Comunidad Baratz

Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…

Hace ya unos meses que la American Library Association (ALA) hizo público su informe anual sobre el estado de las bibliotecas estadounidenses en el año 2015. En dicho informe, y como cada año hacen, se hizo pública la lista de los diez libros más censurados en establecimientos públicos en EE.UU.

En el 2014 la Oficina para la Libertad Intelectual de la ALA recibió un total de 311 avisos de retirada de libros de bibliotecas públicas (38%), escuelas (36%), bibliotecas escolares (11%) y otros (15%).

Los principales motivos para ejercer dicha retirada fueron la presencia de sexo explícito (34%), lenguaje ofensivo (23%), inadecuación para grupos de edad señalada (21%) y violencia (14%).

Los principales iniciadores de estos avisos fueron los propios padres de alumnos o usuarios (35%) y los jefes / directores de los centros (23%).

Uno de los más persistentes debates contemporáneos en torno al mundo de los catálogos bibliográficos electrónicos se plantea si estos deberían integrarse en los sitios web de las bibliotecas o, por el contrario, si estos últimos deberían hacerlo en el entorno del propio catálogo. Durante el último año esta pregunta ha tenido respuesta en el ámbito del Servicio de Biblioteca de la Universidad Nebrija, que ha apostado por la segunda de estas posibilidades acogiéndose a la ventaja estratégica de las innovaciones que aporta la última versión (2.1) del sistema integrado de gestión bibliotecaria AbsysNet.

Antes de la llegada de la versión 2.1 de AbsysNet la Biblioteca disponía de su entorno OPAC con sus funciones características para la búsqueda de información bibliográfica –subcatálogos y bibliografías– y para la extensión informativa –hiperenlaces y mensajes– partiendo de una página principal desde la que se daba acceso a estas y otras funcionalidades. También se disponía de un sitio web en un espacio virtual diferente ­–creado con una herramienta de gestión de páginas web y código html–  vinculado al OPAC a través de los enlaces externos que éste permite generar. La independencia funcional, de diseño y conceptual de ambos espacios era absoluta. Esta desvinculación real perjudicaba las posibilidades de navegación y la experiencia del usuario, durante las cuales, entre otros inconvenientes, se abrían numerosas ventanas sobre las que había que focalizar fragmentariamente la atención. La diferenciación de estilos y de aspecto gráfico no ayudaba tampoco a conseguir una unidad de navegación y contenido.

Un análisis inicial de las páginas de ayuda del OPAC, gestionadas a través de la función HELPID del sistema, con vistas a su edición parcial, nos planteó la posibilidad de usar ese modelo de páginas estáticas como soporte de informaciones propias del servicio no relacionadas estrictamente con los servicios bibliográficos. De esa primera intención a la idea de imaginar todo el sitio web integrado en el OPAC no mediaron muchas horas. Pero si no podían enlazarse esas páginas desde el exterior de manera estable, sin necesidad de apuntar siempre a la página principal del OPAC, se perdía una gran parte de la futura funcionalidad que deseábamos darles. Con el cambio a la versión 2.1 de AbsysNet –que permitiría esta posibilidad– se hacía plenamente viable su uso como receptoras de contenido estático informativo y comunicativo, haciéndose sitio en el propio contexto gráfico  y organizacional del OPAC. Garantizada la funcionalidad de apuntar con enlaces permanentes a estas páginas, comenzó la tarea de migración del sitio web tradicional hacia el nuevo Catálogo-OPAC ~ Web Portal, creando desde el Administrador de AbsysNet las nuevas páginas que han encontrado su sitio llamadas desde distintos espacios del OPAC y a través de una nueva barra de enlaces en la zona superior de la página principal.