La difusión y el acceso a los fondos documentales custodiados en los Archivos se convierte hoy en día en una labor fundamental e imprescindible en el trabajo de los profesionales y de las instituciones. Lo físico se ha virtualizado, y así como el documento se digitaliza, la consulta del mismo también y el acceso web es un servicio básico en los Archivos del siglo XXI, así como la difusión en redes sociales. La tecnología nos brinda la oportunidad para ello de múltiples formas abriendo nuevos horizontes a la profesión y al sector.

Los pasados días 21 y 22 de noviembre se celebró en el salón de actos de la Diputación Provincial de Cáceres el V Congreso de Archiveros de Extremadura organizado por la Asociación de Archiveros de Extremadura. Desde Baratz participamos activamente en dicho evento patrocinando y colaborando en su realización (junto a otras empresas del sector y entidades), además participamos en la misma con la ponencia «La difusión del patrimonio documental con MediaSearch».

Con el título «Difundiendo el patrimonio documental. Sin difusión no hay profesión» distintas instituciones públicas y privadas presentaron sus proyectos y soluciones para la gestión y la difusión de la documentación de archivo. Las jornadas tuvieron tres ejes temáticos:

• Técnicas de difusión y exposición de documentos.
• Difusión documental en redes sociales y páginas web.
• Proyectos de difusión documental en Extremadura.

La tecnología está posibilitando que, junto a un cambio en la gestión de la documentación que llamamos transformación digital, se esté produciendo también un cambio en la forma y manera en la que se difunde y se accede a los fondos documentales de Archivos y centros de documentación, así como del espacio y las herramientas con las que se realiza y con las que se interactúa con los usuarios. En este mundo virtual que se está construyendo, la forma en la que se difunde la documentación y se permite el acceso a la misma está posibilitando que el acceso y la consulta online sea un requisito imprescindible e incluso obligatorio para las instituciones que custodian fondos documentales. El acceso a los documentos es un derecho de los ciudadanos, y debe ser un servicio imprescindible de la Administración el facilitar la consulta web de la documentación, más allá de la documentación considerada tradicionalmente como patrimonial y que incluya toda la documentación custodiada que aún no es considerada como histórica. Este ejercicio de difusión y de facilitar el acceso es al mismo tiempo un ejercicio de transparencia y de rendición de cuentas.

MediaSearch: difundiendo el patrimonio documental de los Archivos

Desde Baratz aprovechamos el evento para presentar nuestra solución para la difusión y el acceso web a los fondos documentales de Archivo, y los distintos proyectos llevados a cabo, haciendo especial hincapié en los realizados en este último año.

MediaSearch es la renovada solución de Baratz para difundir y acceder a la documentación. Recolector OAI-PMH que permite poner a disposición del gran público o de una comunidad de usuarios el fondo documental descrito, clasificado y digitalizado. Se trata de un software que en los últimos años ha tenido una gran evolución y una notable acogida entre nuestros clientes.

Fran Dodero, Director del área de Archivos de Baratz, participó con una ponencia en la que trató los siguientes puntos:

• Características funcionales de MediaSearch, centrándose en las novedades que nos trae la renovada versión, como la nueva interfaz de usuario, el panel de administrador donde crear contenidos (documentos destacados, colecciones, exposiciones, alertas y avisos a usuarios, etc), nuevo visor de contenido multimedia, posibilidades de exportación e interoperabilidad de los datos, etc.
• Casos de éxito: se hizo un repaso por los proyectos acometidos en éstos dos últimos años, destacando el del Archivo digital del Museo del Prado, el catálogo digital del Archivo de Villa de Madrid, o también uno de los últimos proyectos llevados a cabo como el Archivo digital del Instituto del Patrimonio Cultural de España, entre otros. En el evento se anunció y enseñó el nuevo portal Arabadok del Archivo del Territorio Histórico de Álava. 
• Claves del éxito y el fracaso de los proyectos de difusión. Consideraciones e impresiones que la experiencia en estos proyectos nos ha dado.

El evento estuvo marcado por la gran asistencia de público y un alto número de participación de entidades privadas. Desde Baratz damos la enhorabuena a la Asociación de Archiveros de Extremadura por la buena organización del evento y las gracias por habernos brindado la posibilidad de participar un año más.

Poder asistir a estos eventos es siempre una gran oportunidad no solo para mostrar nuestros productos y proyectos, sino para pulsar la realidad, confrontar opiniones, conocer otros proyectos y experiencias tanto de colegas profesionales como de las instituciones que asisten y participan.

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