Con permiso: las autorizaciones que permiten trabajar en los distintos módulos de AbsysNet

16 abril, 2020 at 08:02

Los distintos módulos que conforman AbsysNet permite al bibliotecario realizar diferentes tareas que están condicionadas por los permisos que se le haya asociado en el momento de definir su perfil de usuario de la aplicación.

Cómo configurar los permisos de usuario del catálogo AbsysNet de tu biblioteca

Se dice que sería prolijo quien o lo que resulta impertinente, aquello que se dilata en exceso o lo que es cuidadoso. En esta cápsula pretendo hacer una prolija descripción de los permisos que pueden tener los usuarios que trabajen en el catálogo con AbsysNet y que les permitirán realizar, o no, determinadas acciones de su trabajo bibliotecario.  Con su permiso, intentaré esmerarme con la descripción, evitaré que sea larga y procuraré que no resulte pesada.

 

Cómo definir los permisos que un usuario de AbsysNet

Con esta declaración de intenciones, creo que lo más adecuado será empezar por el principio que, aunque parezca una redundancia, se refiere a la introducción de los datos del profesional que va a trabajar en el sistema.

Cómo definir los permisos que un usuario de AbsysNet

Veamos entonces, algunas consideraciones a tener en cuenta cuando se añade un nuevo usuario, desde Administración, seleccionando Labores de administración y desde ahí Permisos de usuarios.

  • Para el término que designará al Usuario se recomienda crear un nombre sencillo (por ejemplo, sdominguez o Soledad), evitando el uso de acentos, espacios en blanco, puntuaciones o caracteres raros (como ñ, ª, º…)  que en ocasiones pueden generar conflicto a la hora de desarrollar las funciones previstas para ese profesional.
  • El Password es la contraseña que le permitirá al usuario acceder a AbsysNet. Este campo es obligatorio y, una vez validado el usuario, sólo se mostrará en forma de asteriscos (****). Sin embargo, podrá ser modificado por aquellos usuarios que tengan permiso de Administrador.

También, si el propio usuario lo prefiere, podrá cambiar la contraseña que se le ha adjudicado por una nueva a su conveniencia. El procedimiento es sencillo: una vez que ha accedido al sistema con su usuario deberá pulsar en el botón que se encuentra en la parte superior del Escritorio.

Nombre usuario AbsysNet biblioteca

En la ventana que se mostrará tendrá que introducir la nueva contraseña y validar la operación.

Usuario y contraseña permisos AbsysNet biblioteca
  • Los campos Biblioteca y Sucursal se dejarán en blanco si se pretende que el profesional trabaje con cualquier documento y registro de cualquier biblioteca y sucursal. Se cumplimentarán con la biblioteca o con la biblioteca y sucursal que corresponda para que el usuario solo pueda trabajar con datos que pertenezcan a esa selección.
  • Al crear un nuevo usuario, el campo Activo se selecciona por defecto y una vez validado, cuando el usuario acceda con su perfil personal podrá trabajar en la Aplicación.

Puede ocurrir que, en algún momento, el sistema no permita acceder al usuario e indique que se ha producido un error, el 107. Esta circunstancia es la consecuencia de un sistema de seguridad que se ha configurado en AbsysNet para impedir que, después de un determinado número de intentos fallidos de iniciar sesión con un password incorrecto, el usuario pueda acceder al sistema, quedando inactivo. En estos casos, la solución está en que un administrador, vuelva a marcar el campo Activo del usuario.

  • En Conexiones fallidas se guarda el número de veces que el usuario ha intentado entrar en la aplicación sin éxito por haber introducido mal los datos de identificación. Una vez que se accede correctamente, este campo volverá a tomar valor 0.
  • Si se va a permitir que el usuario pueda visualizar en el escritorio los avisos de tareas pendientes, por ejemplo, las desideratas que los lectores hayan formulado desde el opac, hay que seleccionar el campo Recibir notificaciones. De esta manera el usuario asociado a biblioteca o biblioteca y sucursal a la que pertenece el lector, recibirá las notificaciones correspondientes.
Recibir notificaciones AbsysNet biblioteca

Permisos de usuarios administradores

Quizás, el perfil más interesante que se puede asociar a los usuarios es el que definirá a los más consentidos, el de Administrador. Cuando se marca esta casilla en los datos del usuario, se está admitiendo que el profesional tiene acceso a todos los menús y ventanas de AbsysNet.

Se podría decir que este es el patrón del Superbibliotecario, el que tiene licencia para realizar cualquier operación en los distintos módulos que ofrece el sistema.

Permisos de usuarios administradores AbsysNet biblioteca

En el momento que se hace clic sobre el campo Administrador, todos los permisos quedarán asociados a este usuario. Por tanto, una vez validado, el sistema le otorga la ventaja de permitirle ejecutar cualquiera de las acciones previstas en los diferentes menús de AbsysNet. Sin embargo, esta ventaja puede llevar asociada determinados riesgos que hay que valorar en su justa medida, en cuanto que existe el riesgo de erróneamente poder modificar o eliminar determinados parámetros.

Permisos de usuarios no administradores

En la biblioteca no siempre conviene que todas las personas que trabajan en la misma compartan el perfil de Administrador y se prefiere restringir las acciones a las que está autorizado un usuario. En esos supuestos, el campo Administrador estará en blanco y habrá que seleccionar la pestaña correspondiente al módulo en el que va a permitir trabajar al usuario.

Permisos de usuarios no administradores AbsysNet biblioteca

En cada uno de los módulos se marcarán aquellos permisos que convengan para el usuario que va a trabajar en él y se dejarán en blanco aquellos que permitirían realizar acciones que están prohibidas para el usuario.

Para no alargar en exceso esta cápsula, nos limitaremos a revisar los permisos asociados al módulo de Catálogo y dejaremos para posteriores entregas el resto.

Permisos de usuarios del módulo Catálogo

Entonces, vamos a repasar alguno de los privilegios que pueden tener asociados los usuarios que trabajan en el catálogo de la biblioteca.

Permisos de usuarios del módulo Catálogo AbsysNet biblioteca

Cuando los usuarios tienen activado el permiso Administrador del catálogo pueden realizar las siguientes acciones:

  • Validar el estado de los registros
Validar el estado de los registros AbsysNet biblioteca
  • Modificar las catalogaciones de otras bibliotecas
Modificar las catalogaciones de otras bibliotecas AbsysNet

Al igual que un usuario definido como Administrador, el Administrador del catálogo tendrá permiso para modificar catalogaciones de otras bibliotecas, pertenezcan o no a la biblioteca y/o sucursal a la que esté asociado.

Un usuario al que se le otorga la prerrogativa de Usuario catalogador también está autorizado para trabajar sobre el estado de los registros, en distintos supuestos:

  • si no está asociado a biblioteca y/o sucursal, podrá validar el estado de cualquier registro
  • si está asociado a biblioteca y/o sucursal, puede validar el estado de registros que tengan fondos que pertenezcan a su biblioteca
  • si los registros no tienen ningún fondo asociado
Permisos usuario catalogador AbsysNet biblioteca

Aquel usuario que tuviera activado el permiso de Modificar catalogaciones de otras bibliotecas podría intervenir en las catalogaciones realizadas por otras bibliotecas diferentes a la que estuviera asociado.

Modificar catalogaciones de otras bibliotecas AbsysNet

En ocasiones, la biblioteca se encuentra con la necesidad introducir Modificaciones masivas en un elevado número de registros para hacer correcciones o completar la descripción de los mismos. En esos casos, para evitar tener que ir recuperando y modificando, uno a uno, cada registro, se puede optar por hacer este tipo de modificación.

Modificaciones masivas registros AbsysNet biblioteca

Así pues, cuando el usuario al que se le haya otorgado este permiso esté trabajando en el catálogo, tendrá activa la opción Modificaciones masivas.

Modificaciones masivas registros AbsysNet biblioteca 2

Transferir títulos es una utilidad de AbsysNet que permite pasar la información asociada de un título a otro, eliminando la catalogación del título transferido.

Transferir títulos AbsysNet biblioteca

Esta utilidad del programa se puede aplicar para aquellos casos en que existan varias catalogaciones válidas para un mismo registro bibliográfico y sólo se desea mantener una de ellas.

La posibilidad de que un usuario pueda realizar esta acción está condicionada por los permisos que tuviera adjudicados. En la siguiente tabla, se recoge un resumen de las posibilidades existentes.

Permisos usuarios AbsysNet Biblioteca transferir título

Transferir autoridades permite realizar la sustitución de una autoridad por otra, con la posibilidad de eliminar la autoridad que se considera no válida o, por el contrario, mantener la primera autoridad como término alternativo de la segunda.

En cualquier caso, este procedimiento está en relación con los permisos de que disponga el usuario que lo va a acometer, según se queda plasmado en la siguiente tabla:

Permisos usuarios AbsysNet Biblioteca transferir autoridades

Después de esta detallada descripción, pido disculpas a los lectores si no he sido fiel a las expectativas iniciales. Además, me permito solicitar su consentimiento para, en próximas entregas, completar el repaso de los permisos asociados a los usuarios de AbsysNet.

Soledad Domínguez Hernández

Técnico de Soporte de Bibliotecas

Imágenes superior cortesía de Shutterstock

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