviaturas, transcripción, área de publicación y autoridades. También recordaremos una idea importante, como es la de añadir elementos RDA de forma automática a registros creados con AACR2 o ISBD genera registros híbridos, pero no registros plenamente RDA, por lo que la revisión posterior seguirá siendo necesaria.

Por qué es importante adaptar el catálogo de Absys a RDA

Adaptar el catálogo a RDA permite avanzar hacia una descripción más actualizada de los recursos y facilita la convivencia entre registros creados con normas anteriores y los nuevos elementos definidos por RDA. Este proceso ayuda a preparar el catálogo para trabajar con datos más estructurados, sin perder de vista que la adaptación automática no convierte los registros en plenamente RDA.

Por eso es importante abordar estos cambios con criterio. La automatización permite aplicar modificaciones masivas, pero el resultado debe entenderse como una base de trabajo que la biblioteca podrá revisar y completar según sus necesidades.

Cambios recomendados para adaptar el catálogo de Absys a RDA

La adaptación del catálogo a RDA implica revisar distintos elementos de los registros bibliográficos y de autoridad para hacerlos compatibles con el nuevo código de catalogación. Estos cambios pueden aplicarse de forma automática sobre registros creados con normas anteriores, como AACR2 o ISBD, siempre teniendo en cuenta que el resultado será un registro híbrido y que podrá requerir una revisión posterior.

En esta Cápsula repasamos los principales cambios recomendados en este proceso de adaptación: la adecuación de los puntos de acceso, el uso de designadores de relación, la eliminación de la DGM, la generación de nuevos campos MARC y la sustitución de determinadas abreviaturas.

1. Adecuación de los puntos de acceso

La adecuación de los puntos de acceso debe aplicarse de forma coherente en los registros bibliográficos y en los registros de autoridad. Esto resulta fundamental para mantener la sincronización entre las distintas bases de datos y garantizar un control más preciso de las formas autorizadas.

Los cambios realizados en los registros bibliográficos deben reproducirse en las bases de datos CATA, ADQT y CANC. Del mismo modo, deben aplicarse en la base de datos de autoridades para garantizar una correcta sincronización de los puntos de acceso, concretamente en los campos T1XX, T4XX, T5XX y T7XX de la base AUTO.

2. Designadores de relación

Los designadores de relación clarifican el papel que desempeña una persona, familia o entidad corporativa en la creación, realización, producción o propiedad de un recurso.

En esta adaptación automática a RDA, se establece una equivalencia entre los subcampos $e abreviados del formato MARC y los designadores de relación del Apéndice I de RDA. De este modo, la información del registro gana claridad y resulta más comprensible para identificar la responsabilidad asociada al recurso.

Biblias: desarrollo de siglas y control de duplicados

Para los libros sagrados de la Biblia se desarrollan las siglas A.T. y N.T. como Antiguo Testamento y Nuevo Testamento. Además, estas siglas no se emplean con libros concretos.

La eliminación de subcampos $p puede provocar que queden autoridades T130 iguales en la base de datos AUTO. En ese caso, se facilitará un listado de las autoridades que se encuentren duplicadas tras la realización de este paso.

Otros desarrollos de abreviaturas

También se contempla el desarrollo de abreviaturas de uso común asociadas a fechas y a otros subcampos. Este cambio contribuye a que los registros resulten más claros y coherentes con la adaptación a RDA.

3. Eliminación de la DGM y generación del Área 0

La Designación General de Material (DGM), registrada hasta ahora en el subcampo $h del campo 245, se sustituye por los campos MARC 336, correspondiente al tipo de contenido, y 337, correspondiente al tipo de medio, de acuerdo con la normativa RDA.

Este cambio se aplica a los registros bibliográficos de la base de datos CATA. Se descarta su aplicación en ADQT, por tratarse en muchos casos de pre-catalogaciones muy básicas, y en CANC, al tratarse de registros ya cancelados.

Tipos y características del contenido

La sustitución y el desarrollo de nuevos campos se ajustan a las pautas publicadas por la Library of Congress: RDA Content Types.

En este punto se trabaja la información relativa al tipo de contenido del recurso, registrada en el campo MARC 336.

Tipos y características del medio

Las actualizaciones 9 a 15 del formato MARC 21 ya contienen indicaciones del tipo de medio en la posición 00 del campo 007. Por tanto, las reglas definidas para la generación automática del campo 337 quedan condicionadas por los valores presentes en dicha posición.

El campo 337 contiene el término establecido por RDA en el subcampo $a, el código correspondiente en el subcampo $b y la fuente en el subcampo $2. Los códigos utilizados son los publicados por la Library of Congress para los tipos de medio RDA.

4. Sustitución de las abreviaturas latinas

Las abreviaturas latinas no siempre resultan fáciles de entender fuera del contexto bibliotecario. Con la aplicación de RDA, estas abreviaturas se sustituyen por una breve frase descriptiva en la lengua de la agencia catalogadora.

Estos cambios deben reproducirse en la totalidad de los registros de las bases de datos CATA, ADQT y CANC. El objetivo es mejorar la comprensión de la información registrada y facilitar su uso en distintos contextos.

5. Uso de corchetes

La práctica relativa al uso de corchetes cambia con RDA. Los elementos individuales se separan por corchetes, en lugar de combinarse dentro de corchetes adyacentes.

Este cambio se aplica a los registros bibliográficos de la base CATA. Se descarta su aplicación en ADQT, por tratarse en muchos casos de pre-catalogaciones muy básicas, y en CANC, por tratarse de registros ya cancelados.

Cambios opcionales para adaptar el catálogo de Absys a RDA

Además de los cambios recomendados, el proceso contempla mejoras opcionales que cada institución puede incorporar según sus necesidades. Estas actuaciones permiten afinar la adaptación del catálogo y abordar casuísticas concretas de abreviaturas, transcripción, publicación, soporte o puntos de acceso.

1. Sustitución de otras abreviaturas

RDA indica que las abreviaturas no deben usarse salvo que estén presentes en el recurso. Esta directriz puede entrar en conflicto con la catalogación tradicional, donde es habitual encontrar abreviaturas en distintas áreas del registro.

Desde Baratz proponemos el tratamiento automático de las abreviaturas más habituales. También pueden realizarse modificaciones masivas de otras abreviaturas no descritas, siempre que la biblioteca facilite su desarrollo y el área que debe tratarse.

Este cambio debe aplicarse en la totalidad de los registros de las bases de datos CATA, ADQT y CANC.

2. Transcripción

En RDA se transcribe la información tal como aparece en el recurso, sin modificarla. Al no existir correcciones, queda sin efecto el uso de determinadas abreviaturas que indicaban errores en el texto o aclaraciones.

RDA permite incluir una nota explicativa con la corrección, aunque este aspecto no puede abordarse de forma automatizada. Por este motivo, podría llegar a producirse cierta sensación de pérdida de información si no se revisa posteriormente el registro.

Este cambio debe reproducirse en la totalidad de los registros de las bases de datos CATA, ADQT y CANC.

3. Área de publicación

El campo 264, dedicado a producción, publicación, distribución, fabricación y copyright, permite registrar los elementos de información de forma separada, tal como se definen en RDA.

La información registrada es similar a la codificada en el campo 260, pero el uso de indicadores en el campo 264 permite distinguir entre las distintas funciones. Sin embargo, no siempre es posible diferenciar con seguridad los datos de publicación o distribución registrados indistintamente en los subcampos T260 $a, $b y $c.

Por este motivo, el paso del campo T260 al T264 se realizará solo en determinadas casuísticas.

Datos de fabricación

Cuando el campo T260 contiene datos de fabricación en los subcampos $e, $f y $g, esta información se traslada al campo T264 con valor de indicador #3, correspondiente a la función de fabricación.

La correspondencia entre campos se realiza de forma directa. El contenido de $e pasa a $a, el de $f pasa a $b y el de $g pasa a $c, respectivamente. En este proceso se aplica igualmente la regla de uso de los corchetes prevista en la adaptación a RDA, para mantener la coherencia en la presentación de los elementos del registro.

Fecha de copyright

La fecha de copyright es un elemento separado y obligatorio cuando no se identifica la fecha de publicación ni la fecha de distribución. Esta fecha no se considera una fecha de publicación y debe registrarse separadamente en el campo MARC 264, con valor de indicadores #4.

Fecha de impresión o reimpresión

Quedarán en el campo T260 aquellos casos que contengan subcampos $a, $b y $c, excepto cuando correspondan a copyright. No es posible pasar esta información al campo T264 cuando no hay seguridad sobre su correspondencia con datos de producción, publicación o distribución.

Uso de [etc.]

Cuando solo se da el primer lugar o editor, no se sustituye la omisión de los siguientes por [etc.].

4. Tipos y características del soporte

Estas reglas añaden información sobre el soporte del material referenciado en el campo MARC 21 338, de nueva creación.

Los registros MARC ya contienen información codificada sobre las características del soporte en la posición 01 del campo 007 y, no codificada, en los campos 300, 340 y 5XX. En este proceso se trabaja con la combinación de las posiciones 00-01 del campo 007, ya que al tratarse de datos codificados ofrecen mayores garantías de éxito.

El campo 338 contiene el término establecido por RDA en el subcampo $a, el código correspondiente en el subcampo $b y la fuente en el subcampo $2.

Este cambio se aplica a los registros bibliográficos de la base CATA. Se descarta su aplicación en ADQT, por tratarse en muchos casos de pre-catalogaciones muy básicas, y en CANC, por tratarse de registros ya cancelados.

5. Identificación de registros RDA

El proceso de adaptación del catálogo a RDA no implica que el resultado final sean registros que cumplan la totalidad de indicaciones RDA. El resultado será híbrido y requerirá una revisión posterior de cada registro.

Un registro ya revisado debería incluir los identificadores correspondientes, que también podrían añadirse de modo automático. Este cambio se aplica a los registros bibliográficos de la base CATA y se descarta en ADQT y CANC por las características de estos registros.

6. Otros cambios en puntos de acceso

Los cambios realizados para la adecuación de los puntos de acceso en registros bibliográficos deben reproducirse en las bases de datos CATA, ADQT y CANC. También deben aplicarse en la base de datos AUTO, en los campos T1XX, T4XX, T5XX y T7XX, para garantizar una correcta sincronización.

En este apartado se incluyen casuísticas concretas como la forma aceptada para el Corán, que pasa a ser Qur’an, la eliminación de la adición santos en reyes, papas y emperadores, y la eliminación de la adición Beato.

Cambios opcionales en autoridades

Además de la adecuación de los puntos de acceso, pueden aplicarse otros cambios opcionales exclusivamente sobre los registros de autoridad. La creación de nuevos atributos definidos en RDA para las entidades bibliográficas ha llevado a MARC 21 de autoridades a incorporar nuevos campos que permiten registrar la información con mayor nivel de detalle.

Estos campos son opcionales y se incluyen cuando la información está disponible en el recurso catalogado. En algunos casos, pueden generarse de modo automático.

La incorporación de esta información facilita la contextualización e identificación de las entidades controladas. También ayuda a distinguir con mayor claridad si se trata de una entidad diferente.

El ámbito de aplicación es la totalidad de registros de la base de datos AUTO.

1. Fechas asociadas al nombre

Para añadir la fecha en el registro de autoridad de forma separada del punto de acceso, se registra en el campo 046 del formato MARC.

2. Forma completa del nombre

La forma completa del nombre puede registrarse tanto en el punto de acceso como en el formato de autoridad. En MARC de autoridades se ha creado el campo 378 para codificar esta información.

3. Títulos de personas

Este dato recoge palabras o expresiones que indican un título real, un título nobiliario, rango u honor eclesiástico, un término de tratamiento para una persona de vocación religiosa u otros términos que indican rango, honor o alto cargo.

Esta información puede añadirse también en el campo 368.

4. Medio de interpretación

Cuando el campo T100 contiene información en el subcampo $m, se genera un nuevo campo T382 para registrar el medio de interpretación de forma específica en el registro de autoridad. El contenido del subcampo T100 $m se traslada al subcampo $a del campo T382.

5. Designación numérica de una obra musical

Cuando el campo T100 contiene información en el subcampo $n, y no existen en el mismo punto de acceso los subcampos $r ni $m, se genera un nuevo campo T383 para registrar la designación numérica de la obra musical. El contenido del subcampo T100 $n se traslada al subcampo $b del campo T383.

6. Tonalidad

Cuando el campo T100 contiene información en el subcampo $r, se genera un nuevo campo T384 para registrar la tonalidad de forma específica en el registro de autoridad. El contenido del subcampo T100 $r se traslada al subcampo $a del campo T384.

7. Identificación de registros RDA en autoridades

El uso de RDA como código en autoridades se indica en el campo 008, posición 10, correspondiente a las reglas de catalogación descriptiva, con el valor “z”, que indica “otro”.

Además, en el campo 040, subcampo $e, se especifica “rda”.

RDA no es el futuro… es el presente de los catálogos que quieren seguir siendo relevantes. Dar el paso resulta más sencillo cuando la biblioteca cuenta con el acompañamiento adecuado y puede adaptar el proceso a su propia realidad.

En Baratz trabajamos junto a las bibliotecas para que esta transición sea segura, eficiente y ordenada. Si tu biblioteca quiere avanzar en la adaptación del catálogo a RDA, contacta con Soporte, con el CAU o con tu técnico de referencia para resolver dudas y planificar los siguientes pasos.

Javier Rodríguez Polar
Técnico de soporte y actualizaciones

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